قواعد اداری حاکم بر دفترخانه مبحث اول نحوه تنظیم و ثبت اسناد — تبصره - سردفتر مکلف است نسخه گواهی

الف از طریق سامانه اثر انگشت آنها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک و اثر انگشت دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفتر خانه ممهور و نسخ اشخاص ذیربط را به آنان - مفاد اسناد و قوانین و مقررات مرتبط به طرف یا طرفین معامله را حسین امضاء اسناد به طرفین تفیهم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت از مفاد سند مطلع شدم درج و به امضاء آنها برساند. پ - ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید به نحوی که حداقل یک سال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد. تبصره - قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور که موجب بروز خسارت به هر یک از طرفین شود، موجب مسئولیت خواهد بود. ماده ۳۵ پس از تنظیم سند نقل و انتقال املاک و ثبت نهایی در دفاتر و ارسال الکترونیکی به ادارات ثبت، سند تک برگ در ادارات مذکور صادر می شود. سازمان می تواند چاپ سند و تحویل آن با اخذ رسید به صاحب سند ی. ن. ق. را به سردفتر تفویض نماید. نحوه اجرای این ماده به موجب دستورالعملی است که ظرف ماه از تاریخ ابلاغ این آیین نامه توسط رئیس سازمان تهیه و تصویب می گردد. تبصره - سردفتران مکلفند دفاتر دفترخانه تحت تصدی خود را ظرف یک سال مطابق شیوه نامه ای که توسط سازمان تهیه میشود، اسکن و داده آمایی کنند. ماده ۳۶ سردفتر مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته های مالی یعنی نوشته هایی که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضا کننده، تعهد یا ضمانت شده و یا آنکه موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیر منقول و یا سهام شرکتهای ثبت شده است، نخواهد بود. تبصره - سردفتر مکلف است نسخه گواهی امضاهایی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه در قالب سند قابل حمل (PDF) دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه در قالب فایل الکترونیکی ذخیره و نگهداری نماید. ماده ۳۷ سردفتر در هنگام تصدیق صحت امضا موظف است مقررات مواد ۶۴ و ۶۶ و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶ را نیز رعایت نماید؛ و تصویر گواهی شده را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اسکن و در سامانه مذکور نگهداری نماید. ماده ۳۸ ملاک احراز هویت افراد در دفاتر اسناد رسمی شناسنامه یا کارت ملی صادره از اداره ثبت احوال و برای اتباع خارجه اصل گذرنامه یا کارت آمایش است. ماده ۳۹ درج تاریخ شمسی بر روی کلیه اسناد و قبوض و مکاتبات الزامی است. ماده ۴۰ در تنظیم اسناد معاملات املاک در جریان ثبت باید شماره پلاک، حدود و فواصل ملک مورد معامله و در مورد املاک ثبت شده مشخصات سند ماده ۴۱ در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستأجره باید قبوض اقساطی مدت باقی مانده ضمیمه تقاضانامه شود. ماده ۴۲ تنظیم سند باید صرفاً در محل دفترخانه با حضور اصحاب سند پس از ارائه گواهی پزشکی معتبر مبنی بر بیماری و عدم امکان حضور وی در تبصره - اداره کل ثبت استان مکلف است برای تنظیم و ثبت اسناد زندانیان، سردفتری را تعیین نماید. سردفتر سند را با حضور نماینده دادستان عمومی و ماده ۴۴ سردفتر در مورد اقاله و فسخ معاملات باید به نحو زیر عمل کند: