بخشنامهٔ ثبتی، بند ۳۱۲ — نگاهداری سند مالکیّت و تحریر آن

فصل بیستم نگاهداری سند مالکیّت و تحریر آن بند ۳۱۲ برای- جلوگیری از سوء استفاده احتمالی از اسناد مالکیّت سفید، باید مراتب ذیل رعایت شود: الفکلیه: اسناد مالکیّت سفید باید در قفسه آهنی به مسئولیت مدیر بایگانی و کارمند مورد اعتماد دیگری نگهداری شود و اسناد مالکیّت مزبو ر به ترتیب شماره چاپی در دفتر نمونه ۱۰۹۵ثبت و در موقع تحریر سند مالکیّت با ذکر شماره پرونده ثبتی به متصدی پاکنویس اسناد مالکیّت با اخذ رسید تسلیم شود. ب برای: تحریر اسناد مالکیّت از کارمندانی که دارای خط خوب و خوانا بوده استفاده شود و در صورتی که اشتباه در تحریر موجب ابطال سند مالکیّت شود باید با توضیح لازم در مقابل رسیدی که قبلاً در دفتر داده شده سند مالکیّت سفید دیگری اخذ گردد و در آخر هر سال اسناد مالکیّت باطل شده با تشکیل کمیسیونی مرکب از رئیس اداره و متصدی امر و رئیس حسابداری و تنظیم صورت مجلس که حاوی شماره چاپی و شماره دفتر رسید باشد معدوم نموده و یک نسخه از صورت مجلس به کارپردازی ثبت محل فرستاده شود. روسای ادارات مربوطه در این مورد مسئولیت مستقیم خواهند داشت. (بند ۴۳۲ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۱۳۴۹) منبع: «مجموعهٔ بخشنامه‌های ثبتی» سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (تنقیح‌شده، با آخرین اصلاحات تا ۱۴۰۴).