آیین‌نامه های بند 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و مواد 14 - 17 - 19 - 20 - 24 - 28 - 37 و 53 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتر یاران مصوب تیرماه 1354

( ) - ر تصدیق اجتهاد صادره از مراجع مسلم باید نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و تاریخ تولد ذینفع با حروف قید و صحت صدور آن به تائید شورای عالی قضایی رسیده باشد.

به تصدیقاتی که دلالت صریح بر اجتهاد ندارد و یا حاکی از مراتبی از تحصیلات باشد ترتیب اثر داده نمیشود.

( ) : سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای انتخاب سردفتر اسناد رسمی در شهریورماه هر سال طی آگهی در یکی از روزنامه های کثیر‌الانتشار مرکز مراتب را به اطلاع متقاضیان خواهد رسانید. متقاضیان واجد شرایط مکلفند تا آخر مهرماه تقاضای خ. ر. ب. سازمان ثبت یا اداره ثبت محل تسلیم دارند و حداکثر تا پایان آذرماه هر سال از کلیه داوطلبان واجد شرایط به وسیله هیات منتخب به پیشنهاد سازمان و تصویب شورای عالی قضایی ثبت به نحو مقتضی اختیار به عمل خواهد آمد و سپس تعداد لازم را از بین داوطلبان مذکور انتخاب خواهد نمود.

1 - هر یک از سردفتران مذکور در تبصره دوم ماده ششم قانون دفاتر اسناد رسمی هر موقع خود را واجد یکی از شرایط مذکور در ماده 6 تشخیص دهد میتواند تقاضای تطبیق وضع خود را با ارسال مدارک لازم به ثبت محل یا سازمان ثبت اسناد و املاک در مرکز تسلیم کند باین تقاضاها بدون رعایت تشریفات مذکور در ماده 3 این آیین نامه رسیدگی و ابلاغ لازم صادر خواهد شد. 2- در مورد دفتریارانی که بر اساس قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و نظامنامه آن و قبل از قانون فعلی دفاتر اسناد رسمی بسردفتری مرفع شده ولی عملا بسردفتری اشتغال نیافته اند با رعایت مهلت مقرر در ماده 8 قانون در صورت وجود محل میتوان آنان را به تصدی دفترخانه ای که متناسب با درجه آنان باشد انتخاب کرد. در صورتی که درجه این قبیل سردفتران کمتر از درجه یک باشد تصدی آنان در دفترخانه های درجه یک منوط به احراز یکی از شرایط مندرج در ماده 6 قانون دفاتر اسناد رسمی و صدور ابلاغ برای آنان هست.

( ) : دفتریاری که به موجب ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی پیشنهاد میشود هرگاه سابقه دفتریاری نداشته باشد و یا سابقه او در دفتریاری اول یا دوم کمتر از یک سال باشد هیئتی که از طرف سازمان ثبت تعیین میشود از فرد پیشنهاد شده به نحو مقتضی امتحان و مصاحبه به عمل آورده و در صورت پذیرفته شدن در امتحان و تشخیص شایستگی با رعایت ماده 7 قانون دفاتر اسناد رسمی ابلاغ نامبرده از طرف سازمان ثبت صادر خواهد شد.

( ) : کفیل دفترخانه ای که سردفتر آن فوت یا به انفصال دائم محکوم یاغیبت غیرموجه دارد حق تنظیم و ثبت سند جدید در دفاتر مورد کفالت را ندارد و تکمیل اسناد ناقص نیز موکول به کسب اجازه از ثبت محل خواهد بود.

سوگندنامه مندرج در ماده 16 قانون دفاتر اسناد رسمی به شرح ذیل است: (اینجانب امضا کننده ذیل خداوند را شاهد اعمال خود گرفته و سوگند یاد میکنم که قوانین و نظامات کشور ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط به دفاتر اسناد رسمی را محترم شمرده در کمال بیطرفی و پاکدامنی بوظایف مرجوعه قیام و اقدام نمایم).

( ) : مراسم سوگند با حضور رئیس سازمان ثبت و معاونین او و رئیس یا هیات مدیره کانون سردفتران و مدیرکل امور اسناد و سردفتران و معاون او یا در صورت اقتضا با حضور یکی از مقامات نامبرده در فوق به عمل خواهد آمد.

1- شروع به کار سردفتران و دفتریاران منوط به معرفی ضامن م. ب. و این کار باید به موجب سند رسمی انجام گیرد. 2- مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر 500000 ریال و در مورد دفتریاران اول و دوم 250000 ریال است. 3- مشمولین این ماده میتوانند به جای معرفی ضامن برابر مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا تضمین بانکی مبادرت کنند. 4- ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت بانکی برای جبران خسارت وارده باشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت محکومیتهای نقدی دادگاه انتظامی است و این موضوع باید در سند تصریح شود. 5- تبدیل تضمین جایز است.

در صورتی که مال غیرمنقول مورد وثیقه به مناسبت اجراء ماده 9 کلا یا بعضاً بمصرف برسد و یا به جهتی از جهات از اعتبار و یا ارزش خود بیفتد سردفتر یا دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یکماه تضمین خود را تجدید نماید والا اجازه اشتغال از او سلب خواهد شد.

دفترخانه ها باید دارای دفاتر ذیل باشند: 1- یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمب شده و اسناد در آن ثبت میشود. 2- دفتر راهنما که متضمن اسامی متعاملین و نوع سند و شماره و تاریخ سند خواهد بود. 3- دفتر درآمد که به منظور ثبت کلیه وجوهی است که به منظور ثبت سند مقرر است و شماره قبض هزینه های مزبور در آن قید میشود. این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمب خواهد شد. 4- دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامه اجرایی و خلاصه معاملات. 5- دفتر ابوابجمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار. 6- دفتر گواهی امضاء.

( ) - 1 - دفاتر گواهی امضا مکلفند رونوشت یا فتوکپی سند گواهی شده را بهزینه متقاضی دریافت و نگاهداری نمایند. 2 - دفاتر مجاز به تصدیق صحت امضا نوشته های مالی نیستند، مقصود از نوشته های مالی نوشته هائیست که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضا کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آنکه موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکت های ثبت شده باشد. 3 - در مورد تصدیق صحت امضا مواد 64 و 66 و 67 قانون ثبت اسناد و املاک لازم الرعایه است.

( ) - در موارد مرخصی و معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی منطقه تعیین میگردد.

( ) - 1 - میزان مرخصی سالانه سردفتر یا دفتریار یکماه است. 2 - ابلاغ مرخصی سردفتر و دفتریار در منطقه ثبتی تهران از طرف سازمان ثبت و در سایر مناطق ثبتی از سوی مدیرکل ثبت منطقه صادر میگردد. صدور ابلاغ مزبور موکول به درخواست متقاضی و موافقت رئیس واحد ثبتی محل است. 3 - در صورتی که سردفتر یا دفتریار از مرخصی سالانه خود استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره میشود و میتواند از مجموع آنها به شرط آنکه از چهار ماه تجاوز نکند یکجا یا بدفعات استفاده کند. در این صورت صدور ابلاغ منوط به پیشنهاد واحد ثبتی و موافقت ثبت منطقه یا سازمان ثبت م. ب..

در صورتی که سردفتر یا دفتریار به لحاظ عارضه بیماری قادر بانجام وظیفه نباشد باید با ارسال گواهی پزشک معالج بواحد ثبتی محل درخواست مرخصی استعلاجی نماید. در صورتی که مدت بیماری بیش از یکماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی منوط بگواهی هیات پزشکی به انتخاب سازمان ثبت خواهد بود.

صدور ابلاغ مرخصی فقط برای خروج از کشور موکول باعلام نتیجه بازرسی دفترخانه و ارائه گواهی تصفیه حساب است مگر در موارد ضروری که در این صورت سازمان ثبت باید با اخذ ضامن یا تضمین کافی اقدام به صدور ابلاغ مرخصی نماید.

دفتریار کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل م. ب. و تعیین وی با واحد ثبت محل است.

در نقاطی که دفترخانه منحصر باشد و دفتریار واجد شرایط نباشد دفاتر تحویل رئیس ثبت محل یا یکی از کارمندان به تعیین رئیس ثبت محل میشود.

جز در موارد تنظیم سند جدید و تکمیل سند ناقص و گواهی امضا و فسخ سند در سایر موارد انجام امور دفترخانه در زمان تعطیل آن به عهده اداره ثبت است.

رسیدگی مقدماتی در اطراف شکایات واصل با تحقیق در دفترخانه و تنظیم صورتمجلس در محل آغاز میگردد. مامور تحقیق ضمن ارسال صورتمجلس تنظیم شده گزارش ماموریت خود را برای صدور دستور مقتضی باداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال میدارد.

در موردی که گزارشهای واصل علیه سردفتران و دفتریاران حاکی از وقوع تخلف باشد هرگاه تحقیقات انجام شده برای اخذ تصمیم کافی و وقوع تخلف به نظر اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محرز باشد آن اداره پرونده را در تهران نزد دادستان انتظامی سردفتران و در مناطق ثبت نزد کسیکه وظایف دادستان انتظامی را در محل انجام میدهد ارسال می دارد.

هرگاه تحقیقات انجام شده کافی نباشد و نیز در مورد شکایات واصل علیه سردفتران و دفتریاران اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور وسیله یکی از مامورین خود یا سایر مامورین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا ثبت محل تحقیقات لازم را انجام میدهد. در صورتی که وقوع تخلف به نظر آن اداره محرز بود بتکلیف مقرر در قسمت اخیر ماده 21 عمل میشود.

دادستان انتظامی در صورتی که نقصی در پرونده ملاحظه نکند به تنظیم کیفرخواست مبادرت مینماید در غیر این صورت پس از رفع نقص وسیله اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک بتکلیف مزبور عمل میکند. در کیفرخواست باید علاوه بر مشخصات کامل متخلف جریان وقوع تخلف و مواد مورد استناد تصریح گردد.

کیفرخواست وسیله مامور ابلاغ ثبت محل به متخلف ابلاغ میشود ترتیب ابلاغ کیفرخواست و دادنامه و سایر اخطارات بر اساس مقررات آیین دادرسی مدنی م. ب..

1 - مدت پاسخ متخلف به کیفرخواست ده روز از تاریخ ابلاغ م. ب.. این مهلت بتقاضای متخلف و تصویب مدیرکل منطقه ثبت و در تهران با تصویب مدیرکل امور اسناد یکبار برای ده روز قابل تمدید است. 2- متخلف در پاسخ کیفرخواست باید کلیه دلایل و اسنادی را که حاکی از برائت خود میداند همراه لایحه به ثبت محل باداره کل امور اسناد سازمان ثبت تسلیم کند.

هرگاه ضمن رسیدگی مقدماتی موضوع رسیدگی بزه تشخیص شود مراتب با تصریح جهات امر بمرجع صالح قضایی اعلام میشود. در صورتی که مرجع صالح قضایی موضوع را بزه تشخیص ندهد اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک، مورد را از جهت تخلف انتظامی با توجه بمقررات مربوط مورد رسیدگی قرار خواهد داد. در این صورت تخلف انتظامی تا ابلاغ حکم قطعی مراجع قضایی مشمول مرور زمان نخواهد شد.

1 - حکم دادگاه انتظامی به متخلف و دادستان ابلاغ میشود. 2- در صورتی که حکم مبنی بر محکومیت متخلف بمجازاتهای انتظامی درجه 3 و بالاتر از آن باشد متخلف میتواند ظرف مدت ده روز نسبت بآن به دادگاه تجدیدنظر انتظامی شکایت کند. این شکایت به دادگاه بدوی انتظامی تسلیم میشود. دادگاه اخیرالذکر پرونده را همراه شکایت مزبور به دادگاه تجدیدنظر انتظامی ارسال میدارد. 3 - مدت شکایت دادستان نیز نسبت به حکم صادره ده روز از تاریخ ابلاغ است.

( ) - در مورد اعضای دادگاه بدوی انتظامی و تجدیدنظر و دادستان و دادیاران و اعضاء علی البدل موارد بر همان است که در بندهای 1 و 2 و 3 و 4 و 5 و 6 ماده 208 قانون آیین دادرسی مدنی پیش بینی شده است.

( ) - الف ( ) - تخلفات ذیل موجب توبیخ کتبی با درج در پرونده است: 1 - تاخیر در پرداخت وجوه عمومی در صورتی که زائد بر یک هفته نباشد در صورت تاخیر زائد بر یک هفته به مجازات مقرر در بند ب و در صورت تاخیر زائد بر پانزده روز متخلف و به مجازات مقرر در بند ج این ماده محکوم خواهد شد. 2 - تاخیر در ارسال آمار به مراجع مربوطه و درصورت تکرار به مجازات مقرر در بند ب محکوم خواهد شد. 3 - عدم رعایت حضور در دفترخانه در ساعات مقرر و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند ب محکوم خواهد شد. 4 - اهمال در نظارت بر امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند ب و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند ج محکوم خواهد شد. 5 - تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند ب و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند ج محکوم خواهد شد. 6 - رفتار خارج از نزاکت با همکاران یا ارباب رجوع برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند ب و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند ج محکوم خواهد شد. ب ( ) - تخلفات ذیل موجب جریمه از پنجهزار ریال تا پنجاه هزار ریال است: 1 - غیبت غیرمجاز یا غیرموجه تا مدت سه روز و بیش از آن به مجازات مقرر در بند ج محکوم خواهد شد. 2 - تاخیر در ارسال خلاصه معامله و اطلاع نامه فسخی و رونوشت تقسیمنامه و اطلاعنامه نکاح و طلاق به اداره ثبت احوال. 3 - خودداری غیرموجه از صدور اجراییه و یا صدور اجراییه به صورت ناقص به نحوی که موجب تاخیر در کار شود. 4 - عدم رعایت مواد مربوطه به تشکیلات دفترخانه. 5 - قصور در تبدیل قبوض سپرده و حواله آن به صندوق ثبت. 6 - امتناع از ثبت واقعه ازدواج و طلاق و ثبت سند هر چند دلیل امتناع کتباً به متقاضی اعلام شده باشد ولی موضوع از مسائل نظری نبوده واقعاً باید سند تنظیم میشده. 7 - خودداری از تسلیم رونوشت و مدارک به اشخاص که حق دریافت آنها را دارند و یا تسلیم آنها به اشخاصیکه حق دریافت آنها را ندارند. 8 - وصول حق التحریر بیش از تعرفه مصوب برای بار اول. ج ( ) - تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از سه ماه الی شش ماه است: 1 - کسر پرداختی در صورتی که ب. ت. ب. موازین آن عرفاً اشتباه محاسبه تلقی نشود. 2 - بردن دفتر اسناد رسمی برای ثبت سند به خارج از محل دفترخانه بدون مجوز قانونی. 3 - ثبت سند در خارج از حوزه مقرر برای دفترخانه های اسناد رسمی و ازدواج و طلاق. 4 - امتناع از ارسال خلاصه معامله و اطلاعنامه فسخی و رونوشت تقسیم نامه. 5 - امتناع از ارسال آمار. 6 - تقصیر در تبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن بصندوق ثبت در صورت احراز سوء نیت. 7 - ثبت سند بدون استعلام از ثبت در مواردی که تکلیف به استعلام دارد. 8 - تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه ها و دستورالعمل ها. 9 - امتناع از معرفی دفتریار مورد قبول سازمان ثبت ظرف مهلت معقولی که ثبت محل تعیین مینماید. 10 - عدم قید حقوق دولتی و حق التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی. 11 - تمرد از اجرای دستورات صادره و خودداری از قبول کفالت دفاتر دیگر در مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف میشود. 12- تکرار تخلف وصول حق التحریر بیش از تعرفه مصوب. د ( ) - تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از شش ماه تا دو سال است: 1 - امتناع از پرداخت وجوه عمومی با صدور اخطار لازم و دادن مهلت معقول وسیله واحد ثبتی یا سازمان ثبت اسناد و املاک کشور. 2 - امتناع از ثبت سند در صورتی که کتباً دلیل امتناع را به متقاضی تسلیم نکند و یا نوشته فاقد دلیل باشد. 3 - تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه ها و دستور‌العمل ها بیش از یک بار. 4 - عدم قید حقوق دولتی و حق التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی در صورت تکرار. 5 - دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار متخلف به مجازات مقرر در بند ه این ماده محکوم خواهد شد. 6 - عدم مخالفت کفیل دفترخانه از دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به سازمان ثبت اسناد و ثبت محل برای بار اول و در صورت تکرار متخلف به مجازات مقرر در بند ه این ماده محکوم خواهد شد. ه ( ) - تخلفات ذیل موجب انفصال دائم: 1 ( ) - قصور یا تقصیری که منتهی به ثبت سند معارض گردد.

1 - محل دفترخانه با انتخاب و موافقت اداره ثبت محل با رعایت فواصل مناسب تعیین میشود. 2- ساعات کار دفترخانه بتناسب فصول از طرف اداره ثبت محل تعیین و به دفترخانه ابلاغ میشود. 3- دفترخانه باید متناسب حجم کار خود علاوه بر اتاقهای کافی برای استقرار سردفتر و دفتریار و کارکنان دفترخانه، محلی برای بایگانی منظم اسناد و اوراق خود داشته باشد.

سهمیه دفتریار از محل درآمد حق الثبت تا ششصد ریال تمام آن و از ششصد ریال تا بیست هزار ریال دوسوم درآمد مزبور م. ب. و بقیه سهم سردفتر خواهد بود. و درآمد بیش از بیست هزار ریال در اختیار سردفتر م. ب. تا به ترتیبی که مقتضی بداند بر اساس لیستی که تنظیم میکند برای کمک و اعاشه بکارکنان دفترخانه پرداخت نماید.

هرگاه دفتریار زائد بر یکنفر باشد حقوق او به عهده سردفتر است. وزیر دادگستری - صادق احمدی