اظهارنامه ثبتی — همچنین برابر اعلام ماده ۲۰ آیین نامه

در این راستا بند ۱۲ ماده ۱ اصلاحی آیین نامه قانون ثبت به اعلام موجودیت دفتری به نام دفتر آمار و ثبت اظهارنامه اختصاص یافته که حائز کمال اهمیت است و بند ۲۷۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی در خصوص آن مقرر میدارد ... لازم است اولاً دفتر مزبور تحت نظارت مستقیم رئیس ثبت بوده و در ثانی ستون های مربوط به آن به وسیله شخص رئیس ثبت تکمیل و کمال مراقبت به عمل آید که به هیچ وجه قلم خوردگی نداشته باشد. بنا بر آنچه گفته شد رعایت نکاتی چند در خصوص تنظیم اظهارنامه ثبتی، بسیار ضروری است (۱) اظهارنامه ثبتی باید توسط نماینده ثبت تنظیم شود. به همین جهت در ذیل ورقه اظهارنامه محل مشخصی به منظور امضای مأمور تنظیم اظهارنامه پیش بینی شده است و ماده ۴۹ آیین نامه قانون ثبت نیز به این امر صراحت دارد ماده مذکور مقرر میدارد در قراء و قصباتی که به ثبت عمومی گذارده می شود، نماینده توزیع اظهارنامه به امر مدیر ثبت، مأمور تنظیم اظهارنامه ها نیز خواهد بود. البته ب. ت. ب. این که احتمال دارد از زمان توزیع اظهارنامه و زمان برگشت آن مدت مدیدی سپری شود، ممکن است نماینده تنظیم اظهارنامه ثبتی لزوماً همان نماینده ای نباشد که آن را توزیع کرده است و به دلیل نقل و انتقالات شغلی و یا به هر دلیل دیگر، این مهم را نماینده دیگری عهده دار گردد. اما در هر حال اقدام نماینده بعدی نیز مستلزم دستور رئیس ا مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه ۱۳۹۵، بند ۲۷۷ بر حسب پیشنهاد شماره ۳/۲۴۴ - ۱۳۵۴/۱/۲۰ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و تصویب وزارت دادگستری ماده یک آیین نامه اصلاحی قانون ثبت طی شماره ۳/۴۹۴ - ۱۳۵۴/۱/۳۰ بخشنامه شده است و ضمن آن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه به دفاتر قانونی ثبت اضافه شده تا مندرجات اظهارنامه با حدود و مشخصات ملک در دفتر مذکور ثبت گردد تا در مواقعی که اظهارنامه ها پاره شود و حدود ملک مشخص نباشد و یا احیاناً اظهارنامه مفقود و از بین برود از دفتر مذکور استفاده گردد ..... اداره ثبت است. ضمناً باید توجه داشت که مأمور تنظیم اظهارنامه ثبتی به طور معمول از میان نمایندگان مجرب و مسلط ثبت انتخاب می شود. به این اعتبار و نظر به این که اظهارنامه ثبتی پایه و اساس و سنگ بنای عملیات ثبتی ملک و مبنای خارج شدن آن از حالت مجهول المالک و موجب تثبیت مالکیت متقاضی و نیز مجاز شدن عملیات و تشریفات بعدی اعم از انتشار آگهی تحدیدی و انجام عملیات تحدید حدود و امکان نقل و انتقالات رسمی است، لذا ماده آیین نامه قانون ثبت تأکید می کند متصدی تنظیم اظهارنامه باید مراقبت کند که مشخصات سجلی و مقدار مورد تقاضا و سهام مالکین - در صورت مشاع بودن و سایر مطالب اظهارنامه به نحو صحیح و صریح مرقوم شود. تأکید ماده مزبور تا آن جا است که وقوع هر نوع اشتباه در تنظیم اظهارنامه ثبتی را که معلول و متأثر از بی دقتی متصدی مربوطه باشد، موجب مسئولیت اعلام کرده است. همچنین برابر اعلام ماده ۲۰ آیین نامه قانون هر گونه قلم خوردگی و کسر و اضافه کردن به مندرجات اظهارنامه ثبتی اکیداً ممنوع است و در صورت لزوم باید صریحاً توضیح داده شود و به امضای متقاضی ثبت و مأمور تنظیم اظهارنامه برسد. بخش اخیر این ماده نیز، تخلف از مقرره فوق را موجب مسئولیت شدید اعلام نموده است. به نظر می رسد صرف نظر از مسئولیت مرقوم در ماده مزبور که متوجه مأمور تنظیم کننده اظهارنامه است به لحاظ آن که اظهارنامه ثبتی به استناد ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی سند رسمی در مفهوم عام محسوب می شود لذا ماده ۲۰ آیین نامه قانون ثبت ضمن جلوگیری از امکان هر گونه دستبرد در مندرجات و محتویات اظهارنامه بر آن بوده است تا به شکلی مضاعف بر اهمیت و نقش مؤثر آن تأکید بگذارد. (۲) ذکر مدارک مربوط به مالکیت متقاضی ثبت و مستندات تصرف او از دیگر نکات مهم و ضروری مرقوم در اظهارنامه ثبتی است. این مدارک و مستندات باید توسط متقاضی به اداره ثبت ارائه و ضمیمه پرونده شود. ماده ۲۳ آیین نامه متقاضی ثبت یا نماینده و ی. ق. م. او را که دهنده اظهارنامه است، ملزم می نماید اسناد و مدارک و قبالجات و بنچاق ملک را در خصوص مالکیت و تصرف خود به اداره ثبت ارائه دهد تا رونوشت یا خلاصه آن، ضمیمه اظهارنامه گردد. استادان کامن لا چنین مدارک و مستنداتی را استاد نشان دهنده حق مالکیت یا اسناد تاریخی مالکیت خوانده و متذکر شده اند خریدار ملک ثبت نشده به موجب چنین اسنادی قادر خواهد بود از حقوق قانونی برخوردار شود و منافع خود را تأمین نماید. زیرا ریشه های ملک با این گونه اسناد شناسایی میشوند پس در این جا ارائه توضیحاتی قانون مدنی ماده ۱۲۸۷ اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است. مختصر در مورد بنچاق و قباله و نقش و تأثیر آنها در قبول یا رد تقاضای ثبت ملک ضروری به نظر می رسد. از نظر لغوی قباله مکتوبی است که شخص به موجب نوشته های آن به کار یا وام یا عمل یا دین و یا امثال آنها ملتزم می شود و نیز مکتوبی است که در فروش ملک و امثال آن می نویسند و در آن فروشنده و خریدار و موضوع خرید و فروش و مبلغ اداء شده و شرایط بیع را ذکر میکنند و به طور کلی سند معامله و سند مالکیت و نیز سند ازدواج را، قباله خوانده شده است.