دفتر بازرسی و پاسخگویی به شکایات — از طرفی باید توجه داشت که ادارات

ثبت اسناد و ثبت املاک و اجرای مفاد اسناد رسمی در شمار مهم ترین و حساس ترین صلاحیت ها و مأموریت های دولت در معنی و مفهوم عام به شمار می آید. به عبارت دیگر قواعد آمره مربوط به حقوق ثبت نظارت و دخالت مستمر مراجع ذیربط را ایجاب می نماید. بنابراین، علاوه بر دخالت در امر تثبیت مالکیت نظارت بر فرآیند ثبت اسناد و املاک نیز ضروری به نظر می رسد. اما باید قائل شد که سازمان ثبت کشور افزون بر دخالت در امر تثبیت مالکیت در امر نسبت به سایر مراجع قانونی اولی است. زیرا اولاً، از کارشناسان خبره و بصیر و مجرب در امور مختلف ثبتی سود می برد که سایر دستگاه های نظارتی از آن بی بهره اند. ثانیاً، سازمان ثبت امکان اصلاح امور مربوط به مجموعه تحت مدیریت خود را بیش از سایر مراجع دارد. بدیهی است الویت موصوف با این مهم منافاتی ندارد که اگر سازمان ثبت تخلف یا جرمی را از نیروهای خود به اعتبار مأموریت و موقعیت شغلی آنها مشاهده نمود موضوع را به مراجع ذیصلاح جهت رسیدگی و احیاناً تعقیب متهم، گزارش نماید. مرجع نظارت موصوف در سازمان ثبت دفتر بازرسی و پاسخگویی به شکایات است که مانند دفتر حقوقی و امور بین الملل مستقیماً زیر نظر رئیس سازمان فعالیت می کند. این دفتر از صلاحیت های عمده و مؤثری برخوردار است که نه تنها ادارات ثبت و سایر بخش های سازمان را شامل می شود، بلکه حتی عملکرد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق در سراسر کشور را نیز نظارت و ممیزی می نماید. مسئولین و متصدیان امر در دفتر مزبور نه تنها باید به امور املاک و امور اسناد مسلط باشند، بلکه لازم است در امور مربوط به اجرای اسناد رسمی، ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجارتی و مالکیت صنعتی و امور اداری و مالی و حسابداری نیز اشراف و آگاهی کافی را داشته باشند تا در صورت نیاز دقت و نظارت لازم را در حل مسائل و مشکلات اعمال نمایند. از طرفی باید توجه داشت که ادارات ثبت و بخشهای دیگر ثبتی از دستگاه های حقوقی کشور محسوب میشوند و به همین لحاظ طبیعی است که بخش عظیمی از مراجعین واحدهای ثبتی به هر دلیل ناراضی باشند. تجربه ثابت کرده که تعداد مراجعین ناراضی همواره چندین برابر مراجعین راضی است. بنابراین ایجاب میکند که کارشناسان دفتر بازرسی و پاسخگویی به شکایات بر مبنای تخصص خود در هر یک از بخش های مذکور، اشتغال داشته باشند. دفتر بازرسی و پاسخگویی به شکایات خود شامل دو گروه بازرسی و گروه پیگیری و نظارت است. اهم صلاحیت های دفتر مذکور به این شرح م. ب.. تنظیم و اجرای برنامه های بازرسی به صورت موردی و یا دوره ای و نظارت بر فعالیت ادارات و واحدهای تابعه سازمان ثبت و کلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق در سراسر کشور، فراهم آوردن زمینه های مناسب در امر نظارت مستمر ریاست سازمان بر طرز کار و اخلاق و رفتار و تعهد و تقوای کلیه کارکنان شاغل سازمان و سر دفتران و دفتر یاران و کارکنان کشور نظارت مستمر و اصولی بر فعالیت و عملکرد کمی و کیفی ادارات کل و سایر واحدهای ثبتی و تابعه آنها در چهارچوب وظایف مربوطه و تهیه گزارش های لازم حسب مورد به ریاست سازمان و پیگیری امر تا حصول نتیجه نهایی اعزام بازرس یا هیأت بازرسان به ادارات کل ثبت استانها و تابعه آنها و تهیه گزارش لازم با اظهار نظر صریح نسبت به موارد بازرسی شده رسیدگی و اظهار نظر نسبت به شکواییه های واصله به سازمان ثبت کشور در موارد مختلف اعم از امور ثبت املاک و ثبت اسناد و اجرای مفاد اسناد رسمی و ثبت شرکت ها و امور اداری و مالی و امور مربوط به سطح کشور رسیدگی به موارد ارجاع شده از طریق سازمان بازرسی کل کشور و سایر مراجع و مقامات ذیصلاح و صدور پاسخ به مراجع مذکور و پیگیری لازم تا حصول نتیجه نهایی و صدور پاسخ به منظور اطلاع شاکی از نتیجه رسیدگی های به عمل آمده گردآوری آمار شکایات واصله و تجزیه و تحلیل آنها و همچنین بررسی نتایج حاصل از انجام بازرسی ها و رسیدگی به شکایات به منظور تعیین و تشخیص به موقع نارضایتی های ناشی از چگونگی عملکرد ادارات و مسئولین و مأمورین ذیربط و اعلام به موقع به واحدهای مربوطه تهیه گزارش و ارائه پیشنهادهای لازم در مورد نارسایی های موجود در قوانین و آیین نامه ها و یا روشهای مورد عمل در واحدها و بخش های مختلف سازمان ثبت تعیین ضوابط و معیارها و خط مشی های اجرایی لازم به منظور بازرسی و رسیدگی به شکایات رسیده به سازمان ثبت نظارت و ارزیابی فعالیت و عملکرد ادارات ثبت در خصوص بازرسی آنها از دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی خود طبق ماده ۷۳ قانون دفاتر اسناد رسمی بررسی عملکرد ادارات کل سازمان ثبت اعم از ستادی و استانی و واحدهای تابعه آنها و کسب اطلاعات مورد نیاز در جهت کشف علل و عوامل نارسایی های موجود انجام بررسی های لازم به منظور تشخیص موانع و مشکلات موجود و شناخت عوامل مؤثر در پیشبرد اهداف سازمان و تهیه گزارش و ارائه پیشنهادهای مقتضی در این زمینه به ریاست سازمان ثبت و در صورت لزوم انعکاس تصمیمات اتخاذ شده به ادارات کل ثبت در سراسر کشور