بر اساس فراز (ب) از بند ۲۸۵ مجموعه بخشنامه های ثبتی روزنامه

بر اساس فراز (ب) از بند ۲۸۵ مجموعه بخشنامه های ثبتی روزنامه ناشر باید آگهی ها را در صفحات اصلی درج کند و به دستور بند ۲۸۶ همان مجموعه باید تاریخ انتشار نوبت اول که مبدأ اعتراض است در نوبت بعدی هم قید شود. طبق بند ۲۸۷ مجموعه مذکور، آگهی های ثبتی در تاریخ های مندرج در آگهی باید در اماکن مربوطه الصاق شود و یک نسخه از آگهی های الصاقی نوبتی و تحدیدی به ادارات دولتی محل اعم از دارایی راه و ترابری منابع طبیعی، آب و برق اوقاف زمین شهری شهرداری تعاون روستایی هیأت های هفت نفره و در مورد ارتش در شهرستانها به پادگان های نظامی و در تهران به اداره مهندسی ارتش ارسال گردد. البته گفته شد که ادارات و ارگانهای مزبور خصوصیتی ندارند تا آگهی های ثبتی فقط برای آنها ارسال شود. بنابراین در هر مورد که اداره ثبت محل موضوع آگهی ها را در ارتباط با حقوق هر یک از وزارتخانه ها سازمانها ارگانها نهادها و به طور کلی دستگاه های دولتی یا وابسته به دولت و نیز اوقاف و شهرداری ها تشخیص داد، ارسال آگهی های ثبتی برای هر یک از مراجع ذیربط الزامی است. اما به رغم همه نظارت ها و مراقبت ها وقوع اشتباه در متن آگهی های نوبتی و تحدیدی و همچنین در نحوه انتشار آنها امری محتمل است. بر این اساس بند ۲۸۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی ادارات ثبت را مکلف میکند چنانچه در انتشار آگهی های نوبتی با اشتباهی برخورد نمایند مراتب را در پرونده مربوطه قید نمایند و در پاسخ به کلیه استعلامات دفاتر اسناد رسمی و بانک ها ضمن اعلام جریان ثبتی اشتباه مزبور را یادآوری کنند و در صورتی که رفع آن در حدود اختیارات تفویضی باشد در محدوده اختیارات مزبور اقدام نمایند. در غیر این صورت موضوع را جهت طرح در هیأت نظارت به اداره کل ثبت استان گزارش کنند. ضمناً چنانچه اشتباه ناشی از عمل روزنامه باشد، حق الدرج آن را کسر و در غیر این صورت تخلف متصدی مربوطه را جهت پیگرد اعلام نمایند. در این مورد نیز تذکر وقوع اشتباه، خاص پاسخ به استعلامات دفاتر اسناد رسمی و بانکها نیست و در هر مورد که اداره ثبت جریان ثبتی ملک مورد نظر را تهیه و برای مراجع ذیربط ارسال میکند باید وقوع اشتباه را به نحو دقیق اطلاع دهد. بند ۳۸۴ همان مجموعه در این باره می گوید چون مبدأ اعتراض به تقاضای ثبت از تاریخ اولین آگهی نوبتی است، لذا چنانچه ادارات ثبت بعد از نشر اولین آگهی نوبتی با اشتباهی برخورد نمایند، دستور تصحیح در نوبت های بعدی صحیح نبوده و در رفع اشتباه نیز بی اثر است. در این قبیل پرونده ها با تهیه گزارش نظر هیأت نظارت را جلب کنید.