همچنین برابر همان ماده آراء هیأت های نظارت باید مستند به مواد

همچنین برابر همان ماده آراء هیأت های نظارت باید مستند به مواد قانونی باشند و قطعیت و یا قابل تجدید نظر بودن آراء صادره به صراحت قید شود. بند ۳۹۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی در این باره اعلام می کند با این که در ماده و آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورای عالی ثبت مقرر گردیده آراء صادره هیأت نظارت باید مستند به مواد قانون باشد و در آن تصریحاً قید شود که قطعی است و یا قابل تجدید نظر می باشد، عملاً ملاحظه می شود که به مفاد ماده مزبور توجه نشده و در اغلب آراء صادره به هیچ یک از شقوق ماده ۲۵ قانون ثبت اصلاحی اخیر اشاره نمی شود و بعداً که به رأی مزبور اعتراض شد و پرونده برای رسیدگی و طرح احتمالی در شورای عالی ثبت به مرکز ارسال گردید، اتخاذ تصمیم نسبت به قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در شورای عالی ثبت به همین دلیل دچار اشکال می گردد. لذا مجدداً تاکید می شود اولاً مدیران کل ثبت مناطق دقت کنند در آراء هیأت نظارت صریحاً قید گردد که رأی صادره مستند به کدام یک از فرازهای ماده ۲۵ اصلاحی قانون است. ثانیاً در مواردی که به رأی هیأت نظارت اعتراض می شود، ضمن گزارش ارسالی صریحاً تعیین نمایند که رأی هیأت نظارت اجراء شده است یا خیر؟ که در موقع اظهار نظر و اتخاذ تصمیم ادارات کل امور املاک و اسناد سازمان ثبت از این لحاظ دچار تردید نگردند .... و بند ۳۹۷ همان مجموعه نیز در تأکیدی مجدد مقرر می دارد با این که در قسمت اخیر ماده و آیین نامه مربوط به اجرای تبصره ۲ از ماده ۲۵ اصلاحی و تبصره ۲ ماده ۱۴۴ قانون اصلاحی ثبت مقرر گردیده در آراء صادره از هیأت های نظارت، تصریحاً قید شود که قطعی است یا قابل تجدید نظر م. ب. معهذا بنا به گزارش اداره اجراء در بعضی از آراء هیأت های نظارت بعضی مناطق رعایت ماده مذکور نشده است. لذا به این وسیله اعلام می شود که مدیران مناطق در موقع طرح موضوع و اتخاذ تصمیم این نکته را به اعضای هیأت نظارت خاطرنشان نمایند. ششم این که بر اساس ماده ۸ آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض، یک نسخه از آراء هیأت های نظارت باید به دبیرخانه سازمان ثبت ارسال شود و طبق ماده ۹ آیین نامه مزبور واحدهای ثبتی مکلف هستند رأی هیأت نظارت را در دفتر اندیکاتور اداره ثبت کنند و رونوشت آراء مذکور در تبصره ۵ ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت را که در واقع راجع به بندهای یک و پنج و هفت ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت است و قابل شکایت از طرف ذینفع می باشند به فوریت و با قید تاریخ الصاق با تمام حروف در ذیل رأی مورد نظر، در تابلو اعلانات اداره جهت اطلاع ذینفع الصاق نمایند. همچنین در ذیل رأی الصاقی باید دقیقاً تذکر داده شود که رأی مزبور ظرف مدت ۲۰ روز از تاریخ الصاق، قابل تجدید نظر است.