قواعد اداری حاکم بر دفترخانه مبحث اول نحوه تنظیم و ثبت اسناد — الف از طریق سامانه اثر انگشت آنها

تبصره ۱ چنانچه فرد به نمایندگی از شخص حقوقی سند را امضا می کند سمت امضا کننده قید میشود. تبصره ۲ در مورد افراد خارجی شماره گذرنامه یا کارت آمایش ماده ۳۲ با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه، ارائه هرگونه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه های کاربری دفاتر اسناد رسمی است، منوط به ثبت نام در سامانه ثبت نام الکترونیکی ثنا) و اخذ تصدیق الکترونیکی است. تبصره ۱- منظور از تصدیق الکترونیکی درج کد ارسالی به شماره تلفن همراه اعلامی شخص در سامانه ثنا و اپلیکیشن عدالت همراه، در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه های کاربری دفاتر اسناد رسمی است. تبصره ۲ اسناد مستثنی از حکم این ماده به موجب شیوه نامه ای تعیین می شود که ظرف شش ماه از تصویب این آیین نامه به تصویب رئیس سازمان خواهد رسید. ماده ۳۳ کلیه اسناد در سامانه ثبت آنی تنظیم و در دفتر الکترونیک ثبت و بر روی اوراق A4 سفید چاپ میگردد. سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و به امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آنها در دفتر الزامی است، مطابق مقررات در نسخه مذکور اخذ کند و این نسخه را پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور نماید. اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف است اقدامات زیر را معمول دارد. الف از طریق سامانه اثر انگشت آنها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک و اثر انگشت دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفتر خانه ممهور و نسخ اشخاص ذیربط را به آنان - مفاد اسناد و قوانین و مقررات مرتبط به طرف یا طرفین معامله را حسین امضاء اسناد به طرفین تفیهم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت از مفاد سند مطلع شدم درج و به امضاء آنها برساند. پ - ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید به نحوی که حداقل یک سال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد. تبصره - قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور که موجب بروز خسارت به هر یک از طرفین شود، موجب مسئولیت خواهد بود. ماده ۳۵ پس از تنظیم سند نقل و انتقال املاک و ثبت نهایی در دفاتر و ارسال الکترونیکی به ادارات ثبت، سند تک برگ در ادارات مذکور صادر می شود. سازمان می تواند چاپ سند و تحویل آن با اخذ رسید به صاحب سند ی. ن. ق. را به سردفتر تفویض نماید. نحوه اجرای این ماده به موجب دستورالعملی است که ظرف ماه از تاریخ ابلاغ این آیین نامه توسط رئیس سازمان تهیه و تصویب می گردد. تبصره - سردفتران مکلفند دفاتر دفترخانه تحت تصدی خود را ظرف یک سال مطابق شیوه نامه ای که توسط سازمان تهیه میشود، اسکن و داده آمایی کنند. ماده ۳۶ سردفتر مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته های مالی یعنی نوشته هایی که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضا کننده، تعهد یا ضمانت شده و یا آنکه موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیر منقول و یا سهام شرکتهای ثبت شده است، نخواهد بود. تبصره - سردفتر مکلف است نسخه گواهی امضاهایی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه در قالب سند قابل حمل (PDF) دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه در قالب فایل الکترونیکی ذخیره و نگهداری نماید.