بخشنامهٔ ثبتی، بند ۳۹۴ — نحوه تهیه گزارش به هیات نظارت، اجرای فراز ۳ نظریه کمیسیون مربوط به تعیین روش ها

فصل بیست و هفتم — گزارش برای سازمان ثبت، شورای عالی (شعبه املاک، شعبه اسناد)، ثبت منطقه، هیات نظارت نحوه تهیه گزارش به هیات نظارت، اجرای فراز ۳ نظریه کمیسیون مربوط به تعیین روش ها بند ۳۹۴ در- مورد نحوه تهیه گزارش راجع به اشتباهاتی که در عملیات مقدماتی ثبت بعد از صدور سند مالکیّت رخ داده و بر حسب مورد به منظور قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیات های نظارت تهیه میشود، به طوری که سوابق امر حاکیست، در گذشته نسبت به این موضوع نکاتی که محتاج به تذکر و راهنمایی بوده است طی بخشنامه ها و آییننامه قانون اصلاحی به ادارات ثبت ابلاغ و تعیین تکلیف شده است. بنا به مراتب آنچه قابل توجّه و تذکر میباشد این است که ادارات و دوایر و واحدهای ثبتی در بادی امر و در موقع تهیه گزارش با در نظر گرفتن برگ های اساسی پرونده رسیدگی و از باب مثال بدواً به نحو ذکر نام و نام خانوادگی و مشخصات دیگر مستدعی ثبت یا انتقال گیرنده یا ورثه مندرج در گواهی حصر وراثت توجّه و هرگاه از هر جهت وفق قانون و مقرّرات مربوطه عمل و آگهی شده و اشتباهی نداشته باشد در مرحله بعدی به نوع ملک و کم و کیف آنکه در اظهارنامه ذکر و در آگهی ها درج و منتشر شده است رسیدگی و پس از اطمینان به صحت آن به جریان تحدید حدود و عملیات تفکیکی و اقدام آن بررسی و بالاخره گزارش مربوط به اشتباه را به ترتیب فوق با ذکر مورد تهیه نمایند که پس از اتخاذ تصمیم بار دیگر محتاج به رسیدگی به سایر جهت نباشد چه بسا دیده شده قبل از اینکه به وضع مورد تقاضا از لحاظ مشخصات متقاضی و مورد تقاضا بررسی و به صحت آن اطمینان حاصل شود به امر تحدید حدود رسیدگی نموده و حال آنکه هرگاه در مشخصات مستدعی ثبت یا مورد ثبت اشتباهی رخ داده باشد که موثر تشخیص و عملیات انجام شده تجدید شود، چه بسا عملیات تحدیدی هم تجدید و موضوع اشتباه آن با فرض موثر بودن منتفی است. نکته قابل توجّه دیگر ذکر مطالب زاید است مثلاً در نام یا یکی از مشخصات متقاضی اشتباه شده و بر مبنای اختیارات تفویضی، با تجربه حاصله از گذشته موثر به نظر میرسد، در این مورد به جای اینکه به ذکر رئوس مطالب مربوط به موضوع اشتباه بپردازند به ذکر شماره و تاریخ روزنامه حاوی آگهی نوبتی پرداخته و در خلال این کار احیاناً در ذکر تاریخ انتشار یکنواخت از آگهی ضمن پاکنویس یا تهیه پیش نویس اشتباه پیش آمده و موجبات تکرار مکاتبه را فراهم مینماید در صورتی که در این مورد احتیاجی به ذکر تاریخ و شماره روزنامه یا آگهی منتشره نیست. منظور اینکه هر قدر گزارش های ارسالی روشن و کوتاه و فقط به ذکر مطلب مورد اشتباه و مبتلابه اکتفا شود اتخاذ تصمیم سریعتر و از هر لحاظمقرون به مصلحت اداری است، به ویژه آنکه در موقع تهیه گزارش همانطور که فوقاً تذکر داده شد پرونده امر از اولین برگ تشکیل شده به دقّت رسیدگی و در هر مورد که اشتباه شده یادداشت و برای اشتباهات مربوطه به هر پرونده گزارش مجزّا و بدون ابهامی تهیه نمایند تا در عمل احتیاج به اخذ توضیح و مکاتبه بعدی نبوده و در اولین فرصت ممکنه تصمیم قانونی اتخاذ و تعیین تکلیف شود. (بخشنامه ۶۴۷۶ /۳ - ۱۳۵۳/۱۱/۰۷) منبع: «مجموعهٔ بخشنامه‌های ثبتی» سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (تنقیح‌شده، با آخرین اصلاحات تا ۱۴۰۴).