نامشخص
دستور العمل حفاظت از اسناد، اطلاعات و ادله پرونده های قضایی با اصلاحات و الحاقات بعدی
دستورالعمل حفاظت از اسناد، اطلاعات و ادله پرونده‌هاي قضايي
مصوب 1385,08,21
با اصلاحات و الحاقات بعدي
مقدمه:
برابر اصل 159قانون اساسي، دادگستري مرجع رسمي رسيدگي به تظلمات و شكايات است و در عصر حاضر، رايجترين شكل رسيدگي به تظلمات و شكايات در قالب اسناد، اعم از رسمي، عادي و دولتي و غيردولتي صورت مي‌گيرد. خصوصاً جايگاه و نقشي كه اسناد در نزد مراجع قضايي دارند، امر نگهداري صحيح و حفاظت از آنها، اهميتي مضاعف پيدا مي‌كند. براين اساس بر مسؤولان، مديران، قضات و كارمندان قوه قضائيه كه به نحوي به اسناد و اطلاعات پرونده‌هاي قضائي دسترسي دارند، لازم است تا در هر شرايطي در حفظ آنها دقت و تلاش كنند. رعايت مقررات مذكور در هر يك از مراكز قوه قضائيه يا محاكم قضايي موجب صيانت از حقوق اصحاب دعوا اعم از اشخاص حقيقي و حقوقي خواهد بود. هدف از تهيه اين دستورالعمل، ايجاد وحدت رويه به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، جلوگيري از سرقت يا فقدان اسناد و مدارك و دسترسي غيرمجاز افراد و عدم انتشار و افشاي اسرار پرونده‌هاي قضايي درجهت حفظ حقوق اشخاص است.
فصل اول
اقدامات و تدابير حفاظتي پيرامون اسناد، اسرار و اطلاعات و ادله پرونده‌هاي قضايي
ماده 1 - دفترهاي مورد استفاده در شعب:
كليه مراجع قضايي مطابق مقررات مربوط بايد داراي دفاتر گوناگون از جمله دفتر ثبت عرايض، دفتر ثبت لوايح، دفتر انديكاتور، دفتر اوقات ، دفتر اموال مرتبط با پروند، دفتر ارسال و مراسلات ، دفتر مخصوص زندان و بازداشتي‌ها باشند و به ترتيب شماره و تاريخ، اقدام كنند و تا آخرين صفحه سفيد آن را مورد استفاده قرار دهند و در همان حال از هرگونه قلم خوردگي، محو، الحاق يا كشيدن ورق يا سياه كردن اوراق خودداري ورزند.
تبصره - درصورتي كه هنگام ثبت مطلب در دفترها اشتباهي رخ دهد با خط نازكي در هامش آن، مطلب صحيح را درج و از محو كردن اشتباه به وسيله لاك و غيره خودداري شود.
ماده 2 - ثبت پرونده:
با وصول پرونده، بايگان موظف است پرونده را در دفتر ثبت دادخواست يا ثبت درخواست ثبت كند و براي اقدام قانوني به نظر مدير دفتر برساند. پس از صدور دستور قانوني از سوي شعبه و يا دفتر شعبه اقدامات لازم انجام شده و پس از تعيين وقت براي بايگاني به بايگان تسليم شود. بايگان ب. ت. ب. كلاسه پرونده و سال بايد پرونده را بايگاني كند.
ماده 3 - ارائه رسيد:
پس از وصول دادخواست اعم از نخستين، تجديد نظر و فرجام يا درخواست تجديد نظر، مدير دفتر يا دفتر بازداشتگاه موظف است مطابق فرم پيوست رسيد بدهد و نسخه دوم آن را به پرونده پيوست كند.
همچنين مديردفتر يا جانشين وي بايد كليه اصول اسناد و لوايح و گزارشهاي رسيده را پس از ملاحظه قاضي و اخذ دستور، فوراً با رعايت ترتيب از حيث تاريخ ورود در دفتري كه براي ثبت آنها معين است، ثبت و رسيدي كه مشتمل بر شماره ثبت، تاريخ و تعداد اوراق و موضوع باشد به تسليم كننده بدهد.
ماده 4 - برگ شماري پرونده:
كليه اوراق و اسناد و لوايح و گزارشها بايد پس از ثبت، از سوي بايگان برگ شماري شود و شماره آن در ظهر هر برگ قيد و با درج مشخصات به امضاي وي برسد. اوراق مذكور بايد به ترتيب شماره و تاريخ وصول با نظم و تربيت [ترتيب] به پرونده الصاق شود.
ماده 5 - حفاظت از اسناد و مدارك مورد ادعاي جعل و اوراق متعلق به متهم: در صورت وجود اسناد مورد ادعاي جعل و اوراق و نوشته هاي متعلق به متهم كه از محل بازرسي بدست آمده است، بايد پس از دستور كتبي قاضي پرونده تا تعيين تكليف نهايي و صدور حكم قطعي به صورت لاك و مهر شده در گاوصندوق نگهداري و مراتب اين موضوع در پرونده درج شود.
ماده 6 - نحوه تنظيم صورت مجلس آلات و ادوات مرتبط با پرونده‌هاي قضايي: تا تعيين تكليف اشياء و اموال مرتبط با پرونده‌هاي قضايي از سوي مقام قضايي، بايد پس از درج شماره كلاسه بر اشياء و اموال فوق، صورت مجلسي در دو نسخه متضمن مشخصات هر يك از اموال و اشياء برحسب نوع، تعداد، ميزان، اندازه، شماره سريال و محل نگهداري مطابق فرم پيوست تنظيم، يك نسخه پيوست پرونده و نسخه ديگر به انباردار يا مسؤول نگهداري تحويل شود.
مسؤول انبار يا تحويل گيرنده نيز موظف است مطابق صورت مجلس تنظيمي (فرم پيوست) يك نسخه از برگ انبار را به تحويل دهنده و يك نسخه را به حفاظت و اطلاعات ارسال دارد.
ماده 7 - حفاظت از اسناد سري و محرمانه دولتي:
درصورتيكه پرونده قضايي حاوي اسناد سري و محرمانه دولتي باشد تا زماني كه اسناد فوق، ضميمه پرونده است طبقه‌بندي آن پرونده، بالاترين طبقه بندي سند محسوب شده و بايد مطابق آيين نامه طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و دستورالعمل حفاظت اسناد و اطلاعات طبقه‌بندي شده نگهداري شود و هرگونه اقدامي نسبت به اسناد مذكور از جمله ارسال و مراسلات نيز مطابق دستورالعمل مربوط انجام پذيرد.
ماده 8 - شرايط و نحوه نگهداري قبوض (اعم از سپرده، جزاي نقدي و....)
قبوض سپرده و ساير قبوض بايد نام و نام خانوادگي ذي‌نفع، شماره كلاسه پرونده و شعبه رسيدگي كننده بدون هرگونه قلم خوردگي و لاك گرفتگي توسط مدير دفتر درج و ضمن تنظيم صورت جلسه در پرونده نگهداري شود.
ماده 9 - محل نگهداري دفترها و پرونده‌ها:
محل نگهداري اسناد و اوراق پرونده‌هاي قضايي بايد مطابق ماده 16 «دستورالعمل ساماندهي و نظارت بر تردد مراجعان و ارتقاي رفتار سازماني در قوه قضائيه» ابلاغي از سوي رئيس قوه قضائيه باشد.
ماده 10 - نحوه نگهداري پرونده‌ها:
پرونده‌ها بايد در فايلها و كمدهاي داراي قفل مطمئن نگهداري شود و امكان دسترسي مراجعان به آن ميسر نباشد و در پايان كار اداري بايد در كمدها و فايلها قفل شود، از تكثير كليد و يا واگذاري آن به افراد فاقد سمت اجتناب شود و در صورت مفقود شدن هر يك از كليدها، قفل آن بي‌درنگ تعويض گردد.
ماده 11 - قراردادن پرونده در رديف:
بايگان موظف است پس از انجام دستور قضايي و يا انجام تكاليف قانوني، بلافاصله هر پرونده را در جاي مخصوص به خود ضبط و اكيداً از قراردادن آنها بر روي ميز خودداري نمايد.
ماده 12 - شرايط خروج پرونده:
خارج كردن پرونده از بايگاني و دفتر و دادگاه به خارج از محل استقرار دادگاه بايد مطابق ماده 4 «دستورالعمل ساماندهي و نظارت بر تردد مراجعين» صورت گيرد.
ماده 13 - حفاظت از پرونده‌هاي حساس و مهم:
كليه شعبي كه به پرونده‌هاي حساس و مهم رسيدگي مي‌كنند بنا به تشخيص قاضي پرونده يا مراجع نظارتي بايد با هماهنگي حفاظت و اطلاعات تدابير حفاظتي بيشتري لحاظ نمايند و پرونده‌هاي مذكور هم در شعبه و هم در بايگاني راكد بايد در فايلها يا صندوقهاي رمزدار نگهداري شود.
ماده 14 - كنترل پرونده‌ها هنگام جابجايي مديران دفاتر شعب:
درصورت تغيير محل خدمت مديران شعب مطابق ماده 3«دستورالعمل ساماندهي و نظارت بر تردد مراجعين» عمل شود.
ماده 15 - نحوه ارسال پرونده‌هاي مختومه به بايگاني راكد:
پس از اتمام كليه مراحل دادرسي و رسيدگي در شعبه مربوط و حصول اطمينان از اينكه هيچ‌گونه اقدام ديگري از جمله ابلاغ دادنامه به اصحاب دعوا، عدم ابلاغ رفع ممنوع‌الخروج بودن فرد، عدم اعلام سابقه محكوميت كيفري محكوم‌عليه به مراجع ذيصلاح، عدم ابلاغ رفع توقيف از وسيله نقليه تحت تعقيب يا وصول نامه آزادي متهم از زندان و عدم فك قرار وثيقه متهم و.... وجود ندارد، پرونده‌ها بايد به موجب فهرستي كه داراي مشخصات اصحاب دعوا، كلاسه پرونده و تعداد اوراق (برحسب برگ شماري انجام شده) كه پيوست مي‌باشد به بايگاني راكد ارسال و رسيد اخذ شود.
ماده 16 - نحوه اقدام از سوي بايگاني راكد:
پس از وصول پرونده و ارائه رسيد، بايگان موظف است آن را به ترتيب شماره و سال و تاريخ در رديف خود ثبت و بايگاني كند.
تبصره پرونده‌هايي كه داراي اسناد سري و محرمانه دولتي مي‌باشد بايد مطابق بالاترين طبقه‌بندي سند، وفق آيين‌نامه «طرز نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي مصوب سال 1354» حفاظت و نگهداري شود.
ماده 17 - شرايط حفاظت فيزيكي بايگاني راكد:
1/17 - محل استقرار بايگاني راكد نبايد در كنار مكانهاي پر ترددي مثل نمازخانه، غذاخوري، تأسيسات حرارتي، برودتي و .... باشد و حتي الامكان بايد در طبقات تحتاني انتخاب شود و با نصب تابلوهاي هشدار دهنده و موانع فيزيكي مناسب از ورود افراد غير مجاز به محل فوق جلوگيري به عمل آيد.
2/17 - داراي روشنايي و هواي مناسب باشد به گونه‌اي كه از تابش مستقيم نور آفتاب بر روي پرونده‌ها، رطوبت و حرارت زياد و حشرات موذي كه باعث پوسيدگي و از بين رفتن تدريجي اسناد و مدارك مي‌شود، به دور باشد.
3/17 - كلية منافذ و راههاي ورودي پنهاني به طور كامل مسدود شود.
4/17 - داراي دستگاه اعلام حريق و كپسولهاي اطفاي حريق (به تعداد مناسب و كافي) باشد.
5/17 - از انباشتن اجناس و موادي كه در ارتباط با وظايف اصلي بايگاني نيست اجتناب شود.
6/17 - محل بايگاني علاوه بر استحكام كافي درهاي آن، بايد داراي قفل سوئيچي با ضريب امنيتي بالا باشد.
7/17 - سيم كشي برق، لوله هاي گاز، لوله هاي آب، دودكشها بايد مرتباً از نظر ايمني كنترل شوند.
8/17 - كليد ورودي بايگاني بايد محدود و تنها در اختيار مسؤول و جانشين بايگاني باشد و از تكثير آن و همچنين از سپردن كليد به افراد غير مجاز و گذاردن آن در محلهاي قابل دسترسي خودداري شود.
فصل دوم
شرايط دسترسي به اسناد و اطلاعات و ارسال و مراسلات پرونده‌هاي قضايي
ماده 18 - شرايط ملاحظه پرونده‌هاي قضائي توسط وكلا، كارشناسان و اصحاب دعوا:
ملاحظه پرونده‌هاي قضائي توسط وكلاء، كارشناسان منتخب و اصحاب دعوا با شرايط ذيل و رعايت تبصره ماده 128 و ماده 190 «قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري» امكان پذير است:
1/18 - تقاضاي كتبي متقاضي بايد به نظر قاضي برسد و با دستور كتبي وي باشد.
2/18 - هويت و سمت متقاضي قبلاً احراز شده باشد.
3/18 - پرونده برگ شماري شده باشد.
4/18 - ملاحظه پرونده در حضور قاضي يا مدير دفتر يا اعضاي دفتري صورت پذيرد.
5/18 - در خاتمه ملاحظه، گواهي خاتمه دسترسي تكميل و ضميمة پرونده شود.
6/18 - تحويل دهنده از اعاده پرونده با تمامي اوراق و ادله و مدارك تحويلي اطمينان حاصل نمايد و ذيل گواهي خاتمه دسترسي را تائيد كند.
تبصره پرونده‌هايي كه داراي اسناد سري و محرمانه دولتي است و ملاحظه اسناد فوق توسط اصحاب دعوا يا كارشناس يا وكيل پرونده بنا به تشيخص قاضي پرونده ضروري باشد در ذيل گواهي خاتمه دسترسي، ملاحظه اسناد مذكور درج شود.
ماده 19 - شرايط اخذ رونوشت اوراق پرونده‌هاي قضايي:
اخذ رونوشت اوراق پرونده و صورت جلسه‌هاي آن بايد با رعايت مقررات قانوني از سوي طرفين پرونده و زير نظر مستقيم مدير دفتر، پس از احراز هويت متقاضي صورت گيرد و پس از تحويل رونوشت اوراق ذيل درخواست متقاضي از وي رسيد گرفته شود.
ماده 20 - موارد ممنوعيت ارائه رونوشت:
1/20 - ارائه تصوير و يا رونوشت اسناد و مداركي كه نسبت به آنها ادعاي جعليت شده مادام كه به موجب حكم قطعي نسبت به آنها تعيين تكليف نشده، ممنوع است مگر با اجازه دادگاه كه در اين صورت در حاشيه آن بايد تصريح شود كه نسبت به اين سند ادعاي جعليت شده است.
2/20 - ارائه تصوير يا رونوشت اسناد سري و محرمانه دولتي و يا اسناد و مداركي كه در آن مسائل اخلاقي و اسرار خصوصي اشخاص ذكر شده است و يا برخلاف عفت عمومي است و يا پرونده در مرحله تحقيقات مقدماتي باشد ممنوع است.
3/20 - ارائه رونوشت يا تصوير دادنامه پيش از امضاء و ثبت آن در دفتر مخصوص ممنوع است.
ماده 21 - ممنوعيت انتشار و افشاي جريان رسيدگي و طرح اسرار و اطلاعات پرونده:
مطابق مواد 103 و 128 و تصره آن و 188و 225 قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري، به منظور حفاظت از اسرار و اطلاعات پرونده، حضور اشخاص غير مجاز، انتشار و افشاي جريان دادگاه اطفال و حضور در جلسات غيرعلني دادگاه و تحقيقات مقدماتي، مصاحبه و اظهار عقيده درخصوص برائت يا مجرميت متهم توسط قضات، ارائه و طرح و بحث و گفتگو در مورد اسرار و اطلاعات مربوط به پرونده‌هاي قضايي درحضور اشخاصي فاقد سمت و صلاحيت در محل كار و خارج از محل كار ممنوع است.
ماده 22 - حفاظت از سوابق محكومان:
1/22 - هنگام معرفي متهمان به زندان بايد از فرمهاي مربوط مطابق بخشنامه 2810/80/1مورخه 17/2/1380 ابلاغ شده از سوي رئيس قوه قضائيه به همراه زنداني يا دادنامه قطعي يا غيرقطعي ارسال شود و در صورت محكوميت قطعي به حبس يا محروميت از حقوق اجتماعي يا حد، حداكثر ظرف يك ماه مراتب پس از تكميل فرم مربوط به اداره سجل قضايي ارسال شود. همچنين مطابق بخشنامه شماره 1353/79/1 مورخه 7/2/1379 ابلاغي رئيس قوه قضائيه نسخه‌اي از كلية احكام و تصميمات قطعي عليه مديران اجرايي كشور به سازمان بازرسي كل كشور ارسال گردد.
2/22 - كلية شعب بايد داراي دفتر مخصوص ثبت اسامي زندانيان باشند و نيز كليه پرونده‌هاي زنداني‌دار بايد داراي برچسب و علامت زنداني‌دار باشد.
3/22 - قضات اجراي احكام يا قضات دادگاه رسيدگي كننده به پرونده در صورت اعزام و يا دستور آزادي متهم يا محكوم عليه بايد از انتقال يا آزادي متهم يا محكوم عليه كتباً اطمينان حاصل كنند.
ماده 23 - شرايط واگذاري اسناد و اطلاعات پرونده‌هاي قضايي به سازمانها و مؤسسات دولتي:
ارائه هرگونه اطلاعات و اسناد پرونده‌هاي قضايي به سازمانها و مؤسسات دولتي به استثناي مواردي كه قانون مشخص نموده، ممنوع است.
ماده 24 - شرايط واگذاري پرونده‌هاي قضايي براي انجام تحقيقات به ضابطان:
1/24 - ارسال اصل اسناد و مدارك پرونده‌هاي قضايي به مراجع انتظامي و ساير ضابطان ممنوع است و در مواردي كه بدون ملاحظه اسناد و مدارك انجام وطيفه براي ضابطان مقدور نباشد بايد بدل پرونده تهيه و به مرجع مزبور تحويل شود و پرونده در وقت نظارت قرار گيرد.
2/24 - بدل پرونده توسط مديردفتر يا جانشين وي با تهية كپي از تمام صفحات يا اوراق مهم پرونده صورت مي‌گيرد.
ماده 25 - اقدامات لازم در هنگام ارسال پرونده:
1/25 - هنگام ارسال پرونده به مراجع قضايي، مديران دفاتر بايد آن را برگ شماري نموده پس از تهيه بدل، طي مكاتبه‌اي كه حاوي تعداد اوراق پرونده و نوع ضمائم آن باشد، پرونده را درون لفاف مناسب قرارداده و با درج نشاني كامل و صحيح فرستنده و گيرنده آن را لاك و مهر و ارسال دارند و برگ دوم مكاتبه نيز به عنوان سابقه نگهداري شود.
2/25 - هنگام ارسال پرونده به مراجع قضايي و نظارتي بايد به نحوي اقدام شود كه موجبات اطاله دادرسي و يا بلاتكليفي زنداني را فراهم نسازد.
3/25 - در زمان ارسال كليه پرونده‌هاي حساس و مهم پس از تهيه بدل پرونده بايد از پلمپ‌هاي يك بار مصرف كه داراي شماره سريال و عنوان دستگاه در روي آن درج شده باشد، استفاده و توسط پيك ارسال شود.
4/25 - ارسال اشياي حجيم بايد درون لفاف، جعبه و امثال آن قرار گرفته و مطابق ساير لفافهاي بسته بندي شود.
5/25 - درصورت هر گونه تغيير و يا دستكاري، بي‌درنگ به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.
ماده 26 - خروج پرونده از اتاق بايگاني:
كلية پرونده‌هاي قضايي بايد داراي كارتكس جايگزين باشد و درصورتي كه پرونده به هر دليلي از اتاق بايگاني خارج شود مسؤول بايگاني موظف است كارتكس مذكور را تكميل و جايگزين پرونده مربوط سازد.
ماده 27 - نظارت بر ارسال پرونده از طريق سيستم پستي:
پرونده‌هايي كه از طريق پُست (ترجيحاً پست قضايي) ارسال مي شود، بايد با تمهيدات حفاظتي متمايز نسبت به ساير محموله‌هاي پستي صورت گيرد و از سوي حفاظت و اطلاعات، نظارت نوبه‌اي نسبت به روند ارسال و مراسلات مذكور صورت پذيرد.
ماده 28 - ارسال پرونده به ماشين نويسي:
ارسال پرونده به ماشين نويسي به منظور تايپ دادنامه و ساير مكاتبات ممنوع مي باشد.
ماده 29 - نحوه تنظيم صورتجلسات:
كليه صورتجلسات بايد مطابق ماده 158 «قانون آيين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب در امور كيفري» تنظيم و از نوشتن بين سطور و تراشيدن كلمات، امتناع و ذيل كليه صورتجلسات به امضاي قاضي پرونده- با ذكر مشخصات وي- و امضاي اشخاص مورد تحقيق برسد.
فصل سوم :
وظايف و مسؤوليتها
ماده 30 - وظايف قضات و مديران دفاتر شعب و رؤساي واحدهاي قضايي:
1/30 - مسؤوليت نظارت بر كليه كاركنان شعبه درخصوص رعايت مقررات حفاظتي پيرامون اسناد، اطلاعات و پرونده‌هاي قضايي برعهده رئيس شعبه يا قاضي مربوط مي‌باشد.
2/30 - رؤساي واحدهاي قضايي در راستاي اجراي دستورالعمل و نظارت بر آن موظف به همكاري با حفاظت و اطلاعات مي‌باشند.
3/30 - مدير دفتر شعبه موظف است بر عملكرد منشي دادگاه و بايگان شعبه و ساير كاركنان در خصوص نحوه تنظيم و نگهداري كليه دفاتر از جمله دفتر تعيين اوقات، ثبت دادنامه، ثبت لوايح، ثبت عرايض، انديكاتور و .... و وضعيت اوراق و اسناد و پرونده ها، مهرها و ساير مدارك نظارت نمايد.
4/30 - هرگونه فقدان، سرقت و اختفاي اوراق و پرونده ها بايد بلافاصله به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.
5/30 - مسؤوليت ايجاد امكانات و تأمين تجهيزات به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، مدارك و پرونده ها از وظايف رؤساي واحدهاي قضايي مي باشد.
ماده 31 - وظايف حفاظت و اطلاعات:
به منظور نظارت برحُسن اجراي اين دستورالعمل، حفاظت و اطلاعات موظف است:
1/31 - به صورت نوبه‌اي يا حداقل يك نوبت در سال از اقدامات تأميني در جهت حفظ اسناد و مدارك و ادله و اطلاعات، از كليه دفاتر شعب با هماهنگي رؤساي مراجع قضايي بازرسي نموده و از نتيجه كار، گزاش تهيه كند.
2/31 - در صورت تخريب، ربوده شدن، مفقود يا معدوم شدن اسناد، اوراق و دفاتر و پرونده ها در نتيجه اهمال و سهل‌انگاري، حفاظت و اطلاعات مربوطه موظف است در اين خصوص تحقيق لازم معمول و متخلف يا متخلفان را به مراجع ذيصلاح معرفي كند.
3/31 - پيگيري و تحقيق در مورد تخلفات حفاظتي و جرايم و معرفي متخلف يا مجرم به مراجع قانوني ذيصلاح.
4/31 - نظارت بر نحوه عملكرد كاركنان و توجيه آنان با همكاري رؤساي واحدهاي قضايي.
5/31 - اعمال نظارت بيشتر در خصوص كارمنداني كه به پرونده‌هاي مهم دسترسي دارند.
ماده 32 - بودجه دستورالعمل:
بودجه موردنياز براي اجراي اين دستورالعمل ظرف يك ماه از ابلاغ آن، توسط مركز حفاظت و اطلاعات برآورد و از سوي معاونت اداري- مالي قوه قضائيه تأمين و با نظارت حفاظت و اطلاعات در مراجع و واحدهاي قضايي مربوط هزينه خواهد شد.
ماده 33 - اين دستورالعمل شامل 1 مقدمه و 33 ماده و 3 تبصره در تاريخ 21/8/1385 به تصويب رئيس قوه قضائيه رسيده است.
مصوب 1385/08/21 رئیس قوه قضائیه
برابر اصل 159قانون اساسی، دادگستری مرجع رسمی رسیدگی به تظلمات و شکایات است و در عصر حاضر، رایجترین شکل رسیدگی به تظلمات و شکایات در قالب اسناد، اعم از رسمی، عادی و دولتی و غیردولتی صورت می‌گیرد. خصوصاً جایگاه و نقشی که اسناد در نزد مراجع قضایی دارند، امر نگهداری صحیح و حفاظت از آنها، اهمیتی مضاعف پیدا می‌کند. براین اساس بر مسئولان، مدیران، قضات و کارمندان قوه قضائیه که به نحوی به اسناد و اطلاعات پرونده‌های قضایی دسترسی دارند، لازم است تا در هر شرایطی در حفظ آنها دقت و تلاش کنند. رعایت مقررات مذکور در هر یک از مراکز قوه قضائیه یا محاکم قضایی موجب صیانت از حقوق اصحاب دعوا اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی خواهد بود. هدف از تهیه این دستورالعمل، ایجاد وحدت رویه به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، جلوگیری از سرقت یا فقدان اسناد و مدارک و دسترسی غیرمجاز افراد و عدم انتشار و افشای اسرار پرونده‌های قضایی درجهت حفظ حقوق اشخاص است.
ماده 5 - حفاظت از اسناد و مدارک مورد ادعای جعل و اوراق متعلق به متهم: در صورت وجود اسناد مورد ادعای جعل و اوراق و نوشته های متعلق به متهم که از محل بازرسی به دست آمده است، باید پس از دستور کتبی قاضی پرونده تا تعیین تکلیف نهایی و صدور حکم قطعی به صورت لاک و مهر شده در گاوصندوق نگهداری و مراتب این موضوع در پرونده درج شود.
ماده 6 - نحوه تنظیم صورت مجلس آلات و ادوات مرتبط با پرونده‌های قضایی: تا تعیین تکلیف اشیاء و اموال مرتبط با پرونده‌های قضایی از سوی مقام قضایی، باید پس از درج شماره کلاسه بر اشیاء و اموال فوق، صورت مجلسی در دو نسخه متضمن مشخصات هر یک از اموال و اشیاء برحسب نوع، تعداد، میزان، اندازه، شماره سریال و محل نگهداری مطابق فرم پیوست تنظیم، یک نسخه پیوست پرونده و نسخه دیگر به انباردار یا مسئول نگهداری تحویل شود.
مسئول انبار یا تحویل گیرنده نیز موظف است مطابق صورت مجلس تنظیمی (فرم پیوست) یک نسخه از برگ انبار را به تحویل دهنده و یک نسخه را به حفاظت و اطلاعات ارسال دارد.
ماده 14 - کنترل پرونده‌ها هنگام جابه جایی مدیران دفاتر شعب:
پس از اتمام کلیه مراحل دادرسی و رسیدگی در شعبه مربوط و حصول اطمینان از اینکه هیچ‌گونه اقدام دیگری از جمله ابلاغ دادنامه به اصحاب دعوا، عدم ابلاغ رفع ممنوع‌الخروج بودن فرد، عدم اعلام سابقه محکومیت کیفری م. ع. ب. مراجع ذیصلاح، عدم ابلاغ رفع توقیف از وسیله نقلیه تحت تعقیب یا وصول نامه آزادی متهم از زندان و عدم فک قرار وثیقه متهم و.... وجود ندارد، پرونده‌ها باید به موجب فهرستی که دارای مشخصات اصحاب دعوا، کلاسه پرونده و تعداد اوراق (برحسب برگ شماری انجام شده) که پیوست م. ب. به بایگانی راکد ارسال و رسید اخذ شود.
تبصره پرونده‌هایی که دارای اسناد سری و محرمانه دولتی م. ب. باید مطابق بالاترین طبقه‌بندی سند، وفق آیین‌نامه «طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی مصوب سال 1354» حفاظت و نگهداری شود.
1/17 - محل استقرار بایگانی راکد نباید در کنار مکانهای پر ترددی مثل نمازخانه، غذاخوری، تاسیسات حرارتی، برودتی و. ... باشد و حتی الامکان باید در طبقات تحتانی انتخاب شود و با نصب تابلوهای هشدار دهنده و موانع فیزیکی مناسب از ورود افراد غیر مجاز به محل فوق جلوگیری به عمل آید.
8/17 - کلید ورودی بایگانی باید محدود و تنها در اختیار مسئول و جانشین بایگانی باشد و از تکثیر آن و همچنین از سپردن کلید به افراد غیر مجاز و گذاردن آن در محلهای قابل دسترسی خودداری شود.
ماده 18 - شرایط ملاحظه پرونده‌های قضایی توسط وکلا، کارشناسان و اصحاب دعوا:
ملاحظه پرونده‌های قضایی توسط وکلاء، کارشناسان منتخب و اصحاب دعوا با شرایط ذیل و رعایت تبصره ماده 128 و ماده 190 «قانون آیین دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امور کیفری» امکان پذیر است:
اخذ رونوشت اوراق پرونده و صورت جلسه‌های آن باید ب. ر. م. قانونی از سوی طرفین پرونده و زیر نظر مستقیم مدیر دفتر، پس از احراز هویت متقاضی صورت گیرد و پس از تحویل رونوشت اوراق ذیل درخواست متقاضی از وی رسید گرفته شود.
3/20 - ارائه رونوشت یا تصویر دادنامه پیش از امضا و ثبت آن در دفتر مخصوص ممنوع است.
1/22 - هنگام معرفی متهمان به زندان باید از فرمهای مربوط مطابق بخشنامه 2810/80/01مورخه 1380/2/17 ابلاغ شده از سوی رئیس قوه قضائیه به همراه زندانی یا دادنامه قطعی یا غیرقطعی ارسال شود و در صورت محکومیت قطعی به حبس یا محرومیت از حقوق اجتماعی یا حد، حداکثر ظرف یک ماه مراتب پس از تکمیل فرم مربوط به اداره سجل قضایی ارسال شود. همچنین مطابق بخشنامه شماره 1353/79/01 مورخه 1379/2/7 ابلاغی رئیس قوه قضائیه نسخه‌ای از کلیه احکام و تصمیمات قطعی علیه مدیران اجرایی کشور به سازمان بازرسی کل کشور ارسال گردد.
3/22 - قضات اجرای احکام یا قضات دادگاه رسیدگی کننده به پرونده در صورت اعزام و یا دستور آزادی متهم یا م. ع. باید از انتقال یا آزادی متهم یا م. ع. کتباً اطمینان حاصل کنند.
ماده 23 - شرایط واگذاری اسناد و اطلاعات پرونده‌های قضایی به سازمانها و موسسات دولتی:
ارائه هرگونه اطلاعات و اسناد پرونده‌های قضایی به سازمانها و موسسات دولتی به استثنای مواردی که قانون مشخص نموده، ممنوع است.
کلیه پرونده‌های قضایی باید دارای کارتکس جایگزین باشد و درصورتی که پرونده به هر دلیلی از اتاق بایگانی خارج شود مسئول بایگانی موظف است کارتکس مذکور را تکمیل و جایگزین پرونده مربوط سازد.
ارسال پرونده به ماشین نویسی به منظور تایپ دادنامه و سایر مکاتبات ممنوع م. ب..
وظایف و مسئولیتها
ماده 30 - وظایف قضات و مدیران دفاتر شعب و روسای واحدهای قضایی:
1/30 - مسئولیت نظارت بر کلیه کارکنان شعبه در خصوص رعایت مقررات حفاظتی پیرامون اسناد، اطلاعات و پرونده‌های قضایی برعهده رئیس شعبه یا قاضی مربوط م. ب..
2/30 - روسای واحدهای قضایی در راستای اجرای دستورالعمل و نظارت بر آن موظف به همکاری با حفاظت و اطلاعات می‌باشند.
5/30 - مسئولیت ایجاد امکانات و تامین تجهیزات به منظور حفاظت از اسناد، اطلاعات، ادله، مدارک و پرونده ها از وظایف روسای واحدهای قضایی م. ب..
1/31 - به صورت نوبه‌ای یا حداقل یک نوبت در سال از اقدامات تامینی در جهت حفظ اسناد و مدارک و ادله و اطلاعات، از کلیه دفاتر شعب با هماهنگی روسای مراجع قضایی بازرسی نموده و از نتیجه کار، گزاش تهیه کند.
4/31 - نظارت بر نحوه عملکرد کارکنان و توجیه آنان با همکاری روسای واحدهای قضایی.
بودجه موردنیاز برای اجرای این دستورالعمل ظرف یک ماه از ابلاغ آن، توسط مرکز حفاظت و اطلاعات برآورد و از سوی معاونت اداری- مالی قوه قضائیه تامین و با نظارت حفاظت و اطلاعات در مراجع و واحدهای قضایی مربوط هزینه خواهد شد.
ماده 33 - این دستورالعمل شامل 1 مقدمه و 33 ماده و 3 تبصره در تاریخ 1385/8/21 به تصویب رئیس قوه قضائیه رسیده است.
موارد مرتبط
برای این صفحه موردِ مرتبطی ثبت نشده.