کسری اوراق پرونده یا عدم برگشماری — لف نبودن پرونده محاکماتی مقاطع و مراحل

مطابق ماده ۴ دستور العمل حفاظت از اسناد اطلاعات و ادله پرونده های قضایی مصوب ۱۳۸۵,۰۸.۲۱ رئیس قوه قضائیه کلیه اوراق و اسناد و لوایح و گزارشها باید پس از ثبت، از سوی پایان برگ شماری شود و شماره آن در ظهر هر برگ قید و با درج مشخصات به امضای وی برسد اوراق مذکور باید به ترتیب شماره و تاریخ وصول با نظم و تربیت ترتیب به پرونده الصاق شود. همچنین در بند ۱ ماده ۲۵ همان دستورالعمل مقرر گردیده است: هنگام ارسال پرونده به مراجع قضایی، مدیران دفاتر باید آن را برگ شماری نموده پس از تهیه بدل طی مکاتبه ای که حاوی تعداد اوراق پرونده و نوع ضمائم آن باشد، پرونده را درون لفاف مناسب قرارداده و با درج نشانی کامل و صحیح فرستنده و گیرنده آن را لاک و مهر و ارسال دارند و برگ دوم مکاتبه نیز به عنوان سابقه نگهداری شود. تعدادی از پرونده ها بخاطر عدم انطباق تعداد صفحات با تعداد اوراق مندرج در نامه ارسالی یا عدم برگ شماری و مراعات نکردن مقررات فوق قبل از رفع شبه و تعیین تکلیف کسری اوراق قابل پذیرش در دادگاه تجدیدنظر نبوده و به منظور رعایت انضباط اداری و ترتیبات حفاظتی اعاده می گردند که از موجبات اطاله دادرسی است. لف نبودن پرونده محاکماتی مقاطع و مراحل قبلی دادرسی هرگاه موضوع رأی تجدید نظر خواسته در مقام رسیدگی دادگاه نخستین به واخواهی از حکم غیابی یا اعاده دادرسی نسبت به حکم یا اعتراض ثالث نسبت به رأی آن دادگاه صادر شده باشد، دفتر دادگاه نخستین مکلف است پرونده محاکماتی شامل مجموع اوراق محصله در جریان رسیدگی غیابی و واخواهی و منتهی به حکم موضوع اعاده دادرسی یا پرونده منتهی به به رأی مورد اعتراض ثالث را بهمراه دادخواست و ضمائم تجدید نظر خواهی به دادگاه تجدیدنظر ارسال نماید. عدم انضمام حکم راجع به دعوی اعسار از پرداخت هزینه دادرسی پرداخت هزینه دادرسی مرحله تجدیدنظر از ملزومات رسیدگی در آن مرحله از دادرسی است. در برخی پرونده های ارسالی به دادگاه تجدیدنظر مشاهده شده که با وجود اقامه دعوی اعسار از پرداخت هزینه دادرسی مرحله تجدید نظر پرونده بدون اثری از اخذ هزینه دادرسی یا انضمام حکم قطعی بر معافیت ت. ن. خ. از پرداخت هزینه دادرسی به دادگاه تجدیدنظر ارسال میگردد. بنابراین اقتضاء دارد مدیر دفتر دادگاه نخستین قبل از ارسال پرونده از وجود حکم قطعی راجع به خواسته مذکور در صورت اطمینان حاصل نماید تا موجبات اعاده پرونده و فوت وقت فراهم نگردد.