تعریف و رکن اساسی امضاء — بدین ترتیب اسناد عادی انواع گوناگونی دارد

قانون مدنی سند عادی را تعریف نکرده است پس از ارائه تعریف سند رسمی در ماده ۱۲۸۷، در ماده ۱۲۸۹ می خوانیم که غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است پس، در تعریف سند عادی می توان گفت: «سندی است که بدون دخالت مأمور رسمی به وسیله اشخاص عادی تنظیم و امضا می شود. امضاء عبارت از ترسیمی شخصی است که به طور معمول حاوی نام شخص است و دلالت بر تصمیم نهایی و رضای او می کند. به همین جهت امضاء باید در محلی قرار گیرد که در نظر عرف نشان رضایت باشد. اثر انگشت نیز وسیله امضاء است که گاه ضرورت و اصالت پیدا می کند. اشخاصی که سند را تنظیم و امضا میکنند به طور معمول دو طرف قرارداد هستند که بدین وسیله پیمان خود را اعلام میکنند ولی، گاه نیز سند حاوی عمل حقوقی است که به وسیله اعلام یا انشاء کننده امضا می شود مانند وصیتنامه که به وسیله موصی تنظیم و امضا می شود، یا وکالتنامه ای که موکل به وکیل می دهد تا به هنگام ضرورت آن را اجرا کند، یا اجرای نیابت از سری وکیل و ولایت از سوی پدر یا اقرار نامه ای که حکایت از وجود دین یا شناخت نسب یا وقوع عمل حقوقی دارد یا پذیرش ترکه از سوی یکی از وارثان یا نامه های خصوصی که میان بازرگانان یا سایر اشخاص مبادله می شود و حاوی ایجاب و قبول و پیشنهاد گفتگو و گاه اقرار به اعمال حقوقی یا تعهد به کاری است یا خود رویدادی حقوقی است مانند نامه حاوی افتراء و توهین و تهدید به قتل) امضاء ممکن است در نسخه های قراردادی به وسیله کپی نقش بندد و محصول مستقیم دست امضا کننده نباشد. به بیان دیگر تمام نسخه های سند کپی شده نسخه اصلی محسوب می شود و در حکم تکرار امضاء است. با وجود این بعضی تکرار امضاء را به منظور پرهیز از هرگونه شبیه سازی و تقلب ضروری می دانند و جانب احتیاط را رعایت می کنند. رویه قضایی ثابتی در این زمینه وجود ندارد و به نظر می رسد که عرف نظر احتیاط آمیز را ترجیح می دهد و رویه اداری و قضایی سند کپی شده را نسخه اصلی نمی داند. بدین ترتیب اسناد عادی انواع گوناگونی دارد و ممکن است حاوی قرارداد یا ایقاع و اخبار و انشاء یا رویدادی حقوقی باشد و رکن مشترک و پایه اعتبار همه آنها امضایی است که انتساب مفاد سند به امضاء کننده و اراده قاطع او را به صدور سند نشان می دهد چنان که ماده ۱۳۰۴ ق.م. امضای سند تعهد را به طور ضمنی رکن آن سند به شمار آورده است و بر همین مبنا اعلام میکند: هرگاه امضای تعهدی در خود تعهدنامه نشده و در نوشته علیحده شده باشد، آن تعهدنامه بر علیه امضاء کننده دلیل است در صورتی که در نوشته مصرح باشد که به کدام تعهد یا معامله مربوط است و از مفهوم آن بر می آید که سند امضاء نشده یادداشت خصوصی است و سندی به زبان نویسنده نیست و حداکثر ممکن است در نظر دادگاه از قرائنی باشد که دلایل دیگر را تقویت یا تکمیل می کند. همچنین، در ماده ۲۱۶ ق.آ.د.م انکار و تردید سند عادی متوجه خط یا مهر یا اثر انگشت منتسب به خوانده است. خط نیز ممکن است منسوب به دیگری باشد ولی امضا پیوسته منسوب به خوانده ی. ن. ق. او است و بیگانه در آن راه ندارد. سند بی امضاء قدرت اثباتی ندارد و ناتمام است و تنها می تواند طرح ساده اقدامی به شمار آید. با وجود این گاه ممکن است قانون یا عرف اقدامی را در حکم امضاء بداند و نوشته بی امضاء را سند اعلام کند؛ چنان که ماده ۱۲۸۱ ق.م. قید دین در دفتر بازرگان را به منزله اقرار کتبی میداند و ماده ۱۲۹۷ ق.م. دفتر تجارتی در روابط ناشی از معاملات بازرگانی و در دعوای میان دو تاجر سند محسوب میکند. همچنین ممکن است در تعهدی مشترک اعتبار امضای هر شریک منوط به امضای همه شریکان یا متعهدان مشترک شود و به تنهایی اثر نداشته باشد.