سیوه نگارش نامه های پیمان — علی رغم دقت و سرعت ارسال پیامهای

(۱-۳) ارتباطات در پیمان : انسان در زندگی اجتماعی خود نیازمند ارتباط با دیگران است. او برای تبادل عقاید افکار، احساسات و اطلاعات از سخن گفتن نوشتن نگاه و اشاره حرکات بدن و نظایر آن کمک می گیرد تا بتواند پیامش را انتقال دهد. در یک تعریف ساده ارتباطات را می توان اینگونه بیان کرد: انتقال اطلاعات از منبع فرستنده به دریافت کننده بطوریکه اطلاعات برای فرستنده و گیرنده قابل درک باشد. برای آنکه بتوانیم ارتباط موثری داشته باشیم باید عناصر اصلی آن را بشناسیم که عبارتند از: (1) فرستنده آغاز کننده ارتباط است. (۲) گیرنده کسی که پیام را دریافت می کند. (۳) پیام فکر اندیشه اطلاعات و هر آنچه که ارتباط برای انتقال آن ایجاد می شود. (۴) وسیله ارتباطی وسایل و ابزاری که با آنها ارتباط برقرار می شود. -۲) انواع ارتباطات در پیمان: دسته بندی های مختلفی برای انواع ارتباطات در نظر گرفته می شود؛ اما در پیمان بهتر است این ارتباطات را بر حسب نحوه پیام رسانی و برقراری آن دسته بندی کرد که می تواند به صورت زیر باشد. ۱-۲-۳) ارتباط و پیام رسانی غیر مکتوب پیام رسانی غیر مکتوب خود به دو دسته ارتباط حضوری و غیر حضوری تقسیم می شود. در ارتباط حضوری گیرنده و فرستنده پیام در یک مکان هستند مانند مذاکرات در جلسات از ویژگی های آن می توان به سرعت و دقت بالای این گونه ارتباط و نیز وجود بازخورد در هنگام ارسال پیام اشاره کرد. در ارتباط غیر حضوری عناصر گیرنده و فرستنده در یک مکان قرار ندارند و در مواردی در یک زمان هم نیستند. از مهمترین مصادیق این نحوه ارتباط می توان مکالمات تلفنی و پیام های شفاهی به صورت نقل قول را در نظر گرفت. دقت این نوع پیام ها از ارتباط حضوری کمتر است. علی رغم دقت و سرعت ارسال پیامهای غیر مکتوب دو ایراد اساسی بر آنها وارد است اول عدم استناد قانونی غیر معتبر بودن و دوم ماندگاری پایین آنها در مورد عدم استناد قانونی این نحوه ارتباط می توان به بند از ماده ۲۲ شرایط عمومی پیمان اشاره کرد که در آنجا بیان می شود: ... در موارد صدور دستور کار شفاهی از سوی مهندس … می تواند درخواست ابلاغ کتبی آنها را بنماید و مهندس … است که دستور کارها را کتبی به پیمانکار ابلاغ کند، در غیر این صورت این دستور کارها برای پیمانکار معتبر نیست و در مورد اشکال دوم ب. ت. ب. اینکه این پیامها جایی ثبت نمی شوند ماندگاری آنها به حافظه افراد و نوع انتقال این پیام ها بستگی دارد. برای رفع نقص مذکور در مواردی که امکان داشته باشد پیامها توسط ابزاری ضبط و در صورت نیاز، کتباً انتقال می یابند نظیر تهیه و ارسال صورتجلسات.