بخشنامهٔ ثبتی، بند ۱۳۰ — بند ۱۲۹ -خلاصه کلیه معاملات شرطی و رهنی اتومبیل در حاشیه اسناد خرید رسمی قید و به دفترخانه مربوطه اعلام شود.

فصل ششم بازرسی — دفاتر اسناد رسمی طرز رسیدگی به تخلّف سردفتر بند ۱۲۹ -خلاصه کلیه معاملات شرطی و رهنی اتومبیل در حاشیه اسناد خرید رسمی قید و به دفترخانه مربوطه اعلام شود. بند ۱۳۰ در- مواردی که گزارش مربوط به تخلّفات سردفتران و دفتریاران است بایدموارد تخلّف ضمن صورت مجلس هایی که به امضای سردفتر و دفتریار مربوطه رسیده باشد منعکس و موارد تخلّف به طور صریح با قید شماره و تاریخ سند مربوطه در صورت مجلس قید شده باشد دو نسخه از صورت مجلس را برای تعقیب سردفتر یا دفتریار ارسال و مدیر ثبت شخصاً نسبت بهاردمو تخلّف اظهارنظر نموده و هرگاه تخلّف مشمول مرور زمان شده باشد موضوع در گزارش قید شود . (اصلاحی بخشنامه شماره ۱۴۷۳۹ /۲ - ۱۳۵۴/۱۲/۱۸) نحوه بازرسی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بندروسای۱۳۱- ادارات مکلّفند دفترخانه های تابعه مقرّ اداره را اعم از اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اقلاً ماهی یک بار و دفاتر خارج از مقرّ اداره را حداقل هر شش ماه یک مرتبه شخصاً یا به وسیله بازرس یا کارمند مطلّع و مورد اعتماد طبق فرم های پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورت مجلس بازرسی به نکات زیر توجّه فرمایند: بازرسان-۱ موظفند کلیه نکات مندرج در فرم صورت مجلس بازرسی را با دقّت کامل و رعایت ترتیب مقرّر در فرم یک به یک دقیقاً بررسی و در هر مورد صریحاً اظهارنظر و در صورت مجلس بازرسی خود قید فرمایند. -در۲امور مالی مراقبت و دقّت بیشتری معمول و صریحاً معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر، و در صورت داشتن بدهی قبلی، تاریخ پرداخت آن صریحاً در صورت مجلس قید و مدارک مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. ۳چنانچه سردفتر و دفتریار بدهکار باشند تذکر دهند فوراً در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاکی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورت مجلس منعکس فرمایند. ۴در مواردی که امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به کفالت اداره میشود نام و نام خانوادگی کفیل را در صورت مجلس ذکر نمایند. ۵هرگاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند که در فرم به آن اشاره نشده و انعکاس آن در صورت مجلس ضروری باشد، آخر فرم در قسمت توضیحات، مطلب را قید فرمایند. ۶در کلیه مواردی که تهیه و تنظیم فهرست های اشاره شده در فرم صورت مجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد، به تعداد نسخ صورت مجلس، فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. ۷صورت مجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یک از نسخ و ضمایم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء، و دو نسخه از صورت مجلس تنظیمی را به اداره کل ثبت مناطق ارسال فرمایند. -۸مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورت مجلس بازرسی بر اساس فرم های پیوست با مدیران کل هر منطقه ثبتی بوده که بایستی مراقبت کامل نمایند در گزارش و تنظیم صورت مجلس به تمام موارد مذکور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیف های مندرج در آن به ترتیببه نحوی که محتاج به هیچ نوع مکاتبه و استیضاح مجدّد نباشد رسیدگی قطعی و منجز به عمل آمده باشد. - ۹مقتضی است مدیران کل ثبت مناطق یک نسخه از صورت مجلس بازرسی و ضمایم آن را برای رسیدگی و اقدامات لازم به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال فرمایند.(بخشنامه شماره ۸۷۷۹ /۱۰ - ۱۳۶۴/۱۱(/ فرم صورت جلسه بازرسی از دفاتر اسناد رسمی منضم به بخشنامه ۸۷۷۹ /۱۰ - ۱۳۶۴/۱۱/۰۷ سازمان ثبت -۱شماره دفترخانه اسناد رسمی -۲محل دفترخانه و حوزه ثبتی -۳نام و نام خانوادگی سردفتر -۴نام و نام خانوادگی دفتریار -۵نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان -۶شماره/ تاریخ حکم یا دستور بازرسی -۷مرجع صدور حکم بازرسی -۸تاریخ شروع و خاتمه بازرسی به عدد/ به حروف -۹شماره/ تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده: از سند شماره/ تاریخ. .. تا سند شماره/ تاریخ.. . -۱۰در صورت بازرسی قبلی دفترخانه: الف: شماره/ تاریخ اولین سند تا آخرین سند بازرسی شده. قبلی: از سند شماره/ تاریخ تا سند شماره/ تاریخ ب: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان قبلی. - ۱۱اگر سردفتر کفالت دفترخانه های دیگری را نیز به عهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود. -۱۲تعداد دفاتر جاری مورد عمل دفترخانه »دفاتر ثبت اسناد« هنگام بازرسی جلد. امور مالی دفترخانه الف:دفتر درآمد دفترخانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلّقه به هر یک از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرّر در ماده ۱۲۳ اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه های بعدی آن محاسبه و همچنین بهای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق شددادهو جمع صفحات نیز کنترل و با اقلام مندرج در صورت حساب های ماهیانه تطبیق و نتیجتاً دفترخانه با توجّه به حقوق دولتی متعلّقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حساب های مربوطه بدهی و کسر پرداختی: نداشت/ داشت. .............. که مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه مبلغ. ........... ریال کسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره. ......... مورخ. ......... به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناً فهرست کامل مشخصات اسنادی که بابت حقوق دولتی، کسری پرداخت داشت ضمیمه این صورت جلسه است. ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی های انجام شده جمعاً. ........ فقره بود که حقوق دولتی متعلّق به آنها صحیحاً وصول و ایصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورت حساب ماهیانه منظور و حق السهم کانون سردفتران و دفتریاران از گواهی معاًج به مبلغ. ............ ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و کسری پرداخت نداشت/ داشت که مبلغ. ............ ریال کسر پرداختیا بتذکّر لازم به آقای سردفتر به موجب فیش شماره مورخ. .......... تادیه گردید. پ - با ملاحظه سوابق مدارک موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفکیک، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا کسر پرداختی ملاحظه نشد/ شد، که با تذکّر مراتب به سردفتر مبلغ. ........... ریال کسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره. .............. مورخ. ................ پرداخت گردید. ضمناً فهرست مشخصات اسنادی که بدهی و کسر پرداخت داشت منظّم به این صورت جلسه است. ت - قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و کنترل گردید. ردیف جمع دفتر. .............. و ردیف هزینه. ............. و تعداد قبوض. .............. فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/ رسید، که جهت رفع نقص، آموزش های لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناً موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورت جلسه است. ث - نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاً ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/ نمی نماید. ............. که موارد اشکال به شرح فهرست جداگانه منظم به این صورت جلسه است. ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاً مبلغ. ........... ریال میباشد که سهمیه کارکنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوّب ۱۳۵۹طبق تعرفه و ضوابط مقرّر در لایحه قانونی مذکور جمعاً. .......... ریال است که کلاً به حساب های مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا کسر پرداختی نداشت/ داشت. .......... که مراتب به سردفتر متذکّر و مشارٌالیه مبلغ. ........... ریال کسر پرداختی را به موجب فیش های شماره. ........... پرداخت نمود. چ - با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه که در صورت جلسه بازرسی قبلی منعکس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورت جلسه جمعاً تعداد. ........... فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است که فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورت جلسه میباشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی که با رعایت مقرّرات مربوطه تکمیل شده کلیه حقوق دیوانی متعلّقه به آنها صحیحاً وصول و ایصال و از اسناد مذکور رفع نقص به عمل آمده است. امور فنی دفترخانه ۱-ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، کلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مُهر و امضای نماینده دادستان و نخ کشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/ نگردیده است که در این مورد تذکرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشکال منضم به این صورت جلسه است. ۲-تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی که در نظر عمومی قرار گرفته باشد در دفترخانه الصاق شده است/ نشده است که تذکّر داده شده مِن بعد رعایت و الصاق نمایند. ۳-حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مخصوص خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفکیک قید شده است/ نشده است که فهرست مشخصات اسنادی که رعایت این امر نشده ضمیمه این صورت جلسه است. ۴- به هنگام تنظیم کلیه اسناد، مفاصاحساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارک و مستندات قانونی مقرّر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی شده است/ نشده است که فهرست اسنادی که ضمائم و مدارک آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورت جلسه است. برگ۵- خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتّب و منظّم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برایکلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباً به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است/ نشده است که در خصوص ارسال مرتّب آنها تذکرات لازم داده شد و فهرست اسنادی که برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورت جلسه است. ۶-دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده ۱۱ آییننامه قانون دفاتر مصوّب ۱۳۵۴ و تبصره ۲ الحاقی به ماده ۱۲۰ آییننامه قانون ثبت کامل و مرتّب و منظّم بود و بر حسب مورد، رعایت ماده ۲ اصلاحی آییننامه قانون ثبت مصوّب ۱۳۲۳ گردیده است. ۷-به طور کلی در جریان بازرسی، مواردی که مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرّر در مواد ۴۹ تا ۵۳ و ۵۵ تا ۶۸ و ۸۶ تا ۸۹ و ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک و نیز مواد ۱۴ و ۱۸ و ۱۹ و ۲۱ و ۲۳ و ۲۹ الی ۳۱ و ۵۰ و ۵۱ و ۵۲قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب ۱۳۵۴و سایر مقرّرات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزش های لازم به مسئولین دفترخانه داده شد و فهرست کامل مواردی که رعایت مقرّرات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورت جلسه است. توضیحات: این صورتجلسه در. ......... نسخه تنظیم و در تاریخ به عدد/ به حروف. ........... به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/ بازرسان رسید. ضمائم پیوست این صورت جلسه عبارتند از: الف: ب: پ- ت-امضای سردفتر تاریخ امضای دفتریار تاریخ امضای بازرس یا بازرسان تاریخ منبع: «مجموعهٔ بخشنامه‌های ثبتی» سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (تنقیح‌شده، با آخرین اصلاحات تا ۱۴۰۴).