اسناد تکمیلی — در ادامه ی ماده ۲ موافقت نامه

در ادامه ی ماده ۲ موافقت نامه از اسنادی سخن به میان آمده که به اسناد تکمیلی موسوم است. طبق ماده مذکور اسناد تکمیلی که در حین اجرای کار و به منظور اجرای پیمان به پیمانکار ابلاغ میشود یا بین طرفین پیمان مبادله می گردد نیز جزو اسناد و مدارک پیمان به شمار می آید. این اسناد باید در چارچوب اسناد و مدارک پیمان تهیه شود. این اسناد، ممکن است به صورت مشخصات فنی نقشه دستور کار و صورت مجلس باشد. از آنجا که پیمان از عقود مستمر و اجرای عملیات موضوع پیمان مستلزم سپری شدن زمان است که پیمانکار به تدریج طبق برنامه زمان بندی مسئولیت اجرای کار را به عهده دارد لذا در اثنای عملیات اجرایی موضوع پیمان قطعاً مکاتبات و مراسلات متعددی بین طرفین پیمان صورت می گیرد. مثلاً پیمانکار به درستی نقشه ها یا مشخصات فنی ایراد دارد یا کارفرما از پیمانکار می خواهد که صورت وضعیت موقت خ. ر. ب. مهندس … یا پیمانکار در مورد قیمت کارهای جدید با مهندس … یا کارفرما مکاتبه میکند و یا صورت مجلسی بین دو طرف پیمان تهیه و امضا می شود و قس علی هذا. این نامه ها و این اسناد به عنوان اسناد تکمیلی، له یا علیه طرفین پیمان قابل استناد است. اتفاقاً یکی از وظایف مهم طرفهای پیمان مستندسازی از جریان امر و چگونگی روند کار است. اگر اتفاقات واقع شده به درستی و در زمان خود مستند و حفظ و ضبط شود قطعاً حل و فصل امور و مشکلات آتی سهل تر خواهد بود. به ویژه در زمان بروز اختلاف و حل آن، مکاتبات و مراسلات و به طور کلی اسناد تکمیلی می تواند ضامن حفظ حقوق طرفین پیمان باشد.