بخشنامهٔ ثبتی، بند ۳۸۷ — تفویض اختیار هیات نظارت به روسای واحدهای ثبتی

فصل بیست و ششم — گزارش اشتباهات ثبتی و تفویض اختیار به روسای واحدهای ثبتی تفویض اختیار هیات نظارت به روسای واحدهای ثبتی بند ۳۸۷ -چون منظور از تصویب مواد اصلاحی قانون ثبت و آییننامه ها انجام مراجعات و مشکلات ارباب رجوع میباشد و از طرفی در امور جاری هیات نظارت ملاحظه میشود نسبت به بعضی موارد که اتخاذ تصمیم از ناحیه روسای واحدهای ثبتی (با اجازه این هیات) در ظرف مدتی اندک امکان دارد و با رد و بدل شدن گزارش ها و احیاناً مکاتبات متعدّدی که برای روشن شدن مطالب به عمل میآید مدت ها وقت مامورین محلی و هیات نظارت اشغال و طبعاً اتخاذ تصمیم مدتی به تاخیر می افتد. علی هذا، هیات نظارت ثبت منطقه مرکزی با اختیار حاصله از ماده ۱۰ آییننامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت در جلسه مورخ ۲۸ خرداد ۱۳۵۳ ضمن تعیین موارد جدیدی علاوه بر موضوعات مذکور در دستور شماره ۳۷۰۰ - ۱۳۵۲/۰۸/۲۴ کلیه مواردی که اتخاذ تصمیم درباره آنها طبق نظریه کلی این هیات به عهده آقایان روسای واحدهای ثبتی گذارده میشود به شرح زیر تایید و تصویب می نماید: الف :اشتباهات موثر در آگهی های نوبتی ۱- اشتباه در نام متقاضی ثبت یا قائم مقام قانونی او. ۲-اشتباه در نام خانوادگی متقاضی در مواردی که نام خانوادگی اساساً آگهی نشده و یا تمام نام خانوادگی اشتباه شده باشد. ۳- اشتباه در محل وقوع ملک در صورتی که طوری ذکر شده باشد که منطبق با محل دیگری گردد. ۴- اشتباه در نوع ملک. ۵- اشتباه در شماره اصلی ملک با عدم ذکر آن. ۶- اشتباه در شماره فرعی ملک در مواردی که اشتباه در اظهارنامه هم به عمل آمده باشد. ۷- اشتباه در نام قریه یا مزرعه یا قنات مورد تقاضای ثبت. ۸-در مواردی که تقاضا به دیگری منتقل شده و پرونده حاکی از امر انتقال بوده معهذا اشتباهاً آگهی های نوبتی به نام انتقال دهنده منتش ر شده باشد. ب :اشتباهات غیرموثر در آگهی های نوبتی ۱-اشتباه در شماره فرعی ملک که در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در آگهی اشتباه شده باشد. ۲اشتباه- در مضافٌ الیه نام خانوادگی یا عدم ذکر مضافٌ الیه. ۳- عدم قید نام خانوادگی مالک در صورتی که نام پدر قید شده باشد. ۴- هرگاه آگهی زاید بر میزان مورد تقاضای ثبت منتشر شده باشد. ۵- هرگاه اطلاع اداره ثبت از وقوع معامله بعد از انتشار آگهی ها بوده و مورد تقاضا به نام انتقال دهنده آگهی شده باشد. ۶- اشتباه در ذکر شهرت ملک یا عدم ذکر آن. ج :اشتباه موثر در آگهی تحدیدی ۱- اشتباه در شماره پلاک اعم از اصلی یا فرعی یا عدم ذکر هر یک از آنها. ۲- اشتباه یا عدم ذکر نام یا نام خانوادگی متقاضی ثبت یا قائم مقام قانونی وی. ۳- اشتباه در محل وقوع ملک و همچنین عدم ذکر محل وقوع ملک. ۴- اشتباه در نوع ملک، همچنین عدم ذکر نوع ملک. ۵- عدم رعایت ماده ۱۴ قانون ثبت، بدین ترتیب که در انتشار آگهی تحدیدی رعایت ترتیب شماره املاک نشده باشد. ۶- عدم رعایت ماده ۶۷ آییننامه قانون ثبت که باید فاصله انتشار آگهی تحدید و روز تحدید حدود کمتر از بیست روز و بیش از ۶۰ روز نباشد. ۷-در صورتی که با وجود اطلاع اداره از وقوع معامله قبل از انتشار آگهی تحدیدی اشتباهاً آگهی تحدیدی به نام فروشنده منتشر شده باشد. د :اشتباهات غیرموثر در آگهی تحدیدی ۱-اشتباه در مضافٌ الیه نام خانوادگی یا عدم قید آن. ۲- عدم قید و یا اشتباه در ذکر نام و نام خانوادگی بعضی از شرکاء مشروط بر اینکه حداقل نام و نام خانوادگی یکی از متقاضیان صحیح آگهی شده باشد. ۳- اشتباه در ذکر مقدار مورد تقاضا اعم از اینکه بیشتر یا کمتر آگهی شده باشد. ۴- اشتباه در نشر آگهی به نام فروشنده در صورتی که اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار آگهی تحدیدی باشد. ۵- انتشار آگهی تحدیدی حدود اختصاصی قبل از آگهی انتشار ماده ۱۴ قانون ثبت. ه :-اشتباهات در عملیات ثبتی ۱-هرگاه صرفاً در ذکر جهات اربعه ملک در صورت مجلس تحدید حدود اشتباه شده باشد پس از تطبیق با مجاورین که تحدید آنها به عمل آمده و احراز عدم تجاوز به مجاورین و شوارع، اصلاح صورت مجلس تحدید بلامانع است. ۲هرگاه- تحدید حدود ملکی به معرفی مالک یا نماینده قانونی او در وقت مقرّر به عمل آمده و اشتباهاً صورت مجلس تحدید حدود به امضای مالک یا نماینده قانونی او نرسیده باشد در صورتی که با مجاورین اختلافی در بین نباشد مانعی ندارد که صورت مجلس تحدیدی با حضور نماینده ثبت به امضا متقاضی یا قائم مقام قانونی او برسد. ۳- تحدید حدود در غیر روز مذکور در آگهی تحدیدی به عمل آمده و همچنین صورت مجلس تحدیدی به امضا نماینده مجدد نرسیده باشد در هر دو مورد عملیات تحدیدی با انتشار آگهی تحدیدی تجدید خواهد شد. ۴- در مواردی که نقشه بردار در عملیات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهیه، امضا و تسلیم نموده است و صورت مجلس تحدیدی هم با ذکر طول اضلاع تنظیم شده ولی اشتباهاً صورت مجلس تحدیدی به امضای نقشه بردار نرسیده باشد در صورتی که نقشه با صورت مجلس تحدیدی از هر حیث منطبق بوده و هیچگونه اختلافی نداشته باشد ادامه عملیات ثبتی بلامانع است. و :اشتباهات در املاک ثبت شده ۱-هرگاه شماره و یا شهرت و یا نوع ملک و یا محل وقوع آن و همچنین نام یا نام خانوادگی مالک در اظهارنامه و آگهی های نوبتی صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا سند مالکیّت یا در یکی از موارد مذکور اشتباهی شده باشد پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه مراتب در ستون ملاحظات ثبت و سند مالکیّت توضیح داده شود. ۲-هرگاه نام پدر مالک یا شماره شناسنامه مالک یا محل صدور آن در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا سند مالکیّت اشتباهی شده باشد، پس از رسیدگی و تطبیق شناسنامه متقاضی با اظهارنامه و نبودن اختلافی و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه در رفع اشتباه به طریق فوق اقدام گردد. ۳- هرگاه نام یا نام خانوادگی یا شماره شناسنامه مالک در اظهارنامه و آگهی یا یکی از آنها اشتباه شده و با همان اشتباه ملک به ثبت رسیده باشد، پس از انطباق شناسنامه متقاضی به وسیله تحقیق از اداره ثبت احوال تصرفات مالکانه و بلامعارض بودن آن و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه به ترتیب فوق در رفع اشتباه اقدام گردد. ۴-هرگاه سهم مالک اشتباهاً زاید بر میزانی که تقاضا و آگهی شده یا موردنتقالا واقع گردیده ثبت و سند مالکیّت صادر و تسلیم شده باشد و مالک در اداره حاضر و کتباً این موضوع را گواهی و سند مالکیّت را برای اصلاح تسلیم نماید، با قید توضیح لازم در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیّت در رفع اشتباه اقدام شود. ۵- هرگاه در تعیین شماره ملک یکی از مجاورین در صورت مجلس تحدیدی و ثبت ملک یا یکی از آنها اشتباه شده باشد با معاینه محل و تطبیق با پرونده مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتی که در حد فاصل تغییری داده نشود و اقدام به رفع اشتباه خللی به حق غیر نرساند، در رفع اشتباه با قید شماره صحیح ملک در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیّت اقدام شود. ۶-هرگاه معامله از نوع شرطی یا رهنی یا اجاره و امثال آن بوده ولی در موقع ثبت آن اشتباهاً به عنوان معامله قطعی ثبت دفتر املاک شده باشد و یا بالعکس پس از احرازوقوع اشتباه و تحقیق از دفترخانه مربوط در صورتی که سند مالکیّت از این جهت اشتباهی نداشته باشد دفتر املاک اصلاح والّا پس از مطالبه و ملاحظه سند مالکیّت یکجا اقدام گردد. ۷- در موردی که ثبت ملک در دفتر املاک به استناد سند انتقال رسمی بوده و در یکی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده، موقع تنظیم سند، اشتباهی رخ داده باشد و با همان اشتباه، ملک به نام خریدار به ثبت رسیده مالکیّت صادر شده باشد، باید در صورت امکان بدواً در اصلاح سند سمیر وسیله دفترخانه مربوطه طبق مقرّرات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیّت قید شود و در صورت عدم حضور طرف معامله با تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه به شرح فوق اقدام گردد. ۸-هرگاه در سند مالکیّت و ثبت دفتر املاک به واسطه اشتباه دفترخانه در تنظیم خلاصه معامله بر خلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده باشد، پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام کتبی دفترخانه مربوطه دایر بر اینکه سند معامله صحیح تنظیم گردیده با توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالکیّت در رفع اشتباه اقدام گردد. ۹- در مواردی که حدود اربعه ملک در صورت مجلس تفکیک یا مستقیم نامه رسمی یا دادنامه افراز به طور صحیح قید شده لیکن در موقع ثبت ملک در دفترچه املاک حدی ساقط یا اشتباه شود پس از احراز وقوع اشتباه با توجّه به سوابق مربوطه و انطباق با مجاور و نبود اختلاف مراتب در ملاحظات ثبت و سند مالکیّت قید شود. ۱۰- هرگاه در ذکر جهات اربعه ملک اشتباه شده و با همان اشتباه ملک در دفترچه املاک ثبت شده باشد پس از احراز اشتباه به شرط اینکه اختلافی با مجاورین و همچنین اختلافی در حد فاصل نباشد اصلاح آن بلامانع است. ز :امور متفرقه هرگاه۱- در نتیجه تغییر وضع مجاور املاک ثبت شده و تبدیل حد به کوچه، اصلاح سند مالکیّت در حدی که قبلاً به ملک مجاور و فعلاً به کوچه محدود است تقاضا شود در صورتی که کوچه مورد بحث بن بست نباشد و شهرداری نیز عمومی بودن کوچه را تایید نماید اصلاح ثبت دفتر املاک و ندس مالکیّت از این جهت مانعی نخواهد داشت. ۲در- مورد کسر مساحت و طول اضلاع، چنانچه مالک کتباً تقاضای اصلاح سند مالکیّت خود را بنماید و با کسر مساحت و طول اضلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه و بازداشت و بند (ز) نباشد اصلاح ثبت ملک و سندمالکیّت بلامانع است. ۳در- مواردی که مساحت و طول اضلاع ملکی به منظور اجرای طرح شهرداری کسر و ثبت دفتر املاک و سند مالکیّت اصلاح شده باشد و بعداً شهرداری از طرح اصلاحی انصراف حاصل نماید و مالک تقاضای اصلاح سند مالکیّت را به صورت اولیه بنماید اصلاح ثبت و سند به وضع اولیه به شرط موا فقت شهرداری بلامانع است. به منظور حسن اجرای تصمیمات فوق، تذکرات ذیل برای توجّه روسای واحدهای ثبتی ضروری به نظر میرسد: ۱دقّت- فرمایند که موارد موضوعات با هر یک از اختیارات تفویضی کاملاً و بدون ابهام منطبق باشد و اگر کوچکترین تردی دی در عدم انطباق مورد با موارد اختیارات به نظرشان میرسد اصل را بر عدم انطباق گذارده، مراتب را به هیات نظارت گزارش نمایند. ۲- تصمیماتی که به استناد این اختیارات اتخاذ می فرمایند باید با اشاره به هر یک از موارد اختیارات و رعایت کامل موازین قانونی و ثبتی باشد. ۳-در مواردی که بر حسب تشخیص رئیس ثبت مقرّر شود که آگهی های نوبتی تجدید گردد طبق تبصره یک ماده ۲۵ قانون اصلاحی ثبت، آگهی نوبتی فقط یک نوبت با قید اینکه مدت اعتراض ظرف سی روز از تاریخ انتشار آگهی مجدد خواهد بود، منتشر خواهد شد. ۴-در مواردی هم که مقرّر شود آگهی تحدیدی تجدید شود مفاد تبصره اصلاحی ماده ۱۵ قانون ثبت و ماده ۷۶ آییننامه که مربوط به اجرای تبصره مزبور است بایستی کاملاً رعایت شود، به این توضیح که هرگاه حدود مجاورین از لحاظ عملیات ثبتی تثبیت و معین باشد تحدید حدود بدون انتشار آگهی با تبعیت از حدود مجاورین به عمل خواهد آمد.(بخشنامه شماره ۳۷۰۰ /۳ - ۱۳۵۲/۰۸/۲۴ ثبت منطقه مرکزی و بخشنامه ۵۸۹۰ /۳ - ۱۳۵۴/۰۸/۲۹ در مورد اصلاح بند ۶ فراز ج) منبع: «مجموعهٔ بخشنامه‌های ثبتی» سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (تنقیح‌شده، با آخرین اصلاحات تا ۱۴۰۴).