نحوه تهیه و تنظیم نامه ها — دسته دوم مکاتباتی است که برای رعایت

در بخش نخست روش نگارش مکاتبات را تشریح کردیم. در آنجا بیان شد در هر پیمان پروژه ها کارفرمایان پیمانکاران مهندسان مشاور ناظران و .... متفاوتند. معمولا در حین اجرای کار نیز شرایط گوناگونی پیش می آید بطوریکه هیچ دو پیمانی را نمی توان با وجود مشابهت و حتی یکسان بودن تعدادی از عوامل یاد شده مانند هم فرض کرد و این عدم تشابه در پیمانها سبب ب کثرت و تنوع در نامه نگاریهای پیمان خواهد شد. یکی از راهکارهایی که می تواند به وحدت رویه در این زمینه کمک کند، تهیه نامه های الگویی نمونه برای مکاتبات پیمان است و به همین منظور در این بخش نامه هایی بر اساس متن موافقتنامه شرایط عمومی و خصوصی پیمان که چارچوب کلی آنها در پیمانها یکسان م. ب. تدوین شده است. با بررسی شرایط عمومی و خصوصی پیمان می توان دو دسته نامه نگاری را در نظر گرفت دسته اول نامه هایی است که به دلیل قصور طرفین پیمان و عوامل مرتبط با آن در انجام دادن وظایف و تعهدات خود و به منظور تذکر و تاکید بر اجرای آنها تدوین و ارسال می گردد یا ممکن است این نامه ها برای تشریح چگونگی اجرای وظایف و نظایر آن نوشته شود. بطور مثال در بنده ماده ۲۱ آمده است: پیمانکار موظف است که روشنایی قسمتهایی از داخل کارگاه را که باید روشن باشد تامین کند و همچنین تمام علایم راهنمایی و خطر و وسایل حفاظتی و در صورت لزوم حصار کشی را فراهم نماید و تعداد کافی نگهبان و مراقب در هر جا که لازم باشد بگمارد.» در اجرای این ماده تا هنگامیکه پیمانکار به وظایف تعیین شده عمل کند نیازی به نامه نگاری نیست. دسته دوم مکاتباتی است که برای رعایت شرایط عمومی و خصوصی پیمان الزاما باید انجام شود و عدم تهیه و ارسال آنها موجب بروز مشکلاتی در اجرای پیمان و حتی توقف آن می گردد. به عنوان نمونه می توان به بند ج ماده ۱۸ اشاره نمود: در صورتی که حین اجرای کار پیمانکار تشخیص دهد که تغییراتی در برنامه زمانی تفصیلی ضروری است موظف است که پیش از رسیدن موعد انجام کارهایی که به نظر او باید در برنامه آن تغییر داده شود، مراتب را با ذکر دلیل به مهندس مشاور اطلاع دهد. مهندس مشاور تغییرات مورد تقاضای پیمانکار را در قالب برنامه زمانی کلی رسیدگی می کند و آنچه را که مورد قبول است پس از تصویب کارفرما به پیمانکار ابلاغ می کند ...» که به طور مشخص تعیین شده است پیمانکار مهندس مشاور و کارفرما برای اجرای این ماده باید به یکدیگر نامه نگاری کنند. نامه های فصل بعد بر اساس مکاتبات نوع دوم تنظیم شده است و نامه های دسته اول که معمولاً کمتر نگاشته می شوند به منظور پرهیز از افزایش نامه ها و احتمال اشتباه استفاده کنندگان تدوین نگردیده مگر در مواردی که اهمیت آنها زیاد بوده است. برخی نکات دیگر که در تهیه و تنظیم نامه های این بخش به آن توجه شده است به شرح زیر می باشند در تدوین نامه ها سعی شده است متن آنها بصورت جامع و مانع باشد. بطوریکه ضمن رساندن کامل پیام از طولانی کردن آن هم جلوگیری شود و ارائه جزئیات در صورت لزوم در پیوست نامه بیاید. همچنین در مواردی که پاسخ نامه ها می توانسته متفاوت باشد، این پاسخ در پیوست آمده این شیوه موجب گردیده است که حجم نامه ها از یک صفحه بیشتر نشود. معمولاً کسانی که سعی می کنند جزئیات و کلیات موضوع را در متن اصلی نامه توضیح دهند نمی توانند پیام خ. ر. ب. مسئولین رده بالا به خوبی انتقال دهند. به منظور حفظ اثر حقوقی نامه ها از کلمات متن شرایط عمومی و خصوصی پیمان استفاده شده است این نامه ها می بایست به گونه ای تنظیم می شد که با سبک رایج نامه نگاری در ادارات و سازمانها مشابهت داشته باشد. چون این امکان وجود داشت که جنبه کاربردی بودن آنها از بین برود و توسط استفاده کنندگان تغییر داده شود. این موضوع در مورد استفاده از برخی واژه های معمول در مکاتبات نیز صادق است. در تدوین نامه ها سعی بر این بوده است از یک سبک نگارش استفاده شود. همچنین ضمن توجه به ساده نویسی از تکرار جملات و کلمات نیز تا حد امکان خودداری گردد، اما در مواردی این موضوع بسادگی امکان پذیر نبوده است.