🔒آیین‌نامه مالی و معاملاتی دانشگاه ها و دانشکده های علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی کشور

امور مالی و معاملاتی دانشگاه/دانشکده مستقل علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی/ انستیتو پاستور و مراکز تحقیقاتی مستقل و دانشگاه علوم بهزیستی و توانبخشی که منبعد موسسه نامیده می‌شوند بر اساس این آیین‌نامه انجام خواهدشد.

موسسه شامل ستاد وکلیه واحدهای اجرایی تابعه منطبق با تشکیلات مصوب (دانشکده ها مراکز آموزشی، بهداشتی، درمانی و پژوهشی و نظایر آن ) است که هر واحد عهده دار اجرای قسمتی از برنامه های موسسه می باشد.

سال مالی موسسه از اول فروردین ماه هر سال شروع و در آخر اسفند ماه همان سال پایان می یابد.

مدیرامور مالی موسسه مکلف است با رعایت مقررات مربوطه تا پایان تیرماه سال بعد صورتحساب دریافت و پرداخت و صورتهای مالی هر سال را تهیه و تنظیم نموده و با امضاء خود و رئیس موسسه یا مقام مجاز از طرف ایشان جهت تصویب به هیات امنا ارائه نماید.

کلیه اسناد و اوراق تعهدآور مالی( از جمله: چک ،سفته، وموارد مشابه) و همچنین قراردادهای موسسه بر اساس قوانین و مقررات مربوطه با امضاء رئیس موسسه (یا مقامات مجاز از طرف ایشان) و مدیر مالی موسسه (یا مقام مجاز از طرف ایشان ) معتبر خواهدبود.

موسسه از طریق خزانه یا خزانه معین در استان یک فقره حساب اصلی به منظور استفاده از اعتبارات و وجوه مصوب در قوانین بودجه سالیانه نزد بانکهای مجاز افتتاح می نماید و موسسه می تواند در خصوص افتتاح سایرحسابهای مورد نیاز برای پرداخت و یا ادامه استفاده از حسابهای پرداخت موجود با رعایت مقررات این آیین نامه بدون اخذ مجوز از خزانه راسا اقدام نماید.

به منظور تمرکز در آمدهای اختصاصی ، موسسه و واحدهای اجرایی تابعه آن می تواند به تعداد مورد نیاز حسابهای بانکی غیر قابل برداشت در بانکهای مجاز کشور با ملحوظ داشتن مفاد ماده( 6 ) این آیین نامه ( از طریق خزانه یا خزانه معین استانها ) افتتاح کنند. موسسه و واحدهای اجرایی تابعه موظفند درآمدهای اختصاصی خود را به این حساب ها واریز نموده و خزانه یا خزانه معین عینا آنرا عودت خواهد داد.

به منظور تمرکز وجوهی که به عنوان سپرده وجه الضمان وثیقه ودیعه و یا نظایر آن دریافت می‌شود، حساب بانکی خاصی توسط موسسه در یکی از بانکهای مجاز کشور افتتاح می‌گردد. واحدهای اجرایی مکلفند وجوهی را که تحت عناوین فوق دریافت می دارند به این حساب واریز نمایند. برداشت از حساب فوق فقط به منظور استرداد وجوه فوق الذکر به واریز کننده یا ضبط آن به نفع موسسه با رعایت مفاد آیین‌نامه مربوطه خواهدبود.

مدیر امور مالی ( خزانه دار ) به مدت چهار سال از بین کارشناسان واجد صلاحیت رشته های امور مالی با حداقل چهار سال تجربه حرفه ای و اجرائی به پیشنهاد معاون پشتیبانی و تایید رئیس موسسه با تصویب هیئت امنا و ابلاغ رئیس موسسه به منظور اعمال نظارت و تامین هماهنگی لازم بر اساس مفاد این آیین نامه انتخاب و به این سمت جهت انجام وظایف مشروح زیر منصوب می شود : 1- تهیه و تدوین صورتهای مالی موسسه از طریق نظارت مستمر بر عملیات امور مالی و محاسباتی و نگهداری و تنظیم حسابها بر طبق این آیین نامه و مقررات حاکم بر تحریر دفاتر و ضوابط مربوطه و صحت و سلامت آنها و تهیه گزارشات موردی مدیریت. 2- هماهنگی در اجرای قوانین و مقررات حاکم بر عملیات مالی موسسه و حفظ و حراست از اسناد و دفاتر مالی 3- تبادل اطلاعات مالی موسسه حسب مورد با دستگاه های نظارتی قانونی با هماهنگی مقام مسئول موسسه 4- نگهداری و تحویل و تحول وجوه نقد ینه ها و سپرده ها و اوراق بهادارو پیگیری و نظارت مستمر بر وصول به موقع درآمد های موسسه 5- نظارت برعملکرد مالی رییس امور مالی واحد های اجرایی تابعه و واحدهای وابسته 6- شناسایی و نگهداری حساب مقداری و ریالی اموال، ماشین آلات و تجهیزات و دارائی های موسسه 7- اطلاع و کنترل کلیه تفویض اختیارات جهت امضاء های مجاز در مصرف منابع و فراهم نمودن شرایط هماهنگی بین آنان. 8- اجرای کدینگ (طبقه بندی ) حسابها ، بر اساس شکل متحد ، به منظور ایجاد وحدت رویه و قابلیت مقایسه گزارشات مالی بین موسسات پس از تصویب رئیس هیئت امنا. 9- اجرای آن بخش از عملیات مالی موسسه که در چارچوب بودجه تفصیلی مصوب هیئت امنا بر عهده مدیرامور مالی میباشد.

به منظور دستیابی به قیمت تمام شده عملیات اجرایی، موسسه می‌تواند به تعداد واحدهای اجرایی خود عملیات مالی مجزا ایجاد نموده و صورتهای مالی مستقل جهت آن واحدها تهیه نماید.

رئیس امور مالی واحد اجرایی فردی است دارای مدرک دانشگاهی مرتبط با امور مالی که به پیشنهاد رئیس واحداجرائی و تایید مدیر امور مالی (خزانه دار) موسسه و ابلاغ معاون پشتیبانی ، انتخاب و به این سمت منصوب می شود. رئیس امور مالی واحد کلیه عملیات اجرایی مالی را زیر نظر رئیس واحداجرایی و مدیر امور مالی ( خزانه دار) موسسه انجام خواهدداد. رئیس امور مالی واحد اجرائی در مورد وظایف و اختیاراتی که از طرف مدیر امور مالی موسسه به وی محول میشود مسئول بوده و وظایف محوله را در حدود وظایف و اختیارات این آئین نامه و مقررات مربوطه انجام میدهد.

حسابرس شخص حقوقی است که به پیشنهاد رئیس موسسه در جلسه هیئت امنا سالیانه از بین حسابداران رسمی (عضو جامعه حسابداران رسمی) انتخاب می گردد. گزارش حسابرسی سالانه در هیئت امنا قرائت و هیئت امنا نسبت به بندهای گزارش حسابرس به ازای هر بند اظهار نظر، تصمیم گیری و تعیین تکلیف خواهد نمود و با عنایت به گزارش حسابرس نسبت به تصویب صورتهای مالی موسسه تصمیمات لازم اتخاذ خواهدنمود.

موسسه موظف است کلیه عملیات مالی خود اعم از وجوه ، داراییها ، بدهیها ، هزینه ها و تعهدهای مالی در مقابل دیگران و دیگران در مقابل موسسه را بر مبنای روش های متداول حسابداری در حسابهای خود ثبت ونگهداری نماید.

بودجه تفصیلی برنامه مالی موسسه است که برای یک سال مالی تهیه می شود و حاوی پیش بینی کلیه دریافت ها و منابع مالی موسسه (هزینه ای،تملک دارایی،درآمد اختصاصی) و از هر محل ممکن دیگر و برآورد مصارف مالی ستاد و واحدهای اجرایی تابعه برای اجرای برنامه های عملیاتی سالانه موسسه و پرداخت تعهدات معوق در قالب برنامه های مختلف می باشد که توسط رئیس موسسه پیشنهاد و به تصویب هیئت امنا موسسه می رسد.

موسسه موظف است برنامه اجرایی سالانهای را تهیه نماید که در آن پیش بینی برنامه عملیاتی موسسه برای مدت یک سال در قالب برنامه استراتژیک که شامل کلیه فعالیتهای هزینه ای و طرح های تملک دارایی و سرمایه گذاری در جهت تجهیز، بهبود و یا گسترش فعالیتهای هزینه ای در راستای دستیابی به اهداف تعیین شده صورت می پذیرد و لازم است به نحو مناسب در بودجه تفصیلی موسسه منعکس گردد.

فعالیت های جاری: عملیات و خدمات مستمر و مشخصی است که برای رسیدن به هدف های برنامه طی یک سال اجرا می‌شود.

طرح عمرانی و مخارج سرمایه ای : مجموعه عملیات و خدمات مشخصی و هزینه های دوره مطالعه و یا اجرا است که در جهت دستیابی به اهداف موسسه و بر اساس مطالعات توجیهی ، فنی و اقتصادی ، اجتماعی در مدت معین و با اعتبار مشخص به صورت سرمایه گذاری پس از تصویب هیئت امنا ، توسط موسسه انجام و تمام یا قسمتی از هزینه های اجرایی آن از محل منابع عمومی دولت (کمک ) یا اعتبارات اختصاصی تامین می گردد .

فعالیت های سرمایه گذاری: مجموعه عملیات مشخصی است که در جهت اهداف موسسه، تجهیز و بهبود و گسترش فعالیت های موسسه یا رفاه کارکنان با تعیین نرخ بازده مورد پیش بینی با تعیین بازده منافع اجتماعی (حسب وظایف حاکمیتی) در مطالعه توجیهی ، فنی و اقتصادی صورت می گیرد. اینگونه فعالیتهای لازم است ، به تصویب هیئت امنا برسد.

منابع مالی موسسه شامل اعتبارات هزینه ای ، تملک دارایی و اختصاصی منظور شده در قوانین بودجه سالانه دولت و یا وجوه حواله شده از سوی وزارت متبوع و دیگر مراجع دولتی، استانی، وجوه حاصل از تسویه مطالبات سنواتی، مانده اعتبارات مصرف نشده سنوات قبل و سایر منابع و هدایا و کمک های مردمی و تسهیلات بانکی می باشد.

موسسه مجاز است به بمنظور افزایش درآمدها و تامین مالی بهینه نسبت به واگذاری ، مشارکت یا فروش ظرفیت بلا استفاده از فضا و امکانات و اموال منقول و غیر منقول و املاک وابنیه خودو یا فعالیت های اقتصادی پس از بازاریابی مناسب ( ملی و بین المللی ) و بررسی صرفه و صلاح موسسه ، از طریق بخش غیر دولتی یا دیگر موسسات دولتی پس از کسب مجوز از هیئت امنا اقدام نماید. به نحوی که وظایف حاکمیتی آن مخدوش نگردد.

بودجه تفصیلی موسسه پس از تصویب هیات امنا، توسط رئیس موسسه جهت اجرا به معاونت پشتیبانی موسسه ابلاغ می‌گردد.

تنظیم و تخصیص اعتبار به واحدهای اجرایی تابعه بر مبنای قیمت تمام شده خدمات و عملکرد و حجم عملیات متناسب با ارائه خدمات مرتبط به تناسب حق السهم آنها از کل اعتبار موسسه خواهد بود

قیمت تمام شده خدمات، عبارت است از مجموعه هزینه های دستمزد مستقیم، مواد و سربار جذب شده و هزینه استهلاک در یک واحد خدمت که در فرایند عملیات امور مالی شناسایی شده باشد.

تخصیص منابع به واحدهای اجرایی تابعه بر اساس سیاست گذاری هیئت رئیسه موسسه و بر مبنای درآمدهای وصولی و تخصیص منابع اعلام شده از محل منابع عمومی دولت و سایر منابع و همچنین مفاد بودجه تفصیلی و در راستای عملیات هزینه ای موسسه توسط کمیته ای مرکب از رئیس موسسه ، معاون پشتیبانی ، مدیر امور مالی ( خزانه دار) ، مدیر امور بودجه با توجه به عملکرد واحدها تعیین و توسط معاون پشتیبانی به ایشان ابلاغ می گردد واحدهای اجرایی موظفند بر اساس برنامه و اعتبارات تخصیص یافته اقدام نمایند و رئیس واحداجرایی در این مورد در مقابل رئیس موسسه مسئول خواهدبود.

در صورت تغییر در برنامه های اجرایی موسسه و یا تغییر در منابع پیش بینی شده تهیه و تنظیم اصلاحیه بودجه تفصیلی با در نظر گرفتن ضوابط و مقررات و تصویب هیات امنا امکان پذیر خواهد بود. بدیهی است در کلیه پرداختها اولویت با پرداختهای پرسنلی و ماموریتهای اصلی موسسه است.

چنانچه در شروع سال مالی بودجه تفصیلی به تصویب هیات امنا نرسیده باشد تا زمان تصویب به منظور جلوگیری از هرگونه وقفه ای در انجام امور موسسه پس از تصویب هیات رئیسه هر ماه مجوز خرج بر مبنای 12/1 اعتبارات هزینه ای و تملک دارایی مصوب موسسه در قانون بودجه کل کشور همان سال و درآمد اختصاصی وصولی صادر خواهدشد.

نحوه مصرف هدایا، وقف و کمکها با در نظر گرفتن نیات اهدا کننده به مصرف می‌رسد و از تاریخ واگذاری هدایای غیر نقدی ارزش ریالی آن شناسایی و در حساب مربوطه در دارایی های موسسه ثبت و شناسایی میگردد.

در مواقعی که پس از تصویب بودجه طرح های تملک دارایی سرمایه ای به عللی رسیدن به اهداف کلیه طرح ها در زمان پیش بینی شده میسر نباشد موسسه می تواند با تصویب هیات امنا ، چند طرحی را که اولویت دارند طبق برنامه تکمیل نمایند و اعتبارات سایر طرح های همان برنامه را در مورد این طرحهای اولویت دار هزینه و در بودجه تفصیلی طرح های تملک دارایی اصلاح و به تایید هیات امنا برساند.

اعتبار عبارت است از مبلغی که در جهت نیل به اهداف موسسه و انجام عملیات و برنامه های موسسه در چارچوب بودجه تفصیلی به تصویب هیات امنا به مصرف میرسد. پرداخت هر گونه وجهی توسط موسسه منوط به پیش بینی اعتبار لازم در بودجه تفصیلی واصلاحیهای بودجه تفصیلی، موسسه می باشد.

کلیه پرداخت ها با دستور رئیس موسسه یا مقامات مجاز از طرف او انجام می پذیرد. انواع پرداختها موسسه، عبارت است از: 1- تنخواه گردان 2- پیش پرداخت 3- علی الحساب 4- هزینه 5- خرید اموال، ماشین آلات و تجهیزات و تملک دارایی سرمایه ای

کلیه پرداخت های موسسه و یا واحدهای اجرایی تابعه جز در مواردی که قوانین و مقررات ترتیب دیگری مقرر داشته اند باید از طریق حسابهای بانکی مربوطه و به وسیله چک انجام می گیرد. منوط به آنکه گواهی بانک حاکی برموارد زیر باشد: 1- انتقال وجه به حساب ذینفع 2- پرداخت وجه به ذینفع یا قائم مقام قانونی او 3- حواله در وجه ذینفع یا قائم مقام قانونی او

تنخواه گردان حسابداری: عبارت است از وجوهی که خزانه از محل اعتبارات مصوب برای انجام هزینه های سال و بدهی های قابل پرداخت سنوات قبل در اختیار موسسه قرار می دهد.

تنخواه گردان پرداخت عبارت است از وجهی که از طرف مدیر امور مالی(خزانه دار) با تایید رئیس موسسه یا مقامات مجاز از طرف ایشان برای انجام هزینه ها و خریدها در اختیار واحدهای اجرایی تابعه(رئیس امور مالی و کارپرداز) قرار می‌گیرد. تا به تدریج هزینه شده و پس از تحویل و شناسایی اسناد مثبته هزینه، تنخواه گردان ترمیم خواهدشد. سقف تنخواه کارپرداز تا سقف معاملات کوچک میباشد، در موارد اضطراری سقف یا تعداد پرسنل مسئول به تشخیص رئیس موسسه قابل تغییر است.

پیش پرداخت، عبارت است از پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس احکام و قرادادها بر طبق تشخیص رئیس موسسه یا مقامات مجاز از طرف ایشان پیش از انجام تعهد صورت میگیرد. جهت انجام پیش پرداخت، دریافت تضمین معتبر و کافی حسب نظر رئیس موسسه الزامی خواهدبود.

علی الحساب، عبارت است از پرداختی که به منظور ادای قسمتی از تعهد صورت می‌گیرد.

هزینه ، آن دسته از مخارج و پرداختهایی است که ناشی از خروج دارائی ها یا سایر موارد استفاده از دارایی ها یا ایجاد بدهی ها طی یک دوره می باشد که به منظور تولید یا ارائه خدمات یا انجام سایر فعالیت ها در اجرای عملیات اصلی و مستمر موسسه صورت می گیرد.

خرید اموال ، ماشین آلات و تجهیزات ، آن بخش از پرداختهای موسسه می باشد که ما به ازای آن دارایی با عمر مفید مشخص جهت موسسه ایجاد نماید.

حواله اجازه ای است که کتباً به وسیله مقامات مجاز برای تادیه تعهدات و بدهی های قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوطه عهده مدیر امور مالی (خزانه دار) و در وجه ذینفع صادر می‌شود.

تشخیص عبارت است از تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداخت هایی که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه های موسسه و واحدهای اجرایی ضروری است.

تامین اعتبار عبارتست از تخصیص تمام یا قسمتی از اعتبارمصوب در بودجه مصوب برای هزینه معین که مبنای دفتر اعتبارات امور مالی موسسه و واحداجرایی تابعه خواهدبود.

تعهد ، عبارت است از ایجاد دین بر ذمه موسسه ناشی از : الف – تحویل کالا یا خدمت ب - اجرای قرادادهایی که با رعایت مقررات منعقد شده باشد. ج - احکام صادر شده از مراجع قانونی و ذیصلاحیت د- پیوستن به قرادادهای بین المللی و عضویت در سازمان ها یا مجامع بین المللی با اجازه قانون

تسجیل عبارت است از تعیین میزان بدهی قابل پرداخت به موجب اسناد و مدارک اثبات بدهی.

در خواست وجه، سندی است که از سوی رئیس دستگاه یا مقام مجاز از طرف ایشان به منظور پرداخت حواله های صادر شده و سایر پرداختهایی که به موجب قانون از محل وجوه متمرکز شده در خزانه (حسب مورد خزانه یا خزانه معین استان ذیربط) صادر می‌شود.

مسئولیت تشخیص و انجام تعهد و تسجیل و حواله به عهده رئیس موسسه و مسئولیت تامین اعتبار و تطبیق پرداخت با این آیین نامه به عهده مدیر امور مالی ( خزانه دار ) موسسه می باشد.

کلیه اسناد هزینه و خرید انجام شده باید مدارک مثبته زیر را حسب مورد همراه داشته باشد:

موسسه می‌تواند به منظور جلب مشارکت های مردمی در مراکز ارائه دهنده خدمات نسبت به واگذاری واحد های ارائه دهنده خدمات مزبور به بخش غیر دولتی اقدام نموده و همچنین به منظور استفاده بهینه از فضا و امکانات موجود خود می‌تواند بخشی از خدمات خود را پس از محاسبه قیمت تمام شده و براساس توافق یا در قالب قرارداد با اشخاص حقیقی یا حقوقی واگذارنموده و درآمد حاصل از آن را به حساب درآمد اختصاصی موسسه منظور نماید.

پرداخت کمک یا اعانه به صورت نقدی یا غیر نقدی به افراد و موسسات دولتی یا غیر دولتی بلامانع است مشروط به آن که به تشخیص رئیس موسسه، خدمت فرد حقیقی یا حقوقی ذینفع در جهت اهداف و وظایف موسسه باشد. این گونه پرداخت ها با اخذ رسید از دریافت کننده به حساب هزینه قطعی منظور خواهدشد.

موسسه می تواند برای رفع احتیاجات سال بعد با عنایت به نقطه سفارش کالا در موسسه در مواردی که موضوع جنبه فوتی و فوری داشته باشد یا این که تاخیر در انجام امری منجر به زیان و خسارت گردد با پیشنهاد واحد اجرایی مربوطه و موافقت رئیس موسسه قراردادهای لازم برای خرید کالا و خدمات با رعایت مقررات منعقد نماید و در صورتی که قراردادهای مزبور قبل از پایان سال مالی به مرحله تعهد برسد موسسه می تواند وجوه لازم را به عنوان پیش پرداخت از محل منابع همان سال تادیه کند و پس از تصویب بودجه واریز نماید.

کسری و اضافات حاصل در ابواب جمعی امور مالی ، اموال و دارائیها صندوقهای درآمدی موسسه یا موجودی انبارها اعم از نقدی و یا جنسی و اوراقی که در حکم وجه نقد است با اعلام واحد مربوطه ، به حساب کسری / اضافات دوره بسته می شود. پیگیری قانونی منوط به اظهار نظر کمیته منتخب هیئت امنا خواهدبود.

در مورد آن قسمت از هزینه ها یا خریدهایی که نوعاً انجام آن از یک سال مالی تجاوز می کند موسسه می‌تواند برای مدت متناسب قراردادهایی که مدت اجرای آن از سال مالی تجاوز می کند منعقد نماید (منوط به آنکه در بودجه تفصیلی سال مربوطه، منظور شده باشد) موسسه مکلف است در بودجه سالانه خود اعتبارات لازم برای پرداخت تعهدات مربوطه را مقدم بر سایر اعتبارات منظور نماید.

اعتبار مصوب در بودجه تفضیلی تا آخر سال مالی قابل تعهد و پرداخت است هر مقدار از تعهدات که تا آخر سال مالی مربوط، پرداخت نشده باشد، از محل اعتبارات موسسه که در بودجه تفصیلی سال بعد بدین منظور تامین می‌شود پرداخت خواهد شد و تا زمان تصویب در هیات امنا با تشخیص هیات رئیسه پرداخت انجام خواهد گرفت.

انجام هر نوع هزینه واجرای برنامه های توسعه ای در جهت اهداف موسسه در چهار چوب برنامه استراتژیک و برنامه عملیاتی موسسه و برنامه های 5 ساله دولت از محل مانده اعتبارات سنوات قبل با تصویب هیئت رئیسه موسسه بلا مانع است .

کارپرداز ماموری است که نسبت به خرید و تدارک کالا و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز با رعایت این آیین‌نامه اقدام می نماید. از کارپردازان قراردادی وپیمانی باید تا سقف تنخواه ایشان وثیقه معتبراخذگردد. گردش عملیات تنخواه گردانها وبالاخص تنخواه کارپردازان در پایان هر سه ماه کنترل، تسویه و ترمیم می‌گردد.

دیون عبارت است از بدهی های قابل پرداخت سنوات گذشته که به یکی از طرق زیر بدون اختیار موسسه ایجاد شده باشد.

کلیه معاملات موسسه اعم از خرید، فروش، اجاره، استجاره، پیمانکاری، اجرت و غیره باید حسب مورد از طریق مناقصه یا مزایده انجام شود.

واژگانی که در فصل معاملات به کار برده شده، به شرح زیر تعریف می شوند:

نصاب معاملات:

طبقه بندی انواع مناقصات

بمنظور اتخاذ تصمیم در مورد پیشنهادات واصله کمیسیون مناقصه از 3 نفر بشرح زیر تشکیل می شود : 1- رئیس موسسه یا یک نفر نماینده به انتخاب وحکم رئیس موسسه 2- معاون بشتیباتی یا نماینده وی 3- مدیر امور مالی موسسه (خزانه دار) یا نماینده وی

وظایف کمیسیون مناقصه اهم وظایف کمیسیون مناقصه به شرح زیر است :

فرایند برگزاری مناقصات به ترتیب شامل مراحل زیراست: الف - تامین منابع مالی: انجام معامله به هر طریق مشروط به آن است که موسسه به نحو مقتضی نسبت به پیش بینی منابع مالی معامله در مدت قرار داد اطمینان حاصل و مراتب در اسناد مرتبط قید شده باشد. ب - تعیین نوع مناقصه درمعاملات بزرگ (یک مرحله ای یادو مرحله ای،عمومی یامحدود). ج - تهیه اسناد مناقصه. د - ارزیابی کیفی مناقصه گران درصورت لزوم. ه - فرخوان مناقصه. و - ارزیابی پیشنهادها. ز- تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد

روشهای انجام مناقصه به شرح زیر انجام می شود:

فراخوان مناقصه

اسناد مناقصه

واحد مناقصه گزار در صورتی که ذکر شرایط خاصی را علاوه بر آنچه در ماده 64ذکر شده است لازم تشخیص دهد مشروط بر این که با قوانین ومفاد این آیین نامه مغایر نباشد، می تواند در متن آگهی یا در نقشه ها و برگ شرایط و مشخصات درج نماید بطوری که عموم داوطلبان قبل از تسلیم پیشنهاد آن اطلاع حاصل کنند ولی منظور داشتن امتیازات جدید برای برنده مناقصه هنگام انعقاد یا اجرای قرارداد به هر عنوان ممنوع می باشد.

ترتیب تهیه و تسلیم پیشنهادها

شرایط تسلیم و تحویل پیشنهادها

گشایش پیشنهادها

ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها

در صورتی که در مدت مقرر پیشنهادی نرسیده باشدو یا کمیسیون مناقصه نیز برنده ای تعیین نکرده باشد، واحد مناقصه گزار میتواند مناقصه را تجدید یا موضوع را برای اخذ تصمیم لازم به کمیسیون ترک تشریفات مناقصه احاله کند.

کمیسیون مناقصه نتیجه مناقصه را همراه با نظرنماینده کمیته فنی (حسب مورد) که در کمیسیون حضور داشته است به رئیس واحد مناقصه گزار اعلام و در صورت موافقت رئیس واحد نتیجه به برنده مناقصه ابلاغ خواهدشد در صورت عدم موافقت مقام مذکور به تشخیص مناقصه گزار مناقصه تجدید یا موضوع برای اتخاذ تصمیم به کمیسیون ترک تشریفات مناقصه ارجاع خواهد شد.

ارزیابی مالی و تعیین برنده مناقصه

انعقاد قرارداد :

تجدید و لغو مناقصه

نحوه رسیدگی به شکایات

اعضای کمیته یا کمیسیون فنی، بازرگانی و مالی در مواقع ضروری به انتخاب رئیس موسسه انتخاب می گردند.

در مواردی که انجام مناقصه براساس گزارش توجیهی موسسه مناقصه گزار به تشخیص یک هیات سه نفره مرکب از مقامات مذکور در ماده 78 این آیین‌نامه میسر نباشد، می توان معامله را به طریق دیگری انجام داد و در این صورت هیات ترک تشریفات مناقصه با رعایت صرفه وصلاح موسسه ترتیب انجام این گونه معاملات را با رعایت سایر مقررات مربوط در هر مورد برای یک نوع کالا یا خدمت تعیین و اعلام خواهد نمود.

اعضای کمیسیون ترک تشریفات مناقصه شامل: معاون پشتیبانی موسسه نماینده فنی رئیس موسسه مدیر امور مالی موسسه

مناقصه محدود به تشخیص رئیس موسسه به شرح زیر برگزار می‌شود: الف- وجود فهرست های مناقصه گران صلاحیتدار معرفی شده توسط مراجع ذیصلاح دولتی ب- وجود فهرست کوتاه مناقصه گران صلاحیتدار در مناقصه محدود نیازی به انتشار آگهی نمی‌باشند

تحویل مورد معامله به شرح زیر باید انجام شود:

برای کالاهای تحویل شده در تمام موارد باید قبض انبار که دارای شماره مسلسل باشد صادر گردد و به امضاء انباردار برسد و در واردات دفتر انبار و کارت مربوطه ثبت و شماره ثبت دفتر انبار در روی قبض و کارت ذکر گردد و یک نسخه از رسید انبار نیز تحویل مدیر امور مالی موسسه گردد

در صورتیکه در شرایط معامله برای تحویل مورد معامله علاوه بر آنچه در مواد 81و80 تعیین شده تکالیف دیگری توسط رئیس موسسه پیش بینی شده باشد لازم الاجرا می باشد.

در مواردیکه بین مسئولان تحویل مورد معامله مذکور در بندهای ب و ج ماده 80از لحاظ مشخصات و سایر مسائل مربوط به کار یا کالائی که باید تحویل گرفته شود اختلاف نظر باشد هر یک از مسئولان مذکور نظر خود را در صورتمجلس قید خواهد کرد و ترتیب انجام مورد معامله در مراکز از طرف موسسه یا واحد اجرائی مناقصه گزار طبق جلب نظر افراد بصیر و مطلع تعیین خواهدشد.

در خصوص مزایده موارد زیر لازم الاجرا است :

در مورد معاملات عمده انتشار آگهی مزایده بشرح زیر بعمل می آید:

اعمال نظارت مالی بر مخارج موسسه و واحدهای اجرایی از نظر انطباق با این آیین‌نامه و سایر مقررات عمومی دولت و دستورالعملهای موسسه توسط حسابرس پس از هزینه انجام می‌گیرد.

به منظور وحدت رویه در شناسایی عملیات مالی موسسه و کلیه واحدها تابعه مکلفند هزینه ها و عملیات مالی را روزانه در دفاتر رسمی موسسه (روزنامه و کل) و حسابهای مربوط ثبت و منظور نمایند.

در مواردی که بر اثر تعهد زاید بر اعتبار یا عدم رعایت مقررات این آیین نامه خدمتی انجام شود یا مالی به تصرف موسسه در آید ، واحد اجرایی مربوطه مکلف به رد معامله مزبور می باشد و در صورتی که رد عین آن میسر نبوده و یا فروشنده از قبول آن امتناع کند و همچنین در مورد خدمات انجام شده مکلف به قبول است و وجه مورد معامله در حدود اعتبارات موجود یا اعتبارات سال بعد واحد اجرایی مربوطه قابل پرداخت می باشد و اقدامات فوق مانع تعقیب نخواهد بود اینگونه موارد لازم است در گزارش حسابرس به نحو مناسب منعکس گردد.

تامین اعتبار ضروری است و هر گاه بر اثر گواهی خلاف واقع مسئولین امور مالی و با دستور مقامات مجاز دینی اضافه بر اعتبارات بر ذمه واحد اجرایی تابعه ایجاد شود، مقام متخلف طبق مقررات عمومی مورد تعقیب قرار خواهد گرفت.

چنانچه مدیر امور امور مالی موسسه دستوری را خلاف مقررات تشخیص دهد مکلف است مراتب را کتبا با ذکر مورد به مقام صادر کننده دستور گزارش نماید در صورتی که صادر کننده دستور مربوط اجرای دستور صادره را بخواهد کتبا باید دستور مجدد با قید عبارت «به مسئولیت اینجانب»صادر نماید. در این صورت مدیر امور مالی مکلف به اجرای دستور بوده و حداکثر طی سه روز چگونگی امر را به طور مشروح به حسابرس موسسه گزارش نماید. حسابرس موسسه در زمان رسیدگی به حساب‌ها پس از بررسی گزارش مدیر امور مالی مراتب را با اظهار نظر صریح باید در گزارش خود منعکس و هیات امنا را نسبت به موضوع مطلع سازد.

موسسه می تواند اموال( منقول و غیر منقول) و لوازم مازاد بر احتیاج و اثاث فرسوده خود را به تشخیص و تایید دو نفر از کارشناسان منتخب رئیس موسسه به موسسات دولتی ، فرهنگی یا خیریه به نحو مقتضی اهدا نماید و یا به فروش برساند (به استثنای اموالی که جز نفائس علمی یا آثار و بناهای تاریخی است) و اگر فاسد شده باشد ، معدوم نماید و آثار آن را در حسابها شناسایی نماید. عواید حاصل از فروش یا تهاتر اموال مزبور به حساب درآمد اختصاصی موسسه منظور خواهد شد و همچنین دریافت هر گونه اموال، ماشین آلات و تجهیزات ( اعم از منقول و غیر منقول ) از سایر وزارتخانه ها یا موسسات و نهادها ( دولتی و غیر دولتی ) و افراد حقیقی یا حقوقی بلامانع بوده و پس از ارزیابی کارشناس منتخب رئیس موسسه به حساب دارایی های موسسه منظور و ثبت خواهد شد.

کلیه دارائی ها و اموال، ماشین آلات و تجهیزات موسسه دارای شناسنامه ای می‌باشند که نشان دهنده قیمت تمام شده تاریخی، عمر مفید، نرخ استهلاک، روش محاسبه استهلاک، استهلاک انباشته، ارزش دفتری، ارزش اسقاط، محل استقرار، شماره سند حسابداری خرید، محل تامین اعتبار، محل خرید، دوره گارانتی است، ثبت دفاتر رسمی موسسه مبنای تکمیل اطلاعات این شناسنامه خواهدبود.

مسئولیت حفظ اموال منقول وغیرمنقول که در اختیار واحدهای اجرایی موسسه است متضامنا به عهده رئیس امور مالی اجرایی و رئیس واحداجرایی است نگهداری حساب ریالی و مقداری اموال نیز به عهده امین اموال موسسه است.

اختلاف ناشی از معاملات موضوع این آیین‌نامه که بین طرفین معامله ایجاد می‌شود در کمیسیونی مرکب از حداقل سه نفر که از طرف رئیس موسسه تعیین خواهد شد مطرح می‌گردد و تصمیم حداکثر افراد کمیسیون لازم الاجرا است.

دریافت ضمانتنامه بانکی یا اسناد خزانه یا اوراق قرضه دولتی ،سفته و یا هر یک از انواع تضمینات مصوب هیئت وزیران مورد عمل سایر دستگاه ها ، به عنوان سپرده شرکت در مناقصه یا مزایده و یا حسن انجام معامله بلامانع می باشد و درهر صورت به تشخیص رئیس موسسه درهرزمان قابل تبدیل به یکدیگر خواهدبود.

حقوقی که بر اثر تخلف از شرایط مندرج در قراردادها برای موسسه ایجاد می‌شود جز در مورد احکام قطعی محاکم دادگستری که لازم الاجرا خواهدبود کلا یا بعضا قابل بخشودن نیست.

وجوهی که بدون مجوز و زاید بر میزان مقرر وصول شود اعم از این که منشاء این دریافت اضافه ، اشتباه پرداخت کننده یا مامور وصول یا عدم انطباق مبلغ وصولی با مورد باشد و یا اینکه تحقق اضافه دریافتی بر اثر رسیدگی دستگاه ذیربط و یا مقامات قضایی حاصل شود توسط واحد مربوطه بنحوی که در اداء حق ذینفع تاخیری صورت نگیرد.

مطالبات موسسه از اشخاصی که به موجب احکام و اسناد لازم الاجرا به مرحله قطعیت رسیده است بر طبق مقررات اجرایی قانون اجرای احکام و آیین‌نامه اجرای اسناد رسمی قابل وصول خواهدبود.

تقسیط بدهی اشخاص به موسسه و یا دادن مهلت به بدهکاران مزبور و نیز بخشودن جریمه های نقدی ناشی از استنکاف و یا عدم پرداخت به موقع بدهی به موجب دستور العملی است که توسط موسسه تهیه و پس از تصویب هیات امنا به مورد اجرا گذارده می‌شود.

اعضا هیئت امنا ، هیئت رئیسه موسسه و وابستگان درجه اول ایشان ( همسران ، فرزندان ، والدین ، خواهر، برادر) اجازه معامله با موسسه را نداشته و در صورت وجود این گونه معاملات ، لازم است صورت مقداری و ریالی آن را با ذکر دلائل به هیئت امنا گزارش گردد .

رئیس موسسه موظف است نسبت به تشکیل دبیرخانه هیئت امنا اقدام نمایدکه اعضا آن به پیشنهاد رئیس موسسه منصوب میگردند.

به موسسه اجازه داده می‌شود برای ظرفیت مازاد برنیازخود دانشجو پذیرش کرده و هزینه آن را براساس قیمت تمام شده از متقاضیان دریافت نماید ودرقالب این آیین‌نامه هزینه نماید.

نقصان و تفریط حاصل در ابواب جمعی امور مالی اعم از نقدی و یا جنسی و اوراقی که در حکم وجه نقد است با اعلام واحد مربوط و با نظر کمیته مالی منتخب هیات امناء از محل اعتباری که در بودجه موسسه تحت عنوان (اعتبار جبران نقصان و تفریط امور مالی) منظور می‌شود، تامین می‌گردد. این اقدام مانع از تعقیب قانونی مسئولان امر نخواهد بود.

موسسه می‌تواند در موارد خاص ناشی از کسر مدارک، سرقت، آتش سوزی و سایر حوادث که دسترسی به اصل اسناد و مدارک اثبات کننده خرج در حساب‌ها میسر نباشد به تشخیص کمیته ای مرکب از نفر به انتخاب رئیس موسسه موضوع را براساس قرائن وشواهد موجود بررسی و درصورت صلاحدید با تنظیم صورتمجلس پس از تصویب هیات رئیسه به هزینه قطعی منظور و درصورتهای مالی اعمال و تسویه گردد.

به منظور تهیه دستورالعملهای مالی و بودجه ای و پیگیری تعهدات ستاد وزارتی مرتبط با این آئین نامه و پاسخ گوئی به مسئولین مالی موسسات دو کمیته فنی تخصصی مالی و بودجه توسط وزارت متبوع با ترکیب زیر تشکیل میگردد: 1- پنج نفر از مدیران مالی و بودجه موسسات (حسب مورد )با حکم رئیس هیئت امنا یا مقام مجاز از طرف ایشان 2- دو نفر کارشناس به انتخاب رئیس هیئت امناءیا مقام مجاز از طرف ایشان.

در مواردی که در تفسیر این آیین نامه اختلاف نظر وجود داشته باشد مرجع تعیین کننده رئیس هیات امنا خواهدبود. این آیین نامه در 106 ماده و52 تبصره در اجرای ماده 49 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی میباشد که به تصویب هیئت امنای آن دانشگاه رسیده است وجهت اجرا ابلاغ می گردد.