نامه های رسمی و غیر رسمی — روش سوم مهندس ناظر با یک نامه

در مواردی ممکن است در انتقال مفهوم واقعی پیام دچار اشکال شود. اما نامه های غیر رسمی معمولاً فاقد این مشکلات اند و افراد به خوبی می توانند از آنها بهره گیرند. این مکاتبات خصوصاً بین رئیس کارگاه و مهندس ناظر رایج است. بطور مثال رئیس کارگاه صورت وضعیت کارهای انجام شده را برای مهندس ناظر ارسال می می کند، وی با بررسی و اصلاح مجدداً آن را به رئیس کارگاه بر میگرداند. این کار ممکن است تکرار گردد و در نهایت آنچه که مورد توافق طرفین باشد، در نامه ای رسمی ارسال شود. یا به هنگام نزدیک شدن به زمان تحویل موقت ممکن است مهندس ناظر قبل از موعد از پروژه بازدید کند و ایرادهای کار را با نامه غیر رسمی به پیمانکار منعکس و رفع آنها را از او بخواهد بطوریکه هنگام تشکیل هیات تحویل موقت نقصی در کار مشاهده نشود. در انتها با ذکر مثالی تشریح کاربرد روش های مختلف انتقال پیام در پیمان می پردازیم فرض کنید مهندس ناظر در حین بازدید از پروژه متوجه می شود که در اجرای قسمتی از کار مشخصات فنی رعایت نشده است ضمناً برای او محرز شده که این نقص بطور سهوی و غیر عمدی است، او برای اصلاح این کار می تواند به چند طریق به رئیس کارگاه اطلاع دهد : روش اول او با تلفن رئیس کارگاه را آگاه می کند این روش سریع است، اما ممکن است رئیس کارگاه منظور وی را به خوبی متوجه نشود و یا بعداً اجرای دستور را فراموش کند و همین موضوع می تواند سبب کدورت و برخوردهای بعدی گردد. روش دوم مهندس ناظر در فرصتی مناسب با رئیس کارگاه به محل پروژه رفته و بطور کامل موضوع را تشریح می کند. این روش ممکن است بسرعت قابل انجام نباشد همچنین احتمال فراموش کردن کار هنوز باقی است. روش سوم مهندس ناظر با یک نامه غیر رسمی موضوع را به اطلاع رئیس کارگاه می رساند. در این حالت به زمان بیشتری برای ارسال پیام نیاز است و احتمال دارد رئیس کارگاه موضوع را به خوبی درک نکند اما امکان فراموش شدن موضوع به حداقل می رسد. از طرف دیگر، اگر در فاصله زمانی اصلاح و ترمیم نواقص کار عوامل کارفرما یا مدیر پروژه بازدیدی از محل داشته باشند، این نامه مدرکی است که اثبات می کند مهندس ناظر در وظایف خود قصور نکرده است. روش چهارم مهندس ناظر با یک نامه رسمی موضوع را به رئیس کارگاه پیمانکار مهندس مشاور و کارفرما منعکس می کند. این نامه خصوصاً برای افرادی که در محل پروژه حضور ندارند ممکن است این ذهنیت را القاء کند که روند اجرای پروژه با مشکل مواجه شده در این حالت پیام به خوبی منتقل نگردیده است، ولی اگر عدم رعایت مشخصات فنی بطور عمدی و مکرراً اتفاق بیافتد، یا اینکه رئیس کارگاه و یا پرسنل تحت نظر وی از اصلاح کارهای معیوب سرباز زنند این شیوه میتواند به کار گرفته شود. از آنچه که گفته شد، می توان چنین نتیجه گیری کرد، که انواع روش های ارتباط هر کدام مزایا و معایبی دارند و بر حسب شرایط بهترین شیوه باید انتخاب شود.