بخشنامهٔ ثبتی، بند ۳۹۹ — چگونگی و دقّت در تهیه گزارش واحدهای ثبتی جهت ادارات مختلف سازمان ثبت

فصل بیست و هفتم — گزارش برای سازمان ثبت، شورای عالی (شعبه املاک، شعبه اسناد)، ثبت منطقه، هیات نظارت چگونگی و دقّت در تهیه گزارش واحدهای ثبتی جهت ادارات مختلف سازمان ثبت بند ۳۹۹ -چون در عمل مشاهده شده اغلب از گزارش های ارسالی به مراجع مربوطه فرستاده نمی شود یعنی موردی که تعیین تکلیف آن با سازمان ثبت و یا ادارات امور املاک یا امور اسناد است به ثبت منطقه و بالعکس موردی که تعیین تکلیف آن با ثبت منطقه است و نیاز به طرح موضوع در هیات نظارت دارد گزارش را به عنوان سازمان ثبت یا ادارات امور املاک و اسناد ارسال می دارند که نتیجتاً موجب تبادل مکاتبه بین ادارات مذکور با واحد ثبتی گزارش دهنده و مآلاً سبب اتلاف وقت و سرگردانی ارباب رجوع میگردد، لذا اکیداً متذکر میشود که روسا و معاونین واحدهای ثبتی باید گزارش های تنظیمی را قبل از امضا کاملاً مطالعه نموده و دقّت کافی نمایند که اولاً، گزارش به عنوان مرجع مربوطه تنظیم گردد. ثانیاً، در گزارش مستند قانونی خود را ذکر نمایند، مثلاً در اجرای ماده ۱۱ قانون ثبت که از نظر قبول تقاضای ثبت اختلاف و تعارض پیش (بخشنامه شماره ۴۷۱۹ /۳ - آمده و یا بعد از قبول تقاضای ثبت پیش آید و یا اشتباهاتی در جریان ثبتی پیش آمده و یا در مورد شکایاتی که از عملیات اجرایی شده و به نظریه اداره اجراء اعتراض شودمی که رسیدگی به آنها منحصراً از وظیفه هیات نظارت است، مستقیماً به ثبت منطقه با ذکر مواد قانونی و اینکه مورد را مشمول کدامیک از شقوق و بند و تبصره ای از ماده قانونی می دانید گزارش، در مواردی که گزارش در مورد استعلام قانونی است و روسای واحدهای ثبتی با مشکلی مواجه میشوند که نیاز به ارشاد قانونی دارند گزارش خود را باید به ثبت منطقه مربوطه ارسال تا در صورت لزوم حسب مورد از ادارات امور املاک یا امور اسناد استعلام نمایند. در مورد استفاده از اختیارات (موضوع اجرای ماده ۲ قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیّت معارض) و ماده ۱۰ آییننامه ماده ۲۵اصلاحی قانون ثبت واحدهای ثبتی با توجّه به دستور ۱۴۰۰ - ۱۳۵۳/۰۴/۰۱ اقدام نمایند. (بخشنامه ۶۹۸۳ /۳ - ۱۳۵۲/۱۰/۱۸) منبع: «مجموعهٔ بخشنامه‌های ثبتی» سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (تنقیح‌شده، با آخرین اصلاحات تا ۱۴۰۴).