موضوع عبارتی کوتاه مبین متن نامه — در پاسخ باید گفت روش دوم

این نحوه درج عناوین که جنبه رسمی تر دارد، معمولا در نامه های نظامی و برخی از سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد . حال سئوالی که مطرح می شود این است که در پیمان از کدام روش باید استفاده شود ؟ در پاسخ باید گفت روش دوم، که عناوین فرستنده و موضوع را هم مشخص می کند خصوصاً اگر این کار به نحو صحیح انجام شود مناسب تر بوده و دارای مزایای ویژه ای است. بطور مثال در این روش نام فرد یا واحد سازمانی ارسال کننده نامه مشخص می شود. همچنین درج موضوع نامه توزیع ثبت ارجاع بایگانی و آمارگیری نامه ها را ساده می کند و ذهنیت کافی برای درک سریع متن نامه را فراهم می سازد. به کارگیری این شیوه برای کسانی که گاه در طول روز باید در مورد ارجاع بیش از صد نامه تصمیم گیری کنند و یا آنها را بایگانی نمایند، بسیار مفید و موثر است. یادآوری می شود زمان در پیمان بسیار اهمیت دارد. در مواردی ممکن است یک روز تأخیر در دریافت و یا ارسال نامه که می تواند به دلیل اشتباه در ارجاع نامه ب. غ. از گیرنده اصلی باشد اثرات حقوقی و مالی زیادی را بر طرفین پیمان تحمیل کند. در نامه های پیشنهادی بخش دوم موضوع به نحو خاصی آمده است بدین ترتیب که ابتدا بند و ماده شرایط عمومی و خصوصی قید شده است تا گیرنده ب. ت. ب. بعد حقوقی نامه بتواند به متن شرایط عمومی مراجعه اطلاعات خود را کامل و استناد قانونی نویسنده را درک کند در ادامه شماره و تاریخ پیمان قید شده است. این مطلب نیز از لحاظ قانونی ارتباط نامه را با پیمان مذکور مشخص می کند. اما ذکر شماره و تاریخ قرارداد به تنهایی اطلاعات کافی را به مقام ارجاع دهنده نامه نمی دهد و حتما باید سوابق نامه از دبیرخانه یا امور پیمان و قراردادها درخواست شود که این موضوع سبب اتلاف وقت خواهد شد. لذا در قسمت سوم موضوع عنوان پروژه هم درج شده است تا این مشکل هم رفع شود. سئوالی که شاید به ذهن برخی از استفاده کنندگان این کتاب خطور کند این است که با توجه طولانی شدن موضوع نامه آیا روش دیگری برای بیان آن نیست؟ در پاسخ از کتاب آیین نگارش مکاتبات اداری کمک می گیریم که در آن آمده است: در برخی از موارد در جلو موضوع نامه فقط یک کلمه مثلاً کتاب آتش نشانی ارسال و یا صورتحساب و سایر کلماتی از این قبیل می نویسند که به هیچ وجه رسا نیستند و اصولاً ذکر یک کلمه موردی ندارد بلکه همان طوری که در پیش هم اشاره شد باید جمله ای کامل و جامع انتخاب کرد که برای خواننده دارای مفهوم بوده و دستیابی بر محتوی متن نامه را آسان سازد » همچنین یادآوری می شود که مکاتبات پیمان اثرات مالی و حقوقی زیادی دارند و حتماً باید شماره تاریخ و موضوع قرارداد به همراه پیمان در نامه ها ذکر شود. اما اگر مشخصات پیمان در متن نامه بیاید، معمولاً با شماره و تاریخ که پس از عبارت پیرو یا پاسخ نامه » می آید تداخل پیدا می کند و علاوه بر امکان اشتباه از لحاظ نگارش متن نامه را ناموزون خواهد کرد. در نامه های اداری موضوع اصلی در متن نامه قرار دارد که از سه بخش تشکیل می شود