تکالیف مودیان در خصوص نگهداری دفاتر و یا اسناد و مدارک — مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم

ماده ۶- مقررات مربوط به روشهای نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک الف - صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی مکانیزه الکترونیکی متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می باشند رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد. - مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می نمایند مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می باشند. مؤدیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی نرم افزار جهت ثبت رویدادهای مالی خود مکلفند از نر افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی ها معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی ها معیارها و ظوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند. ۳-۱- استفاده از نرم افزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (۱۳۹۵/۱/۱) مجاز خواهد بود استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی ها معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است. مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی ها معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند. در اجرای این بند سازمان می تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیر دولتی استفاده نماید. نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است. ه اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی ربط در صورت احراز خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد. نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است مانند مواد گرافیت در دفاتر دستی ممنوع است. - دفاتر و اسناد حسابداری می بایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد. در مواردی که دفاتر موضوع این آئین نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مؤدی از دسترس مؤدی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد. - تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود. ۱۰ - اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند ب. ت. ب. روشهای حسابداری مورد عمل خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند لااقل سالی یکبار تا قبل از بستن حسابها و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند. ۱۱ ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد مجاز است. ۱۲ ارائه دفاتر سفید و نانوشته در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می شود.