قواعد اداری حاکم بر دفترخانه مبحث اول نحوه تنظیم و ثبت اسناد — تبصره ۱- منظور از تصدیق الکترونیکی درج

ماده ۳۰ سردفتر و دفتریار موظفند قبل از شروع به کار نمونه امضای و اثر انگشت خود را در حضور رئیس ثبت محل و در دو فرم مخصوص درج و ارائه نمایند که یکی از فرمها در اداره ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان بایگانی یا اسکن خواهد شد. در طول دوره فعالیت دفاتر تمامیت اعتبار و انکار ناپذیری سند ارتباط سردفتران و دفتر یاران به سامانه و اقدامات قانونی آنها جهت انجام امور ثبتی از طریق امضای الکترونیک و اثر انگشت خواهد بود. تبصره - سازمان مکلف است ترتیبی اتخاذ نماید تا در مواردی مانند عدم حضور سردفتر به دلیل مرخصی یا حوادث غیر مترقبه هیچ خللی در کار دفترخانه ایجاد نشود و در هر حال این امر نباید موجب تأخیر در کار مراجعان شود. ماده ۳۱ درج شماره ملی کد پستی آدرس محل اقامت و شماره تلفن همراه یا آدرس پست الکترونیکی یا حساب کاربری اصحاب سند در کلیه اسناد لزامی است. با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه این اطلاعات صرفاً از سامانه ثبت نام الکترونیکی ثنا) قوه قضاییه اخذ شده و در سند درج خواهد شد و هرگونه ابلاغ به اصحاب سند به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه ابلاغ قوه قضاییه انجام خواهد شد. تبصره ۱ چنانچه فرد به نمایندگی از شخص حقوقی سند را امضا می کند سمت امضا کننده قید میشود. تبصره ۲ در مورد افراد خارجی شماره گذرنامه یا کارت آمایش ماده ۳۲ با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه، ارائه هرگونه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه های کاربری دفاتر اسناد رسمی است، منوط به ثبت نام در سامانه ثبت نام الکترونیکی ثنا) و اخذ تصدیق الکترونیکی است. تبصره ۱- منظور از تصدیق الکترونیکی درج کد ارسالی به شماره تلفن همراه اعلامی شخص در سامانه ثنا و اپلیکیشن عدالت همراه، در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه های کاربری دفاتر اسناد رسمی است. تبصره ۲ اسناد مستثنی از حکم این ماده به موجب شیوه نامه ای تعیین می شود که ظرف شش ماه از تصویب این آیین نامه به تصویب رئیس سازمان خواهد رسید. ماده ۳۳ کلیه اسناد در سامانه ثبت آنی تنظیم و در دفتر الکترونیک ثبت و بر روی اوراق A4 سفید چاپ میگردد. سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و به امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آنها در دفتر الزامی است، مطابق مقررات در نسخه مذکور اخذ کند و این نسخه را پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور نماید. اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف است اقدامات زیر را معمول دارد. الف از طریق سامانه اثر انگشت آنها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک و اثر انگشت دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفتر خانه ممهور و نسخ اشخاص ذیربط را به آنان - مفاد اسناد و قوانین و مقررات مرتبط به طرف یا طرفین معامله را حسین امضاء اسناد به طرفین تفیهم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت از مفاد سند مطلع شدم درج و به امضاء آنها برساند. پ - ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید به نحوی که حداقل یک سال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد. تبصره - قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور که موجب بروز خسارت به هر یک از طرفین شود، موجب مسئولیت خواهد بود. ماده ۳۵ پس از تنظیم سند نقل و انتقال املاک و ثبت نهایی در دفاتر و ارسال الکترونیکی به ادارات ثبت، سند تک برگ در ادارات مذکور صادر می شود. سازمان می تواند چاپ سند و تحویل آن با اخذ رسید به صاحب سند ی. ن. ق. را به سردفتر تفویض نماید. نحوه اجرای این ماده به موجب دستورالعملی است که ظرف ماه از تاریخ ابلاغ این آیین نامه توسط رئیس سازمان تهیه و تصویب می گردد.