بخشنامهٔ ثبتی، بند ۱۹۸ — حوزه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق

فصل دوازدهم — بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق حوزه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق بند ۱۹۸ (منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰روسای)- هر حوزه ثبتی مکلّفند دفاتر ازدواج و طلاق مقرّ اداره را اعم از اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اقلاً ماهی یک بار و دفاتر خارج از مقرّ اداره را حداقل هر شش ماه یک مرتبهشخصاً یا به وسیله بازرس یا کارمند مطّلع و مورد اعتماد طبق فرم های پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورت مجلس بازرسی به نکات زیر توجّه فرمایند: ۱(منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰بازرسان)- موظفند کلیه نکات مندرج در فرم صورت مجلس بازرسی را با دقّت کامل و رعایت ترتیب مقرّر در فرم یک به یک دقیقاً بررسی و در هر مورد صریحاً اظهارنظر و در صورت مجلس بازرسی خود قید فرمایند. ۲(منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰در) -امور مالی مراقبت و دقّت بیشتری معمول و صریحاً معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر، و در صورت داشتن بدهی قبلی، تاریخ پرداخت آن صریحاً در صورت مجلس قید و مدارک مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. ۳ (منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰)چنانچه- سردفتر و دفتریار بدهکار باشند تذکر دهند فوراً در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاکی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورت مجلس منعکس فرمایند. ۴ (منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰)-در مواردی که امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به کفالت اداره میشود نام و نام خانوادگی کفیل را در صورت مجلس ذکر نمایند. ۵ (منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰)-هرگاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند که در فرم به آن اشاره نشده و انعکاس آن در صورت مجلس ضروری باشد، آخر فرم در قسمت توضیحات، مطلب را قید فرمایند. ۶ (منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰)-در کلیه مواردی که تهیه و تنظیم فهرست های اشاره شده در فرم صورت مجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد نسخ صورت مجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. ۷ (منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰)-صورت مجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح و ذیل هر یک از نسخ و ضمایم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضا و دو نسخه از صورت مجلس تنظیمی را به اداره کلّ ثبت مناطق ارسال فرمایند. ۸ (منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰)-مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورت مجلس بازرسی بر اساس فرم های پیوست با مدیران کلّ هر منطقه ثبتی بوده که بایستی مراقبت کامل نمایند در گزارش و تنظیم صورت مجلس به تمام موارد مذکور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیف های مندرج در آن به ترتیببه نحوی که محتاج به هیچ نوع مکاتبه و استیضاح مجدّد نباشد رسیدگی قطعی و منجّز به عمل آمده باشد. ۹ (منسوخ ۰۴/۱۲/۱۴۰۰)-مقتضی است مدیران کل ثبت مناطق یک نسخه از صورت مجلس بازرسی و ضمایم آن را برای رسیدگی و اقدامات لازم به اداره کلّ امور اسناد و سردفتران ارسال فرمایند(.بخشنامه شماره ۸۷۷۹ /۱۰ - ۱۳۶۴/۱۱/۰۷) فرم صورت جلسه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق منضم به بخشنامه شماره ۸۷۷۹ /۱۰-۱۳۶۴/۱۱/۰۷ سازمان ثبت ۱-شماره دفتر ازدواج ۲-شماره دفتر طلاق ۳محلّ- دفترخانه و حوزه ثبتی ۴-نام و نام خانوادگی سردفتر ۵-نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان ۶-شماره/ تاریخ حکم یا دستور بازرسی ۷-مرجع صدور حکم بازرسی ۸-تاریخ شروع و خاتمه بازرسی به عدد/ به حروف ۹-شماره و تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده از سند شماره/ تاریخ................ تا سند شماره/ تاریخ................ . ۱۰-در صورت بازرسی قبلی دفترخانه: الف: شماره/ تاریخ.......... اولین سند تا آخرین سند بازرسی شده قبلی: از سند شماره/ تاریخ...... ۱۱-نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسین قبلی ۱۲-اگر سردفتر کفالت دفترخانه های دیگری را نیز به عهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود. الف: دفتر ازدواج ۱-به منظور رعایت ماده ۱ نظام نامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق، کلیه دفاتر موجود در دفترخانه مجلّد بوده و تمامی صفحات آندارای مُهر و امضای نماینده دادستان میباشد، در تمام ثبت ها رعایت شماره مسلسل شده و در ظهر صفحه اول و آخر دفاتر نیز تعداد کلیه صفحات با تمام حروف قید و ممضی و ممهور میباشد و از این حیث اشکالی به نظر رسید/ نرسید که مشخصات دفاتر ناقص و توضیحات سردفتر به شرح زیر است.............. .: ۲-با ملاحظه وقایع ثبت شده در دفاتر موجود دفترخانه: از حیث حفظ فاصله سطور و تصحیح و اضافه آنها و باقی ماندن محل سفید و ابطال محلهای مذکور و حذف کلمات زیادی و تصحیح و اضافات دیگر، رعایت مواد ۳ و ۴ و ۵ و ۶ نظام نامه دفتر ازدواج و طلاق مصوّب ۱۳۱۰/۰۷/۱۷، شده است/ نشده است که مشخصات دقیق اینگونه ثبت ها و چگونگی نقائص و توضیحات سردفتر به شرح ذیل است.........: ۳-امضای ذیل ثبت های واقعه ازدواج ملاحظه و کنترل گردید و از این حیث رعایت ماده ۱۰ اصلاحی نظام نامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق مصوّب ۱۳۱۳ شده است/ نشده است که مشخصات ثبت های ناقص و چگونگی امر و توضیحات آقای سردفتر به شرح زیر است................ .: ۴در- ثبت وقایعی که با وکالت از طرف زوج یا زوجه انجام پذیرفته، ضوابط مقرّر در ماده ۱۰ اصلاحی ۱۳۱۳ و ماده ۱۱ نظام نامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق و سایر موازین قانونی رعایت شده است/ نشده است که مشخصات اینگونه ثبت ها و موارد نقص آنها و توضیحات سردفتر به شرح ذیل اعلام میگردد................. .: ۵-در مواردی که زوج و زوجه یا یکی از آنها کر یا گنگ و یا کور بوده اند مراتب در متن و ستون ملاحظات ثبت های مربوطه قید و به امضای آقای سردفتر رسیده است و از این جهت رعایت ماده ۱۲نظام نامه دفتر ازدواج و طلاق مصوّب ۱۳۱۰/۰۷/۱۷ شده است/ نشده است که موارد نقص مشخصات این قبیل ثبت ها و توضیحات سردفتر به شرح زیر است................. .: ۶کلیه- قسمت های خالی و سفید دفتر چاپی ثبت واقعه ازدواج دقیقاً و با خط خوانا توسط دفترخانه تکمیل و پر شده است و محل خالی سفید تکمیل نشده در ثبت ها ملاحظه نشد و کلیه موارد مقرّر در ماده ۱۳ نظام نامه دفتر ازدواج و طلاق رعایت شده است/ نشده است که فهرست مشخصات تثب های ناقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد............... .: شروط۷- ضمن عقد نکاح و یا ضمن عقد لازم دیگر که بین زوجین مقرّر شده و مشترکاً توافق و پذیرفته اند به امضای هر دو رسیده و از نظر امضای ذیل شروط در ثبت های مورد بازرسی نواقصی مشاهده نشد/ شد که چگونگی امر و توضیحات سردفتر به شرح زیر است........: ۸چون- برای این که سند ازدواج، سند رسمی محسوب شود علاوه بر سایر شرایط مقرّر در نظام نامه دفتر ازدواج و طلاق و قانون ازدواج لااقل باید دارای شش امضا به قرار ذیل باشد: الف: زن و شوهر ب: مجری یا مجریان صیغه طلاق پ- دو نفر شاهد یا بیشتر (و اگر مجری صیغه عقد ازدواج یک نفر باشد در این صورت لااقل امضای سه نفر شاهد لازم است) توضیحاً: در مواردی که اجازه ولی زوجه نیز طبق مقرّرات مربوطه ضروری باشد بایستی دقّت شود امضای ولی نیز ذیل ثبت دفتر وجود داشته باشد. لذا ثبت های مورد بازرسی از این حیث نیز کنترل و اشکالی وجود نداشت/ داشت که مشخصات ثبت های ناقص و توضیحات سردفتر به شرح ذیل اعلام میگردد................. .: ۹-شماره مسلسل دفترچه های نکاحیه در ستون ملاحظات دفتر ازدواج قید شده و ثبت های تکراری و یا الحاقی ملاحظه نشد/ شد که موارد نقص و توضیحات آقای سردفتر ذیلاً اعلام میگردد................ .: ۱۰در- مورد آن قسمت از ثبت هایی که مهریه مقرره مال غیرمنقول بوده است برابر مقرّرات مربوطه، مهریه غیرمنقول با استعلام قبلی وضعیت ملک و تنظیم سند جداگانه در دفتر اسناد رسمی به ثبت رسیده و ثبت دفتر از این حیث تکمیل است و اشکالی به نظر نرسید/ رسید که موارد نقص و توضیحات سردفتر به شرح زیر است................ .: ۱۱در- مورد ثبت واقعه ازدواج اتباع بیگانه کلیه ضوابط و موازین مقرّر در ماده ۱۸قانون ازدواج مصوّب ۱۳۱۰ و آییننامه زناشویی ایرانی با اتباع غیرایرانی و سایر موازین و مقرّرات رعایت شده است/ نشده است که موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد ................. .: ۱۲وجوهی- که تادیه آن به طور اقساط بین زوجین مقرّر شده، نظیر سایر اسناد رسمی از قبوض اقساط رسمی استفاده شده است/ نشده است که چگونگی امر و توضیحات سردفتر به شرح زیر است.............. . : ۱۳اعلامیه- های ازدواج و حقوق دولتی متعلّقه به آن و نیز حقوق دیوانی موضوع تبصره ۷۶ قانون بودجه سال ۱۳۶۳کل کشور به طور مرتّب و منظّم و صحیح تادیه و ارسال و دفترخانه از بابت حقوق دولتی مقرره بدهی نداشت/ داشت که در مورد واریز مبلغ. .................. ریال بدهی و کسر پرداختی مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه به موجب فیش شماره. ................... تادیه نمود. ۱۴موضوع- اخذ و نگاهداری پاسخ استعلامات مربوط به رجوع یا عدم رجوع زوجه مطلّقه هنگام ثبت واقعه ازدواج و همچنین گواهی پزشکی و سایر مدارک مستنداتی که سردفتر ازدواج قانوناً مکلّف به اخذ و نگهداری آنها میباشد و نیز تهیه و ارسال به موقع آمارهای ماهیانه و سایر اطلاعات خواسته شده توسط اداره ثبت متبوعه به طور دقیق و مرتّب و منظّم و کامل و صحیح توسط دفترخانه رعایت شده است/ نشده است که موارد اشکال و نقص و همچنین توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد............... .: ب: دفتر طلاق ۱-با ملاحظه دفتر ثبت واقعه طلاق و مدارک و مستندات ثبت های مورد بازرسی، دفتر طلاق موجود در دفترخانه از حیث شماره مسلسل ثبت ها و قید شماره صفحات و نیز مجلّد بودن دفتر، و ممضی و ممهور بودن تمام صفحات دفتر به امضای نماینده دادستان و نیز پلمپ آن و قید تعداد کلیه صفحات در ظهر برگ اول و آخر دفتر و حفظ فاصله سطور و نحوه حذف کلمات و جملات اضافی و زائد و تصحیح و اضافات و باقی نگذاردن محل های سفید و خالی در دفاتر چاپی و تکمیل کلیه قسمت های دفتر و همچنین اخذ رونوشت یا فتوکپی مصدّق شناسنامه و حکم قطعی صادره از دادگاه مدنی خاص برای ثبت طلاق و نیز اخطارهای قانونی صادره و رویت شده و مراعات فرجه و مهلتهای مقرّر در بخشنامه ها و دستورالعمل های صادره و سایر مدارک و مستنداتی که سردفتر طلاق قانوناً موظّف به اخذ و نگاهداری و مراعات آن است از جمیع جهات کامل و جامع است و درینا موارد اشکالی به نظر نرسید/ رسید که موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد............... .: امضاهای۲- ذیل ثبت واقعه طلاق کنترل گردید و با توجّه به مقرّرات و ضوابط مربوطه از این حیث اشکال به نظر نرسید/ رسید که موارد نقص و توضیحات سردفتر به شرح زیر است............ . : آمارهای۳- ماهیانه و سایر اطّلاعات خواسته شده توسط واحد ثبتی متبوعه و اعلامیه ها به طور مرتّب و منظّم و صحیح و به موقع تهیه و ارسال و حقوق دولتی مقرره و نیز حقوق موضوع تبصره ۷۶ قانون بودجه سال ۱۳۶۳کل کشور صحیحاً وصول و ایصال و دفترخانه از بابت حقوق دیوانی مقرره بدهی و یا کسر پرداختی نداشت/ داشت که در مورد مبلغ. ................ ریال بدهی و کسر پرداختی مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه به موجب فیش شماره. ................ تادیه نمود. ۴-ثبت هایی که با وکالت از طرف زوج و یا زوجه انجام پذیرفته مدارک و مستندات لازم اخذ و ضوابط و موازین قانونی و بخشنامه ها و دستورالعمل های صادره دقیقاً رعایت شده است/ نشده است که موارد نقص و توضیحات سردفتر طلاق به شرح زیر است............... .: ۵-آن قسمت از ضوابط و موارد مندرج در فرازهای ۱ تا ۱۴ بخش الف »دفتر ازدواج« که مربوط به دفاتر طلاق نیز میشود مورد بررسی و کنترل واقع و نقص و اشکالی به نظر نرسید/ رسید که چگونگی امر و موارد نقص و توضیحات سردفتر به شرح ذیل اعلام میگردد.............. .: در مجموع با کنترل و بررسی واقعه های ازدواج/ طلاق ثبت شده در دفتر مورد بازرسی به غیر از موارد مشروحه فوق سردفتر ازدواج/ طلاق کلیه تکالیف و وظایف و ملاحظات مقرّر در مبحث نکاح و طلاق قانون مدنی، قانون ازدواج و آییننامهها و نظام نامه های مصوّبه در خصوص ازدواج و طلاق و همچنین کلیه بخشنامه های صادره از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و سایر ارگان های ذیربط را صحیحاً ایفا و مراعات نموده و مواردی که مغایر با قوانین و ضوابط و مقرّرات باشد ملاحظه نشد/ شد که موارد مغایر و چگونگی امر و توضیحات سردفتر در این خصوص نیز به شرح زیر است................. .: این صورت جلسه در. .................. نسخ تنظیم و در تاریخ به حروف/ به عدد به امضای سردفتر و بازرسین رسید. محل امضا سردفتر محل امضا بازرس یا بازرسان نحوه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق بندروسای۱۹۹ -هر حوزه ثبتی مکلّفند دفاتر ازدواج و طلاق مقرّ اداره را اقلاً ماهی یک بار و خارج از مقرّ اداره را هر شش ماه یک بار دقیقاً از نظر اجرای تکالیف قانونی و مواردی که در فصل مربوط به ازدواج و طلاق در این مجموعه چاپ شده دقیقاً بررسی نموده و چنانچه تخلّفی مشاهده نمودند با تنظیم و ارسال صورت مجلس که به امضای سردفتر متخلّف رسیده باشد در دو نسخه حتی الامکان ماشین شده والّا با خط خوانا جریان را گزارش نمایند و سردفتران ازدواج و طلاق خارج از مقرّ اداره مکلّفند هر سه ماه یک بار دفاتر خود را برای رسیدگی به قرّم اداره بیاورند و متصدیان امر باید ظرف سه روز رسیدگی و اعلام نظر نمایند(اصلاحی بند ۲۳۱ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال ۱۳۴۹) منبع: «مجموعهٔ بخشنامه‌های ثبتی» سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (تنقیح‌شده، با آخرین اصلاحات تا ۱۴۰۴).