تشریفات ثبت ملک در دفتر املاک واحد ثبتی — مستندات و مدارک لازم برای تنظیم اظهارنامه

ملکی که مطابق قانون و با طی تشریفات قانونی به ثبت رسیده و سند مالکیت آن صادر شده و یا انتقال آن در دفتر املاک به ثبت رسیده ملک ثبت شده به شمار می آید و دارنده سند مالکیت برخوردار از همه ظرفیت های قانونی است که مجموعه مقررات موضوعه برای مالک شناسایی کرده است که پرتوی از آن در شکل ترهین توقیف و معرفی برای بازداشت به منظور استیفای محکوم به دیده می شود. ملک ثبت شده متمایز از ملک جاری است که مورد تقاضای ثبت بوده و نسبت به آن اظهارنامه ثبتی تنظیم شده و از وضعیت مجهول المالک خارج شده است. هر چند ملک جاری نیز با شرحی که پیشتر داده شد قابلیت بازداشت برابر ماده ۱۰۱ ق.ا.ا.م را دارد. سندرسمی مالکیت گذشته از دو طریق یاد شده یعنی درخواست ثبت از سوی متصرف یا انتقال گیرنده و انتقال رسمی برابر مقررات یاد شده به روشهای دیگر نیز تنظیم و صادر می شود. مانند: سند مالکیت مبتنی بر درخواست تبدیل اسناد مالکیت مشاعی موضوع ماده ۳۶ اظهارنامه ثبتی و قابلیت بازداشت ملک موضوع آن می دهند و بدین طریق درخواست ثبت می نمایند. چنین مدرک و مستندی سند رسمی در مفهوم عام محسوب می شود و تا پیش از ثبت ملک در دفتر املاک و صدور سند مالکیت برای آن معتبرترین و موثرترین مستند و مبنای تثبیت مالکیت اشخاص نسبت به املاک است. در این سند هویت سجلی، سمت اظهار کننده نسبت به ملک مورد تقاضا، اقامتگاه و تابعیت او، مشخصات ملک از حیث میزان، نوع، حدود، وضعیت و متعلقات آن، محل ثبتی، پلاک های اصلی و فرعی موقعیت جغرافیایی و بهای ملک درج میشود (ماده ۲۲ اصلاحی آیین نامه ق ث). برابر بند ۱۲ ماده ۱ اصلاحی آیین نامه ق.ث برای نظم و نسق به اظهارنامه های ثبتی دفتری بنام دفتر آمار و ثبت اظهارنامه در واحد ثبتی اختصاص می یابد که تحت نظارت مستقیم رئیس ثبت محل قرار دارد. دقت و وسواس در نحوه نگارش اظهارنامه و برابری مفاد آن با مشخصات متقاضی در مواد متعدد آیین نامه مزبور مورد تاکید قرار گرفت (از جمله مواد ۲۰ و ۴۸ آیین نامه قانون ثبت). این اهمیت بدین جهت است که اظهارنامه ثبتی پایه و سنگ بنای عملیات ثبتی ملک است. -۲-۳ مستندات و مدارک لازم برای تنظیم اظهارنامه ثبتی یادآوری و معرفی اسناد، مدارک و مستندات مالکیت از سوی دهنده اظهارنامه ثبتی مهم است. این مستندات می تواند گواهی تصرفات مالکانه مبتنی بر اسناد عادی، اسناد اداری و مدارک قدیمی نشانگر بهره برداری مالکانه از محل باشد. اگر تقاضا توسط قائم مقام یا نماینده ارائه میشود موافق مواد ۲۷ و ۳۰ ق.ث و مواد ۲۱ و ۲۳ آیین نامه ق.ث دلیل سمت و نمایندگی باید ارائه شود. همچنین یکی دیگر از اسناد مهم در توجیه اظهارنامه ثبتی صورت مجلس احراز تصرف است. در این سند صورت مشاهدات نماینده ثبت در اجرای قرار تحقیق و معاینه محل و همینطور داده های مطلعین محلی و حاضرین در جلسه مزبور بازتاب می یابد. با این وصف به هنگام مناقشه بر موضوع مالکیت صورت مجلس احراز تصرف دادرس را از وظیفه رسیدگی مستقل به موضوع بر اساس قانون باز نمی دارد. - مجموعه بخشنامه های ثبتی از ۱۳۰۷ تا ۱۳۸۵ مرکز آموزش و پژوهش سازمان ثبت اسناد و املاک کشور. انتشارات پرتو واقعه چاپ اول ۱۳۸۷. بند ۲۷۷. - جعفری لنگرودی دکتر محمد جعفر حقوق ثبت. جلد نخست. انتشارات گنج دانش چاپ اول، ۱۳۷۸. ص ۶۶ به عبارتی دادرس دادگاه می تواند با نادیده گرفتن صورت مجلس تنظیمی نماینده ثبت، خود قرار معاینه و تحقیق محلی صادر کند (مواد ۲۴۸ و ۲۴۹ ق.آ.دم).