حل اختلاف نیمه الزام آور — هیأت علاوه بر تشکیل جلسات منظم مطابق

در طول اجرای پروژه هیأت به طور منظم از پروژه بازدید میکند و پیشرفت های آن و روند عادی امور را مورد بررسی قرار میدهد و تلاش می کند مسائلی را که احتمال دارد در جریان امور مربوط به پروژه حادث شود پیش بینی و راهکارهای لازم را برای برطرف کردن به طرفین ارائه کند. هیأت علاوه بر تشکیل جلسات منظم مطابق با جدول زمانی مشخص شده هرگاه ضروری تشخیص دهد یا طرفین درخواست نمایند می تواند جلسه تشکیل دهد. به هر حال به محض بروز هرگونه اختلاف هیأت جهت حل اختلاف جلسه تشکیل می دهد و با بررسی موضوع اختلاف و نظرها و دیدگاه های طرفین، پیشنهادهای لازم را جهت حل و فصل اختلاف ارائه خواهد کرد. در این جلسه هر یک از طرفین می تواند استدلالها و پیشنهادهای خود را مطرح سازد. مبنای اصلی ارائه راهکارها و پیشنهادهای مناسب توسط هیأت علاوه بر تخصص اعضای هیأت، آشنا و درگیر بودن آنها با پروژه و جزییات مربوط به آن است. به همین منظور طرفین باید هرگونه اسناد و اطلاعاتی را که مرتبط با پروژه است به هیأت ارائه کنند. غالباً طرفین توافق می کنند که کلیه ی این اطلاعات و اسناد باید محرمانه باقی بماند و اعضای هیأت حق افشای آنها را نداشته باشند.