(۱) موافقتنامه (۲) شرایط (۳) مدارک الحاقی — پس پیمان را ب

پس پیمان را ب. ت. ب. مراتب فوق می توان چنین تعریف کرد : توافقی که به همراه شرایط و مدارک الحاقی در یک مجموعه غیر قابل تفکیک بین کارفرما و پیمانکار منعقد میگردد، پیمان نامیده میشود .» ۱ - شرح حقوقی پیمان ابراهیم اسماعیلی هریسی صفحه ۲۱ . اهمیت اسناد و مدارک موضوعی نیست که بتوان در مورد آن به سادگی و در چند سطر توضیح داد، این بحث از زوایای مختلفی قابل بررسی و تأمل است. از دیدگاهی خاص می توان گفت: در زندگی امروز اسناد و مدارک قراردادها اوراق بهادار نامه ها و نوشته ها از مهمترین ارکان فعالیت های مختلف اقتصادی اجتماعی فرهنگی و سیاسی به شمار می آیند. بطور مثال مالکیت بر منازل زمینها کارخانجات اتومبیل و ماشین آلات به وسیله چند برگ سند مشخص می شود، با درج چند کلمه و رقم بر روی اوراقی نظیر چک وجهی معادل سالها تلاش و کوشش انسانها مبادله میشود، با نامه اداری به اشخاص حقیقی یا حقوقی مجوز ورود و خروج کالاهای مورد نیاز هزاران نفر اعطاء می گردد، با یک سند بین کشورها، تفاهم نامه منعقد میشود، احکام قضایی بر اساس نوشته ها و حکم قاضی به اجرا در می آید و... همانگونه که ملاحظه می شود با اندکی تأمل مثال های متعددی در این مورد می توان بیان کرد که همگی دارای یک وجه مشترک می باشند و آن به کار بردن سند است. مطابق ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی سند عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. این تعریف به روشنی اظهار می دارد که سند قطعاً باید مکتوب باشد تا بتوان آن را از بعد قانونی مورد بررسی قرارداد. در مورد اهمیت نوشته ها و مکتوبات می توان به طولانی ترین آیه کتاب آسمانی دین مبین اسلام در این زمینه اشاره کرد. ۱ - مکاتبه به یکدیگر نامه نوشتن نامه نگاری فرهنگ معین. ۲ - آیه ۲۸۲ سوره بقره ای مؤمنان اگر وامی یا معامله نسیه ای انجام دادید که سر رسید معینی داشت آن را بنویسید ؛ و باید نویسنده ای در میان شما دادگرانه آن را بنویسد و هیچ نویسنده ای نباید از نوشتن آن سر باز زند، چنانکه و به شکرانه آنکه خداوند او را آموزش داده است باید کسی که وام بر عهده اوست املا کند و او نویسنده بنویسد و از خداوند جهان پروردگارش پرواکند و چیزی از آن فرو نگذارد و اگر کسی که وام بر عهده اوست کم خرد یا ناتوان باشد، یا املا کردن نتواند باید ولی او عادلانه املا کند؛ و دو شاهد از مردان خودتان مسلمانان را بر آن گواه بگیرید، و اگر دو مرد نبود، یک مرد و دو زن گواهانی که می پسندید انتخاب کنید، که اگر یکی از آنها فراموش کرد، آن دیگری به یادش آورد و گواهان چون برای ادای گواهی خوانده شوند، سر باز نزنند و ملول نشوید از اینکه آن را چه خرد باشد همچنین اهمیت اسناد و مدارک خاصی که در تعریف پیمان آمده به اندازه ای است که در مورد آنها می توان گفت، این اسناد و مدارک هستند که پیمان را به وجود می آورند و بدون آنها پیمان معنایی ندارد، به عبارتی دیگر پیمان به مثابه جسمی است که اسناد و مدارک روح و حیات را در آن میدمند. پیمان با ابلاغ آن رسماً آغاز می شود و با مکاتبات و سایر اسناد و مدارک سیر تکاملی را تا انتها طی می کند؛ بدون مکاتبه پیمان نه منعقد می شود و نه پایان می پذیرد. اما با وجود نقش و اهمیت اسناد مدارک و مکاتبات در پیمان باید گفت که متاسفانه بسیاری از پیمانکاران، مشاوران و کارفرمایان به این موضوع توجه چندانی نداشته و به همین دلیل ضررهای جبران ناپذیری را متحمل می شوند .