شماره گذاری املاک و توزیع اظهارنامه — پیش از پرداختن به عملیات شماره گذاری

پیش از پرداختن به عملیات شماره گذاری املاک باید نسبت به دفتر توزیع اظهارنامه و همچنین تأثیر و اهمیت و اعتبار آن آشنایی لازم به عمل آید. یکی از دفاتر مقرر در ماده ۱ اصلاحی آیین نامه قانون ثبت دفتر توزیع اظهارنامه است که صفحات آن طبق ماده ۲ همان آیین نامه، نیاز به امضای دادستان یا نماینده او و مهر دادسرا ندارد. اما به نظر می رسد دستور مقرر در بخش اخیر ماده مزبور در مورد دفتر توزیع اظهارنامه هم صدق کند و مانند سایر دفاتر پیش بینی شده در ماده ۱ آیین نامه شماره گذاری تمام صفحات آن و نیز قید مجموع تعداد صفحات با تمام حروف در صفحه اول و صفحه آخر دفتر الزامی باشد. دفتر توزیع اظهارنامه از اهمیت زیادی برخوردار است و از جهت شناسایی املاک و اراضی به نام مالکین آنها و نیز از لحاظ شماره گذاری و شهرت املاک و اراضی مورد نظر به نحو تعیین کننده ای در قبول یا رد تقاضای ثبت مؤثر است. زیرا پس از انتشار آگهی مقدماتی موضوع ماده ۲۰ قانون و در هنگام قبول تقاضای ثبت نتایج دقیق و جزیی تحقیقات محلی راجع به املاک و اراضی و مالکین آنها در این دفتر قید و در زمان رسیدگی به تقاضای ثبت متقاضی مشخصات او با دفتر توزیع اظهارنامه مطابقت داده می شود. به این ترتیب که چنانچه نام متقاضی نسبت به پلاک مورد تقاضا در دفتر توزیع اظهارنامه قید شده و ملک مذکور به نام وی معرفی شده باشد کاشف به عمل می آید و مشخص می شود که مالکیت او - هر چند به طور عرفی در زمان شماره گذاری و توزیع اظهارنامه ثبتی توسط نماینده ثبت احراز شده است و این امر قطعاً در رسیدگی به درخواست متقاضی ثبت کمک فراوانی می کند. به همین اعتبار در قسمت اول بند ۲۷۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی می خوانیم ... هر گاه شخصی که در دفتر توزیع اظهارنامه پلاکی به نام وی معرفی و ثبت شده باشد و قبل از درخواست ثبت ملک با سند عادی پلاک مذکور را به دیگری انتقال دهد و با رسیدگی کامل اداره ثبت تصرفات مالکانه خریدار سند عادی محرز باشد قبول تقاضای ثبت با شرایط مذکور از خریدار ملک بلاشکال م. ب. ... اعتبار دفتر توزیع اظهارنامه از مقرره مذکور به خوبی قابل درک است. زیرا مندرجات دفتر توزیع اظهارنامه نشان دهنده معرفی ملک به نام شخص معینی است که مالکیت او توسط اداره ثبت محل احراز شده است و حتی در صورت فروش ملک با سند عادی توسط او به دیگری نخستین مبنای رسیدگی های ثبتی به تقاضای ثبت خریدار کماکان دفتر توزیع اظهارنامه خواهد بود. اما چنانچه شماره ملک مورد تقاضا به نام و مشخصات متقاضی ثبت معرفی نشده باشد، مشخص می شود که در زمان شماره گذاری و توزیع اظهارنامه، مالکیت او بر ملک مورد تقاضا از طرف نماینده ثبت محل احراز نشده است و به تبع آن، متقاضی ثبت ملزم به ارائه مستندات نیرومندتری جهت اثبات تقاضای خود می شود و در نتیجه قبول درخواست ثبت وی موکول به رسیدگی های بیشتر خواهد بود. افزون بر این باید در نظر داشت در وضعیتی که مدعیان مالکیت یک ملک دو یا چند نفر هستند و بین آنها اختلاف و حالت تزاحم و تعارض حاکم است مندرجات دفتر توزیع اظهارنامه تأثیر خ. ر. ب. نحو بارزی نشان می دهد. در چنین مواقعی مفاد دفتر توزیع اظهارنامه علاوه بر این که در رسیدگی های اداری مراجع ثبتی - اعم از اداره ثبت محل و اداره کل ثبت استان و هیأت نظارت و شورای عالی ثبت - بسیار راهگشا است در رسیدگی های قضایی نیز به دادرس در کشف حقیقت کمک شایان می کند. ماده ۵۰ آیین نامه قانون ثبت در این باره تأکید می کند که پس از بازگرداندن اظهارنامه های توزیع شده بین متقاضیان ثبت باید وصول آنها به صورت مرتب و منظم و با ذکر تاریخ در دفتر توزیع اظهارنامه قید شود. گفته شد که بر اساس مواد ۹ و ۱۰ قانون ثبت و به منظور تسهیل و تسریع در عملیات ثبت املاک هر اداره ثبت به چند ناحیه یا بخش دارای حدود معین تقسیم می شود. نخست باید توجه داشت که منظور از تقسیم اداره ثبت در واقع تقسیم حوزه ثبتی است. این تقسیم بندی باید به گونه ای باشد که حوزه ثبتی و به تبع آن، قلمروی عملیات ثبت املاک برای اهالی محل مشخص و معین باشد. مثلاً در شهرها از بزرگراه ها و خیابان ها و کوچه ها به عنوان حد فاصل و در روستاها از حدود طبیعی مانند کوه و دره و جاده و امثال آنها برای معرفی محدوده مورد نظر استفاده شود. نکته مهم این که در بعضی از شهرها به دلیل وسعت هر بخش، ممکن است بخش مورد نظر نیز به همین صورت به قسمتهایی تقسیم گردد. در این صورت هر قسمت یک قطعه خوانده می شود و ممکن است هر بخش از چند قطعه تشکیل شده باشد. بنابراین، مشخصات و محدوده بخش مورد نظر باید در آگهی موضوع ماده ۹ قانون ثبت قید و در آگهی موضوع ماده ۱۰ قانون نیز بر این امر تاکید شود. توضیح این مطلب ضروری است که با توسعه کیفی یک اداره ثبت امکان دارد قسمتی از حوزه ثبتی آن جدا و با تأسیس اداره یا ادارات جدید ثبت امور مربوط به آن در صلاحیت اداره یا ادارات ثبت جدید التأسیس قرار گیرد. همچنین ممکن است با اصلاح و تغییر تقسیمات کشوری بخشی از حوزه ثبتی یک اداره ثبت جدا و در حوزه ثبتی اداره یا ادارات ثبت دیگری واقع شود.