سران محترم دفاتر اسناد رسمی — تبصره پس از اخذ شناسه یکتای سند

بدیهی است مطابق تبصره بند یک دستورالعمل مورد اشاره آن دسته از دفاتر اسناد رسمی که مجهز به امضای الکترونیک هستند نیازی به ارسال فیزیک خلاصه معامله به واحد ثبتی نخواهند داشت. لیکن دفتر خانه مکلف است پرینت خلاصه معامله الکترونیکی را با امضای سردفتر و مهر دفترخانه به خریدار تحویل دهد. مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این بخشنامه بر عهده معاونین و مدیران کل ستادی و استانی سازمان رؤسای واحدهای ثبتی و کانون سردفتران و دفتر یاران م. ب.. دستورالعمل نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت آنی شماره ۹۲/۱۰۷۶۲۶ مورخ ۱۳۹۲/۶/۲۳ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اجرای بند و ماده ۴۶، بند (ب) ماده ۴۸ و بند (م) ماده ۲۱۱ قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران و بند (ج) ماده (۱۲ قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و نیز ماده ۳۷ قانون مدیریت خدمات کشوری نحوه ستفاده به شرح زیر اعام می شود. ستفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیک اسناد به شرح زیر اعام می شود. اسناد رسمی و امور تبعی آن را مطابق این دستورالعمل از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد به نشانی انجام دهند. تبصره - منظور از امور تبعی تنظیم اسناد، اقداماتی نظیر فک رهن، فسخ ماده ۲ سردفتر اسناد رسمی برای تنظیم و صدور سند رسمی، با ورود به سامانه ثبت الکترونیک اسناد نسبت به فراخوانی فرم تنظیم سند» موردنظر اقدام و اطلاعات لازم برای تنظیم سند و نیز اطلاعات پرداخت هزینه های مربوط را در سامانه وارد و پرینت سند تنظیمی را از سامانه دریافت می نماید. همچنین پس از بررسی و انجام اصلاحات لازم و قطعیت مفاد سند، مراتب را عیناً در دفتر جاری دفترخانه درج و نسبت به اخذ شناسه یکتا و نسخه نهایی سند به تعداد مورد نیاز از سامانه اقدام خواهد نمود. سپس نسبت به درج شناسه یکتا در ستون ملاحظات دفتر و اخذ امضای اصحاب سند در دفتر و سند تنظیمی مطابق مقررات اقدام و پس از امضا و ممهور نمودن آن به مهر دفترخانه نسخ اشخاص ذی نفع را تحویل و نسخه ای از سند تنظیمی را به انضمام نسخ مقدماتی در بایگانی نگهداری می نماید. تبصره پس از اخذ شناسه یکتای سند، امکان ویرایش مندرجات سند در سامانه وجود نخواهد داشت و درج هرگونه اصلاحات و توضیحات فراتر از مطالب مندرج در سامانه در نسخ نهایی سند و دفتر، ممنوع م. ب.. اسناد کماکان و الزاماً از طریق سامانه پرداخت الکترونیک وجوه (OS) انجام خواهد شد. سردفتر مکلف است اطلاعات پرداخت هزینه (شماره مرجع کارت خوان) را هزینه ها به صورت مستقیم از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد انجام خواهد شد. ماده ۴ پس از امضای سند و دفتر از طرف اصحاب سند و سردفتر و دفتریار، سر دفتر مکلف است با استفاده از امضای الکترونیک خود و کلید تأیید نهایی و امضای الکترونیک سند نهایی شدن ثبت سند را در سامانه درج نماید. تبصره ۱ در صورتی که برخی از اصحاب سند نسبت به امضای دفتر و اقدام و برخی به هر علتی از امضا خودداری ورزند چنانچه سند نسبت به بعضی بی اثر و نسبت به بعضی دیگر ایجاد تعهد نماید، سردفتر مکلف است با استفاده از کلید تأیید نهایی و امضای الکترونیک سند ضمن اعلام نهایی شدن ثبت سند توضیحات لازم را در سامانه درج نماید. تبصره ۲ در صورتی که دفتر و سند به امضای هیچ یک از اصحاب سند نرسد یا علی رغم امضای برخی سند فاقد آثار حقوقی و تعهد باشد سردفتر مکلف است با استفاده از کلید بی اثر کردن سند مراتب را در سامانه درج نماید. ماده ه هر یک از اسناد صادر شده از طریق این سامانه علاوه بر شناسه یکتا اختصاصی دارای یک رمز تصدیق است که در صدر برگه سند نهایی چاپ میشود. دفاتر اسناد رسمی و اشخاص ذی نفع میتوانند برای کنترل اصالت اسناد شناسه یکتا و رمز تصدیق سند را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد به نشانی و یا پورتال سازمان به نشانی وارد و اطلاعات مرتبط با سند شامل شماره و محل دفتر خانه صادر کننده سند اصحاب سند نوع سند شماره ثبت و تاریخ سند صادر شده را رؤیت نمایند. تبصره - چنانچه سردفتر نهایی شدن ثبت سند را در سامانه درج ننماید امکان بررسی اصالت سند مذکور از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد و یا پورتال سازمان وجود نخواهد داشت. ماده ۶ دفاتر اسناد رسمی از تاریخ ۱۳۹۲/۶/۲۶ مجاز به تنظیم سند رسمی بر روی اوراق پیشین دریافت شده از سامانه نیستند. چنانچه قبلاً اوراقی از سامانه جهت تنظیم اسناد دریافت و اقدامات مقدماتی تنظیم سند انجام شده لیکن سند تنظیمی به امضای اصحاب سند نرسیده باشد، باید اوراق مذکور را از طریق سامانه باطل نماید. در صورتی که این اقدامات در دفتر جاری دفترخانه درج گردیده نسبت به ابطال اقدامات در دفتر اقدام و سند مورد تقاضای متعاقدین را مطابق مقررات جدید در سامانه ثبت الکترونیک اسناد تنظیم و تحویل نمایند.