آیین‌نامه قانون ثبت احوال

سند سجلی عبارت از سندی است که مطابق مقررات قانون ثبت احوال به ثبت رسیده و مندرجات آن رسمی و معتبر است. نماینده ثبت احوال کارمندان است که از طرف اداره ثبت احوال رسماً برای ثبت وقایع چهارگانه در دفاتر رسمی انتخاب می‌شود.

اظهارکننده شخصی است که واقعه را برای ثبت در دفاتر رسماً به نماینده ثبت احوال اطلاع می‌دهد اظهارکننده ممکن است صاحب واقعه یا اشخاص دیگری باشند که قانوناً دارای این حق هستند.

گواه شخصی است که در مورد ازدواج و طلاق به هویت و در مورد تولد و مرگ به صدق گفتار اظهارکننده گواهی می‌دهد.

ثبت وقایع ولادت و مرگ در نخستین دفاتری که نمونه آن ضمیمه این آییننامه است (1 2) به عمل می‌آید و دفاتر مزبور باید شماره‌گذاری و سرب و منگنه شده و عده صفحات آن در ابتدا و انتهای دفتر تعیین و به امضا رئیس اداره بازرسی کل آمار و دادستان شهرستان تهران یا نماینده آنها در اداره کل آمار و ثبت احوال برسد.

تعداد برگهای هر یک از دفاتر ثبت وقایع با نظر کمیسیونی که از روسای ادارات ثبت احوال و بازرسی و حسابداری در اداره کل آمار تشکیل می‌شود تعیین و دستور تهیه آن به اداره حسابداری داده می‌شود اداره مزبور مکلف است منتهی تا آخر آبان دفاتر و برگها را چاپ و حاضر نموده تحویل اداره بازرسی نماید که پس از اجرای مقررات ماده 4 تا آخر دی ماه سرب نموده و به اداره حسابداری بفرستد اداره مزبور باید دفاتر را تا آخر بهمن به کلیه ادارات آمار و ثبت احوال شهرستانها بفرستد. پس از وصول دفاتر رئیس آمار و ثبت احوال هر محل مکلف است وضعیت سرب و تعداد برگهای هر جلد را بازبینی نموده و بین نمایندگان حوزه‌ها پیش از فروردین هر سال تقسیم نماید و هرگاه در مجلدات اختلافی مشاهده نمود مراتب را به مرکز گزارش دهد و نمایندگان مکلف هستند که دفاتر موالید را منتها تا پایان اسفند بین کدخدایان دهات قلمرو ماموریت خود توزیع و رسید دریافت نمایند.

هرگاه در طی سال معلوم شود که برگهای دفتر برای ثبت وقایع کافی نیست نماینده ثبت احوال باید قبل از اتمام دفتر مراتب را به اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش داده درخواست دفاتر جدیدی بنماید. شماره ترتیب وقایعی که در دفتر ثانی ثبت می‌شود دنباله آخرین شماره دفتر سابق است.

اداره کل آمار و ثبت احوال مرکب غیرقابل محوی برای ثبت وقایع معین می‌نماید و کلیه اسناد با آن مرکب نوشته خواهد شد.

ثبت وقایع به هیچ وجه نباید به عهده تعویق افتد و در ثبت هر واقعه سال. ماه. روز و ساعت آن قید می‌گردد.

کلیه تاریخها با تمام حروف نوشته می‌شود در ثبت واقعه تعیین سال. ماه. روز و ساعت تحقیقی ضروری است.

نماینده ثبت احوال ذیل هر سند با تمام حروف نام و نام خانوادگی خود را نوشته و امضا نموده و به مهر حوزه ممهور می‌نماید.

نماینده ثبت احوال وقایع را حتی‌المقدور باید شخصاً ثبت نماید و هرگاه به واسطه عذر موجهی قادر به انجام وظیفه نباشد به کارمند رسمی حوزه اجازه ثبت واقعه را می‌دهد. این اجازه باید کتبی و در دفتر ثبت مراسلات ثبت شده باشد.

نمایندگان ثبت احوال ثبت وقایع مربوط به خود و مربوط به اقربای خود را تا درجه دوم (اعم از نسبی یا سببی) باید با حضور رئیس آمار و ثبت احوال و در نقاطی که اداره ثبت احوال نباشد با حضور بخشدار و در غیر مراکز بخشداری با حضور کدخدا ثبت کرده و مراتب را در حاشیه اسناد قید نموده به امضا آنها برساند.

قبل از ثبت واقعه نماینده ثبت احوال مکلف است عواقب وخیم اظهارات کذب را به اظهارکننده و گواه تذکر داده این موضوع را در دفتر ذکر نماید.

در مواردی که قانون ثبت احوال اجازه می‌دهد ممکن است به وسیله وکالتنامه مسلم واقعه را به ثبت رسانید.

نماینده ثبت احوال باید قبل از آنکه ثبت را به امضا اظهارکننده و گواه برساند مندرجات آن را برای آنها بخواند و تمام جزئیات را به نحوی که بفهمند توضیح نماید پس از آنکه اطمینان کامل پیدا کرد که مراتب ثبت شده مطابق اظهار ایشان است به امضا برساند.

هرگاه اظهارکننده یا گواه سواد فارسی نداشته باشند به جای امضا با انگشت ابهام علامت خواهند گذاشت و مامور ثبت احوال مکلف است علت عدم امضا را پس از ثبت واقعه در حاشیه مستندات توضیح دهد.

در هر مورد که نمایندگان ثبت احوال بر اثر اشتباه یا فراموشی اسنادی را که مکلف به امضا می‌باشند امضا نکنند جانشین آنان باید با حضور کمیسیون مرکب از دادستان یا نماینده او و نماینده اداره کل آمار و ثبت احوال اسنادی که قبلاً تنظیم شده و فاقد امضا بوده نمایند و صورت‌مجلس تهیه و ضمیمه اسناد مربوطه بنمایند.

هرگاه اظهارکننده کر یا گنک باشد باید یک نفر که با اشاره گفتار او را بفهمند همراه خود بیاورد که در موقع قرائت سند و امضا آن شخص مزبور حاضر باشد و مطالب را به او تفهیم کند و نماینده نیز مکلف است چگونگی را در حاشیه مستندات قید کند.

هرگاه به علتی ثبت یک واقعه ناتمام بماند نماینده ثبت علت را در دفتر قید کرده و پس از ذکر تاریخ امضا می‌نماید و به ثبت ناتمام ترتیب اثر داده نخواهد شد.

دفاتری که در آخر سالی به کلی نانویس می‌نماند با اجازه مرکز و با حضور نماینده اداره کل آمار و ثبت احوال و دادستان یا نماینده او تاریخ پشت دفتر را اصلاح و امضا نموده مورد استفاده قرار می‌دهند و در نقاطی که دادسرا نیست دفاتر به نزدیکترین محلی که دادسرا باشد فرستاده خواهد شد که تشریفات نامبرده انجام شود.

صفحه آخر دفاتر اظهارنامه دارای فهرستی خواهد بود که مطابق ستون‌های آن نمایندگان باید تعداد وقایع سنوات مختلفه را تفکیکاً در فهرست مذکور ذکر نمایند.

در موقعی که اسناد و دفاتر ثبت احوال کلاً یا بعضاً از بین برود کمیسیون با حضور رئیس اداره آمار و ثبت احوال محل و نماینده وزارت کشور و نماینده دادسرا تشکیل و با مراجعه به سایر اسناد و دفاتر و برگها و پیشینه‌های موجوده اسناد جدیدی به جای اسناد از بین رفته تنظیم و به امضای کمیسیون می‌رسد در صورتی که صاحبان اسناد نسبت به اسناد جدید اعتراضی داشته باشند می‌توانند به دادگاه صالحه رجوع و درخواست رسیدگی کنند.

در نقاطی که وسائل عکاسی موجود است از اشخاصی که سن آنها به هیجده سال رسیده باشد در موقع صدور شناسنامه و یا المثنی باید سه عکس گرفته شود که یک عکس به برگ شناسنامه و دو عکس دیگر به نخستین اظهارنامه و یا نخستین دفتر موالید الصاق گردد.

در نقاطی که وسائل عکاسی موجود نیست علائم مخصوص ظاهری اشخاصی که سن آنها از 18 سال تجاوز کرده باشد باید در حاشیه مستندات قید شود.

تولد هر طفل بدواً در نخستین دفتر موالید مقرر در ماده 4 ثبت سپس شناسنامه که نمونه آن ضمیمه این آییننامه است (3) برای طفل صادر می‌شود.

اعلام‌کنندگان تولد طفل مکلفند در مدت مقرر برای ثبت تولد طفل با دو نفر گواه در حوزه ثبت احوال حاضر شده واقعه را به ثبت برسانند در صورتی که اعلام کننده گواهینامه رئیس بنگاهی که طفل در آنجا متولد شده یا گواهینامه از پزشک یا مامای رسمی که در موقع ولادت حاضر بوده در دست داشته باشد ثبت واقعه بدون حضور گواه به عمل خواهد آمد همچنین در مواردی که اعلام‌کننده تولد طفل رئیس یکی از بنگاههای رسمی باشد واقعه بدون حضور گواه ثبت می‌شود.

گواهینامه ماما یا پزشکی که در حین ولادت طفل حضور داشته همچنین گواهینامه روسای بنگاههای رسمی از قبیل (بیمارستان زایشگاه مسکین‌خانه زندان بازداشتگاه و غیره) که طفل در آنجا تولد یافته در برگهائی که نمونه آن ضمیمه است (4) در 3 نسخه تهیه نسخه سفید را به شخصی که مکلف به اعلام واقعه م. ب. و نسخه رنگین را در حوزه‌های شهری به نمایندگان ثبت احوال و در دهات به کدخدایان تسلیم و نسخه سوم را نزد خود نگاه می‌دارد.

اشخاصی که مکلف به ثبت واقعه تولد طفل و دریافت شناسنامه می‌باشند ولی خاص (پدرجد پدری وصی منصوب) سرپرست طفل یا سرپرست خانواده‌ای که طفل در آنجا متولد شده و مادر طفل خواهند بود.

ثبت واقعه تولد در غیر از حوزه محل تولد با انجام تشریفات مقرر مانعی ندارد.

نماینده ثبت احوال مکلف است به مجرد مراجعه اعلام‌کننده قانونی ولادت طفل نخستین دفتر موالید را نوشته و مراتب را در شناسنامه ابوین (هر کدام حاضر باشد) قید و شناسنامه صادر و به اعلام‌کننده تسلیم نماید.

نخستین دفتر موالید از اولین صفحه شروع و شماره نیز در هر سال و در هر ده از حوزه دهستانی و هر حوزه شهری از یک شروع و به‌آخرین واقعه ثبت شده در همان سال خاتمه می‌یابد.

اگر پدر یا مادر طفل نامعلوم باشد پس از آنکه به وسیله اقرارنامه رسمی یا دادنامه نسبت طفل به کسی ثابت شد مراتب در حاشیه کلیه مستندات ثبت ولادت توضیح و المثنی شناسنامه بدون اینکه آثاری از نامعلوم بودن نام پدر و یا مادر در آن منعکس باشد صادر می‌گردد.

برای اطفالی که پدر و مادر آنها معلوم نیست از طرف سرپرست آنها نام خانوادگی تعیین می‌شود پس از آنکه پدر این قبیل اطفال معلوم گردید و طبق ماده 32 عمل شد نام خانوادگی طفل مزبور به‌نام خانوادگی پدر تبدیل می‌شود و در صورتی که پدر معلوم نباشد و مادر معلوم گردید به نام خانوادگی مادر نامیده می‌شود.

ثبت تولد اطفال سرراهی مطابق ماده 7 قانون بنا به اظهار شخص یا رئیس بنگاهی که طفل به او سپرده شده به عمل خواهد آمد و شناسنامه صادر و به اظهارکننده تسلیم می‌شود.

هویت دیوانه‌ها هرگاه قیم نداشته باشند برحسب اظهار مامورین انضباطی پس از بازجوئی‌های لازم که مامورین نامبرده به‌عمل خواهند آورد در همان حوزه که دیوانه مقیم است ثبت خواهد شده شناسنامه برای دادستان محل فرستاده می‌شود. سن تقریبی دیوانه نام پدر و مادر هرگاه معلوم باشد نوشته می‌شود. هرگاه پدر و یا مادر او معلوم نباشد در محل مربوطه نوشته می‌شود که اظهارکننده نام پدر و مادر او را نمی‌دانست.

نماینده ثبت احوال مکلف است در هر موقع که نخستین دفتر ولادت خاتمه پیدا کرد ذیل آخرین واقعه دفاتر مزبور را بسته دفاتر را به انضمام گزارش ماما یا پزشک یا بنگاهها به اداره آمار و ثبت احوال ارسال دارد.

نماینده حوزه موظف است به محض ثبت واقعه ولادت اعلامیه برای درج مراتب در مستندات پدر یا مادر مولود در روی نمونه که ضمیمه آیین نامه است (5) تنظیم و به اداره آمار و ثبت احوال محل ارسال دارد اداره آمار و ثبت احوال محل مکلف است پس از وصول اعلامیه چنانچه شناسنامه پدر و مادر طفل یا یکی از آنها در قلمرو آن اداره صادر شده باشد واقعه تولد را از روی اعلامیه در مستندات پدر و مادر طفل ثبت و هرگاه شناسنامه پدر و مادر یا یکی از آنها از محل دیگری صادر شده باشد اعلامیه واصله را عیناً به محل مربوط بفرستند.

دوائر آمار و ثبت احوال مکلفند در ظرف 15 روز مفاد اعلامیه‌ها واصله را در مستندات مربوطه ثبت نمایند.

نمایندگان حوزه‌ها مکلفند در آخر اسفند هر سال ذیل آخرین واقعه ولادت را بسته و دفاتر را به مرکز اداره آمار و ثبت احوال ارسال دارند.

بایگانی اسناد پس از وصول دفاتر ولادت هر حوزه شهری یا هر ده مکلف است دفاتر واصله را در دسترس کمیسیون مقرره در ماده 42 بگذارد.

کمیسیون رسیدگی به اسناد تشکیل می‌شود از رئیس آمار و ثبت احوال و متصدی بایگانی اسناد و سرپرست نویسندگان دفتر سجل شهرستان که باید با دقت مندرجات اسناد مربوطه به ولادت و فوت را با یکدیگر تطبیق و هرگونه عیب و نقص آنها را در دو نسخه تدوین نمایند که یک نسخه از آن به جلد مربوط و نقص آنها را در دو نسخه تدوین نمایند که یک نسخه از آن به جلد مربوط ضمیمه و نسخه دیگر به مرکز ارسال گردد.

در اجرای ماده 10 قانون ثبت احوال نماینده ثبت اگر از وجوه صغیری که محتاج به قیم باشد مطلع گردد اطلاع نامه روی نمونه که ضمیمه این آییننامه است (6) تهیه و به وسیله اداره آمار و ثبت احوال محل برای آگهی دادستان دادگاه شهرستان محلی یا کسانی که وظایف او را انجام می‌دهند ارسال می‌دارد.

مرگ هر شخص در نخستین دفتر مردگان ثبت و مراتب در شناسنامه درگذشته قید و به اظهارکننده واقعه تسلیم می‌شود.

اشخاصی‌که قانوناً مکلف به اعلام ثبت واقعه مرگ می‌باشند باید در ظرف 48 ساعت به اتفاق یک یا دو گواه به نماینده ثبت احوال مراجعه نموده واقعه را به ثبت برسانند.

اگر اعلام‌کنندگان واقعه فوت به تصدیق پزشک معالج و یا تصدیق مامای رسمی را (در صورتی که ما در حین وضع حمل فوت کند یا طفل مرده به دنیا آمده باشد) تسلیم کند نماینده ثبت احوال واقعه را بدون حضور گواه ثبت می‌نماید.

در دهات در صورت نبودن مامور ثبت احوال اشخاصی که مکلف به اعلام واقعه می‌باشند در مدت مقرره باید واقعه را به کدخدای محل اعلام دارند کدخدا طبق مواد 8 و 9 آیین نامه وظائف کدخدایان رفتار خواهد نمود.

روساء بنگاههای رسمی و شهربانی یا بخشداری در مواردی که مکلف به اعلام فوت هستند می‌توانند به جای اینکه شخصاً نزد نماینده ثبت احوال حاضر شوند واقعه فوت را طی نمونه‌ای که ضمیمه این آیین نامه است (7) با تعیین مشخصات کامل متوفی و تاریخ فوت شماره شناسنامه محل صدور و علت فوت به نماینده ثبت احوال اعلام دارند. در این مورد در دفتر متوفیات به جای امضا اعلام‌کننده شماره و تاریخ اعلامیه واصله قید و عین نامه به دفتر ثبت فوت‌الصاق و در حاشیه توضیح داده می‌شود (نامه. ..... ضمیمه است).

متصدیان غسل و کفن و دفن مکلفند در ظرف 24 ساعت واقعه فوت را روی نمونه‌ای که ضمیمه این آییننامه است (8) در شهرها به حوزه‌های ثبت احوال و در دهات در صورتی که نماینده ثبت احوال حاضر نباشد به کدخدا اطلاع دهند.

واقعه مرگ موالید سال جاری در نخستین دفاتر ثبت مردگان که تماماً سرب شده است ثبت می‌شود و شماره در هر سال در هر حوزه شهری و هر ده از حوزه‌های دهستانی از یک شروع و به آخرین واقعه ثبت شده در همان سال خاتمه می‌یابد.

طرز سرب و بازبینی دفاتر ثبت مرگ و ارسال آن به ادارات ثبت احوال شهرستانها طبق مقرراتی است که در فصل ولادت تصریح شده است.

در مواقعی که واقعه فوت به موجب ماده 17 قانون بر طبق اظهار کسانی که مکلف به بازجوئی و اعلام آن هستند به ثبت می‌رسد ثبت واقعه بدون حضور گواه به عمل می‌آید.

در موردی که جسدی کشف شود و هویت او معلوم نباشد صورت‌مجلسی که مطابق ماده 20 قانون تنظیم و به نماینده ثبت احوال داده می‌شود ضمیمه نسخه اول دفتر متوفیات بایگانی و محتویات صورت‌مجلس آنچه ممکن است و با نمونه دفتر وفق می‌دهد در نخستین دفتر مربوطه درج و جاهائی که در دفتر نانویس می‌ماند خط کشیده می‌شود و هرگاه بعداً مشخصات جسد کشف شده معلوم گردید مراتب در حاشیه دفتر قید خواهد شد.

نسبت به اشخاصی که در حین مسافرت در راهها یا منزلگاهها فوت می‌نمایند پس از وصول اطلاعنامه از طرف مامورین صلاحیت‌دار نماینده حوزه مکلف است واقعه فوت را ثبت و عین اطلاعنامه را به دفتر ثبت مرگ ضمیمه نماید و در حاشیه مراتب را توضیح دهد.

فوت اشخاصی که در کشتی واقع می‌شود و محل اقامت آنها معلوم نیست در دفتر مخصوصی در اداره کل آمار و ثبت احوال به ثبت می‌رسد و نسبت به اشخاصی که محل اقامتشان معلوم است پس از وصول مستخرجه ناخدای کشتی اداره مرکزی مستخرجه را به دفاتر مربوطه اعلام می‌دارد.

نسبت به کسانی که در جنگ یا لشکرکشی می‌میرند هرگاه هویت مرده معلوم باشد مراتب از طریق وزارت جنگ به موجب اطلاعنامه‌ای که نمونه آن ضمیمه این آییننامه است (9) به اداره کل آمار و ثبت احوال اعلام و اداره مرکزی نیز عیناً به محل صدور شناسنامه متوفی می‌فرستد تا فوت به موجب اطلاعنامه ثبت شود اگر هویت متوفی معلوم نباشد پس از وصول رونوشت گواهی شده صورت مجلسی تنظیم و در دفتر مخصوصی که در اداره کل آمار و ثبت احوال م. ب. قید و هر وقت هویت مرده معلوم گردید مراتب به اداره محل صدور شناسنامه مرده برای ثبت اعلام می‌گردد.

مفاد فوت غائب مفقودالاثر به استناد دادنامه دادگاه در نخستین دفتر ثبت مردگان و مستندات سجلی متوفی و دفتر ثبت شهرستان درج شماره و تاریخ دادنامه در محل درج مشخصات اظهارکننده ثبت و چنانچه دادنامه موصوف ابطال شود مراتب در دفاتر فوق‌الذکر و مستندات سجلی قید می‌گردد.

برای طفل مرده به دنیا آمده یا طفلی که قبل از اطلاع ولادت به نماینده ثبت احوال مرده باشد سند ولادت تنظیم نمی‌شود و باید واقعه فوت در دفتر متوفیات قید گردد.

بسته‌شدن دفاتر و صدور اعلامیه و ارسال به ادارات ثبت احوال محل طبق مقرراتی که در فصل ولادت ذکرشده نمونه اعلامیه ضمیمه این آیین نامه است (10).

ثبت فوت در غیر از محل وقوع با انجام تشریفات مقرره مانعی ندارد.

در مورد فوت زوج یا زوجه نماینده ثبت احوال بایستی پس از ثبت واقعه فوت اعلامیه که نمونه آن ضمیمه این آیین نامه است (11) صادر و به مرکز آمار و ثبت احوال ارسال که اگر شناسنامه طرفی که حیات دارد از اداره محل ثبت فوت صادر شده باشد مراتب در مستندات او قید و الا عین اعلامیه را به اداره محل صدور شناسنامه ارسال دارد.

به طور کلی ثبت فوتهای معوقه در نخستین دفتر فوت معوقه که نمونه آن ضمیمه آییننامه است به ثبت خواهد رسید و شماره در هر حوزه شهری و در هر ده از حوزه‌های دهستانی در اول هر سال از یک شروع شده به آخرین واقعه در آن سال خاتمه می‌یابد (12).

در مواقعی که فوت در اثر جنایتی واقع شده باشد مامورین شهربانی و امنیه بر طبق ماده 47 مکلف به اعلام واقعه به نماینده ثبت احوال می‌باشند.

دفاتر رسمی ازدواج و طلاق باید هر نوع عقد ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت را که در دفاتر ثبت می‌کنند در روی نمونه که ضمیمه این آیین نامه است (13 14) تنظیم و در روز پانزدهم و آخر هر ماه به نماینده حوزه مربوطه ثبت احوال تسلیم نمایند.

نماینده ثبت احوال اعلامیه‌های واصله از دفاتر رسمی ازدواج و طلاق را در آخر هر ماه عیناً به اداره آمار و ثبت احوال متبوع خود می‌فرستد تا خلاصه واقعه در مستندات مربوطه ثبت شود.

هرگاه مستندات سجلی زوجین یا یکی از آنها از اداره آمار و ثبت احوال محل وقوع واقعه صادر نشده باشد اداره ثبت احوال باید مستخرجه اعلامیه واصله را روی نمونه‌ای که ضمیمه این آییننامه است (15 16) تهیه نموده به اداره مربوطه ارسال دارد اداره آمار و ثبت احوال محل صدور سند مکلف است خلاصه واقعه را در مستندات سجلی مربوطه قید کند.

کلیه ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت که تا تاریخ اجرای مقررات ماده (1) قانون اصلاحی قانون ازدواج مصوب 29 اردیبهشت 1316 و جمله الحاقیه آن مصوب 13 آذر ماه 1317 در هر محل واقع شده در صورت درخواست زوجین و تسلیم رونوشت مصدق مهرنامه و یا اقرارنامه که در دفترخانه رسمی تنظیم شده باشد از طرف نماینده حوزه محل اقامت آنها در شناسنامه زوجین ثبت و مراتب با ارسال عین درخواستنامه و مدارک به اداره ثبت احوال برای ثبت واقعه در مستندات ارسال می‌گردد. اگر مستندات سجلی زوجین یا یکی از آنها از اداره ثبت احوال دیگری صادر شده باشد طبق ماده بالا باید اعلامیه صادر گردد.

ثبت طلاق و بذل مدت بنا به درخواست زوجه با انجام تشریفات مقرره فوق مانعی ندارد.

وقایع ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت که برخلاف مقررات قانون ازدواج واقع و موضوع در مراجع قضایی تعقیب گردیده است با تسلیم رونوشت مصدق دادنامه یا قرار صادر از دادگاه در شناسنامه و مستندات سجلی زوجین به ثبت می‌رسد.

بایگانی آمار و ثبت احوال مکلفند در مورد اعلامیه‌های دفاتر رسمی ازدواج و طلاق گزارشهای نمایندگان حوزه‌ها که راجع به ثبت ازدواج و یا طلاق یا بذل مدت منتها در یک ماه از تاریخ وصول اقدام و مراتب را در مستندات مربوطه قید و یا برای ثبت در دفاتر محل صدور شناسنامه اعلامیه صادر نمایند.

واقعه ولادت اطفالی که از پدر و مادر خارجی در ایران متولد می‌شوند و پدر و مادر آنها پروانه اقامت از دولت ایران در دست دارند در دفتری که نمونه آن ضمیمه آییننامه است به ثبت می‌رسد. (17)

ولادت اطفالی هم که در ایران از پدر و مادر خارجی به‌وجود آمده‌اند و به سن 18 سالگی تمام نرسیده‌اند با ارائه مدارک در دفتر مزبور به ثبت می‌رسد.

برای اطفال مذکور در مواد بالا پس از ثبت در دفتر گواهینامه که نمونه آن ضمیمه این آییننامه است (18) صادر می‌شود.

هرگاه صاحبان گواهینامه ولادت طبق تشخیص مقامات صلاحیتدار تبعه ایران معرفی شدند. در این صورت گواهینامه از آنها اخذ و در حاشیه دفتر ولادت مراتب قید و طبق مندرجات دفتر موالید و گواهینامه اسناد تنظیم و شناسنامه صادر می‌شود.

چنانچه پدر و مادر طفلی که از اتباع خارجه هستند هر دو یا یکی از آنها در ایران متولد شده باشند پس از ثبت در دفتر موالید برای طفل آنها شناسنامه صادر می‌گردد در این مورد در بالای صفحه دفتر موالید و صفحه سفید شناسنامه قید می‌شود (طبق جزء 4 <a class="artref" href="/ماده/ماده-976-a_0815110236625">ماده 976 قانون مدنی</a> برای این طفل شناسنامه صادر گردید) و در محل مخصوص ذکر شماره شناسنامه پدر و مادر شماره پروانه اقامت قید می‌گردد.

اشخاصی که برای ثبت موالید خود به مامور ثبت احوال مراجعه می‌نمایند و مدعی تابعیت خارجی هستند در صورتی که مدرک کافی از مقامات صلاحیتدار ایران در دست نداشته باشند که تابعیت خارجی آنها را روشن نماید مامور ثبت احوال مکلف است مراتب را به شهربانی یا فرمانداری یا بخشداری و یا امنیه گزارش دهد تا تابعیت او محرز گردد.

ثبت فوت اتباع خارجه به موجب اطلاعنامه شهربانی محل در نسختین دفاتر فوت که نمونه آن ضمیمه آیین نامه است در مراکز آمار و ثبت احوال طبق مقررات فصل فوت به عمل می‌آید (19).

ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند از روی مندرجات دفتر فوت گواهینامه‌ای که نمونه آن ضمیمه این آیین نامه است (20) در 3 نسخه صادر یک نسخه به اداره کل آمار و ثبت احوال برای ارسال به وزارت امور خارجه و یک نسخه به دادسرا و نسخه دیگر را به اداره شهربانی محل تسلیم نمایند.

اشخاص ذینفع در صورتی که تصدیق اداره امور کنسولی وزارت امورخارجه را ابراز نمایند می‌توانند رونوشت مصدق ثبت فوت را تحصیل نمایند.

ازدواج و طلاق اتباع خارجه مقیمین ایران طبق اعلامیه واصله از دفاتر رسمی ازدواج و طلاق و یا با ارائه مدارک طبق <a class="artref" href="/ماده/ماده-970-a_0815110236619">ماده 970 قانون مدنی</a> در نسختین دفاتر مخصوصی که نمونه آن ضمیمه این آیین نامه است (21 22) در مراکز آمار و ثبت احوال محل به ثبت می‌رسد.

( ) زن تبعه ایران که به موجب اجازه‌نامه مقامات صلاحیتدار با مرد تبعه خارجه ازدواج می‌نماید هرگاه ازدواج از مواردی باشد که تابعیت زوج به زوجه تحمیل شود و مراتب از طرف اداره شهربانی اعلام و شناسنامه زن را فرستاده باشند ادارات آمار و ثبت احوال مکلف هستند چگونگی ازدواج را به طور خلاصه در حاشیه مستندات زن قید و شناسنامه را بایگانی نمایند و اگر در اثر فوت شوهر یا وقوع طلاق و تقدیم درخواست نامه زن به‌تبعیت اصلی خود بازگشت نمود مجدداً بازگشت او در مستندات ذکر و از روی مستندات مزبور المثنی شناسنامه صادر و به او تسلیم می‌شود.

زن تبعه خارجه که با مرد ایرانی ازدواج می‌نماید و از طرف شهربانی محل و یا مقامات صلاحیتدار ایران در خارجه مراتب اعلام شده باشد ادارات آمار و ثبت احوال مکلف هستند پس از وصول اعلامیه برای زن شناسنامه صادر و در حاشیه نسختین دفتر اظهارنامه و ستون ملاحظات و صفحه سفید شناسنامه درج کنند (طبق جزء 6 <a class="artref" href="/ماده/ماده-976-a_0815110236625">ماده 976 قانون مدنی</a> شناسنامه صادر گردید.)

هویت کسانی که ولادت آنها در سالهای قبل بوده و به اخذ شناسنامه موفق نشده‌اند بدواً در نسختین دفتر اظهارنامه که نمونه آن ضمیمه این آیین نامه م. ب. «23» ثبت سپس شناسنامه صادر و به‌اظهارکننده تسلیم می‌شود.

اشخاص مذکوری که به سن 18 سال تمام رسیده‌اند بایستی شخصاً با دو نفر گواه به نماینده ثبت احوال مراجعه و شناسنامه دریافت کنند.

نماینده ثبت احوال مکلف است به مجرد مراجعه اشخاصی که فاقد شناسنامه هستند با انجام تشریفات قانونی اسناد تنظیم و شناسنامه صادر نمایند.

اگر در موقع تنظیم اسناد سجلی اختلافی بین نماینده و اظهارکننده در موقع سن ایجاد شود نماینده واقعه را مطابق تشخیص مزبور به دادگاه صالحه شکایت کند نماینده ثبت احوال باید پس از ثبت تاریخ تولد تصدیقی به اظهارکننده در موضوع اختلاف مطابق نمونه ضمیمه (24) تسلیم و در آن تصریح کند که مشارالیه می‌تواند برای اثبات اظهارات خ. ن. ب. تاریخ تولد به دادگاه مراجعه نماید.

هرگاه شخصی برای اخذ شناسنامه به نماینده ثبت احوال مراجعه نماید که تبعیت ایرانی او به جهاتی مشکوک به نظر برسد نماینده مکلف است شخص مزبور را قبلاً به شهربانی محل دلالت نموده در صورتی که اداره نامبرده او را ایرانی معرفی نماید با رعایت تشریفات مقرر اسناد تنظیم و شناسنامه صادر می‌شود.

ایرانیانی که از خارجه مراجعت و شناسنامه ندارند می‌توانند با ارائه گذرنامه که از مقامات صلاحیت‌دار ایرانی صادر شده باشد برای تنظیم اسناد ثبت احوال خود به نماینده مراجعه نمایند. نماینده ثبت احوال مکلف است اسناد این قبیل اشخاص را با انجام تشریفات مقرره تنظیم شماره و تاریخ و محل صدور گذرنامه را در اسناد قید و شناسنامه صادر نمایند.

هرگاه اشخاص مذکور در ماده 87 گذرنامه مراتب در دست نداشته باشند و موضوع تابعیت آنها مورد تردید نماینده واقع شود نماینده قبلاً آنها را به شهربانی محل دلالت و پس از آنکه شهربانی آنها را ایرانی معرفی نمود به تنظیم شناسنامه مربوط مبادرت می‌نمایند.

نماینده ثبت احوال مکلف است در آخر هر ماه دفتر اظهارنامه‌های خاتمه یافته را به مرکز آمار و ثبت احوال محل ارسال و رسید دریافت دارد.

آمار و ثبت احوال محل باید پس از وصول دفتر اظهارنامه وضعیت اسناد را در کمیسیون رسیدگی به اسناد مورد رسیدگی قرارداده هرگاه نقصی مشاهده شد در صورت مجلس مربوط قید و به دفتر اظهارنامه الصاق می‌نماید.

هر یک از افراد بدون شناسنامه که به سن 18 سال تمام رسیده‌اند موظفند در موقع تنظیم اسناد نام‌خانوادگی مخصوصی که بلامعارض بودن آن مورد تصدیق دفتر محل باشد برای خود انتخاب نماید.

قلمرو دفتری که نباید نام خانوادگی در آن تکرار شود عبارت است از کلیه حوزه‌های تابعه آن دفتر اعم از حوزه‌های شهری و دهستانی.

برای ثبت حق تقدم نامهای خانوادگی و جلوگیری از تکرار آن در قلمرو هر یک از ادارات آمار و ثبت احوال دفاتر مخصوصی که نمونه آن ضمیمه این آییننامه است (25) تهیه شده و به وسیله اداره بازرسی سرب و پس از تعیین حروف مختصه و امضا رئیس اداره ثبت احوال در دسترس دفاتر آمار و ثبت احوال گذاشته می‌شود.

روسای ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند برای تنظیم دفاتر مزبور متصدی مخصوصی تعیین و به مرکز معرفی نمایند متصدی موصوف موظف است به مسئولیت مشترک مدیر بایگانی با مراجعه به اسناد سجلی کلیه حوزه‌های قلمرو یک اداره آمار و ثبت احوال مشخصات دارندگان حق تقدم نامهای خانوادگی را استخراج و با رعایت حروف تهجی در دفاتر ثبت کنند.

اسناد سجلی نوزادگانی که در غیر محل صدور شناسنامه پدر متولد می‌شوند با نام خانوادگی پدر تنظیم خواهد شد ولو اینکه حق تقدم نام خانوادگی مزبور در قلمرو آن دفتری به نام دیگری ثبت نشده و بلامعارض باشد طفل موصوف دارند. حق تقدم شناخته نمی‌شود و اگر کسی بخواهد از آن نام استفاده کند مانعی نخواهد داشت.

چنانچه دارنده حق تقدم نام خانوادگی خود را طبق تشریفات مقرره تغییر دهد در حاشیه دفاتر نامهای خانوادگی مراتب قبل و دیگر شخص مزبور نمی‌تواند از حق تقدم نام خانوادگی پیشین خود استفاده نماید ولی در عین حال این نام خانوادگی بلامعارض نبوده و غیر از کسانی که قبلاً استفاده می‌نموده‌اند اشخاص دیگری نمی‌توانند آن نام را برای خود انتخاب کنند.

اشخاص در موارد ذیل می‌توانند درخواست تغییر نام‌خانوادگی خود را بنمایند: 1 هرگاه نام خانوادگی در قلمرو یکی از ادارات آمار و ثبت احوال تکرار شده باشد. 2 هرگاه منظور وحدت نام خانوادگی باشد (در مورد اشخاصی که قرابت نسبی یا قرابت سببی درجه اول یا دوم با اجازه دهنده دارند) با ارائه اجازه‌نامه گواهی شده از کلانتری یا دفتر اسناد رسمی یا بخشداری یا از دارنده حق تقدم. 3 هرگاه نام خانوادگی از واژه‌های زشت و ناپسند و مستهجن بوده و یا از سه کلمه یا بیشتر ترکیب شده باشد و یا با شغل و شئون اشخاص مناسب نباشد. 4 هرگاه محکومیت جزایی به استثنای خلاف برای یکی از افراد خانواده پیش آمده و داشتن نام خانوادگی پیش موجب ننگ و سرافکندگی باشد. 5 اگر نام خانوادگی از اسامی ممنوع‌الاستعمال و قابل حذف بوده و یا با آنها ترکیب شده باشد.

کسانی که بخواهند نام خانوادگی خود را تغییر دهند باید دلائل خود را در درخواست چاپی نمونه (25) ذکر و به فرمانداری و یا اداره آمار محل اقامت خود تسلیم نمایند هرگاه درخواست نامه به فرمانداری داده‌شده باشد فرمانداری آن را به اداره آمار محل خواهد فرستاد و اداره نامبرده مکلف است چگونگی را با اظهار نظریه فرمانداری و اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش دهد فرمانداری گزارش اداره آمار را به وزارت کشور می‌فرستد تا مورد بررسی قرار گیرد در صورتی که درخواست نامه مستقیماً به اداره آمار محل تسلیم شده باشد اداره نامبرده باید مراتب را با اظهارنظر به اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش دهد تا طبق مقررات ماده 42 قانون ثبت احوال اقدام شود.

نام خانوادگی جدید در متن صفحه مخصوص خلاصه ولادت درج و در صفحه سفید برگ شناسنامه نوشته می‌شود (نام خانوادگی دارنده شناسنامه شماره. ... بر طبق مقررات ماده 42 قانون ثبت احوال که ضمن شماره. ... از طرف اداره کل آمار و ثبت احوال ابلاغ گردیده از. .... به. ..... تغییر یافته است به تاریخ. .... امضا مهر اداره آمار و ثبت احوال. ....) و همچنین در حاشیه مستندات مراتب به شرح فوق قید خواهد شد.

نام‌های ذیل را به عنوان نام خانوادگی نمی‌توان انتخاب نمود و اشخاصی که قبلاً آنها را انتخاب نموده‌اند مکلف به درخواست تغییر آن می‌باشند: 1 نام‌های منتسبه به خاندان سلطنت و القاب و اسامی مربوط به‌عناوین مناسب دولتی و بنگاههای همگانی به طور کلی اعم از بسیط یا مرکب. 2 نامهای مشاهیر و دانشمندان معروف که اسامی آنها از طرف وزارت فرهنگ معین و ابلاغ شده باشد. 3 نامهائی که صورت لقب را دارند. 4 واژه‌های منتسب به زبانهای بیگانه. 5 نامهائی که حق تقدم آنها با دیگران است ولو با اضافه نمودن اسم محلی یا یک حرف به آن به طوری که در معنی هیچگونه تغییر حاصل نشده و موجب اشتباه باشد.

هیچ کس حق ندارد نام خانوادگی شخص دیگری را در قلمرو آمار و ثبت احوال آن محل نام موسسه شخصی یا عنوان تلگرافی خود قراردهد ولی شعب موسسات در سایر نقاط نام مرکز اصلی را می‌توانند داشته باشند ولو اینکه شخص دیگری نام مزبور را در محل تاسیس آن شعبه قبلاً برای نام خانوادگی خود ثبت کرده باشد.

در موقعی که بعضی از کلمات باید بر طبق سایر قوانین و مقررات از اسامی اشخاص حذف شود صفحه مخصوص خلاصه ولادت با حذف کلمه مزبور تنظیم و در صفحه سفید برگ شناسنامه نوشته می‌شود مثلاً کلمه (میرزا آقا خان شیخ ملا و غیره) یا صنیع‌السلطنه و غیره طبق دستور شماره. ... از ا سم صاحب سند یا اسم پدر حذف گردیده است به تاریخ. ... امضا و مهر اداره آمار و ثبت احوال. ... و همچنین در حاشیه مستندات به شرح بالا توضیح داده می‌شود.

نسبت به اشخاصی که نام شخصی آنها به جهت قانونی یا طبق مقررات تغییر می‌کند نام جدیدی را که اختیار می‌نمایند در حاشیه مستندات ثبت احوال مربوط و در متن برگ شناسنامه ذکر و در صفحه سفید شناسنامه اولاد یا عیال او نیز نوشته می‌شود (نام صاحب سند برطبق دستور شماره. .... از. ... به. .... تبدیل شده به تاریخ. ... امضا و مهر اداره. ...) همچنین مراتب در اسناد سجلی اولاد و دفاتری که نام او مندرج است بعد از نام پیشین با مرکب قرمز درج و در صفحه سفید شناسنامه اولاد یا عیال او نیز نوشته می‌شود (نام پدر یا نام شوهر صاحب سند از. ... به. ... تغییر یافته است به تاریخ. ... امضا و مهر اداره. ...).

( ) اداره آمار مکلف است پس از اعلام وقوع طلاق به زن اخطار نماید که در مدت پانزده روز اجازه شوهر سابق خود را برای بقاء نام خانوادگی او تسلیم نماید و یا نام خانوادگی دیگری برای خود اختیار کند و اگر اجازه شوهر را در مدت مقرره تسلیم نموده اداره آمار در حاشیه مستندات مربوطه قید خواهد کرد که دیگر زن به نام خانوادگی شوهر سابق خود باقی نخواهد بود.

اختلافات و اشتباهات در اسناد سجلی بر دو قسم است: 1 اشتباهاتی که در موقع تنظیم اسناد ناشی از اظهارات اظهارکننده باشد رفع اختلاف و اشتباه با دادگاه صالحه است. 2 اشتباهاتی که در موقع تنظیم اسناد سجلی ناشی از اشتباه تنظیم‌کننده اسناد بوده است هرگاه مامور قبل از امضا متوجه اشتباه گردد طبق قسمت اول ماده 48 قانون ثبت احوال اشتباه را اصلاح می‌نماید و در صورتی که بعد از امضا به اشتباه متوجه گردید باید موارد اشتباه را به طور واضح و روشن به اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش دهد و پس از وصول دستور یا موافقتنامه صاحب سند اشتباه را تصحیح نماید.

در مواردی که اشخاص برای رفع اختلاف موجوده در اسناد سجلی با ابطال سند مکرر به دادگاه مراجعه می‌نمایند ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند با مراجعه به اسناد مورد دعوی به وسیله اعزام نماینده اقدام نمایند.

مدلول دادنامه صادره از دادگاه دایر بر تصحیح یا ابطال اسناد مکرر پس از قطعی شدن آن در اسناد سجلی و ستون ملاحظات دفاتر مربوطه درج می‌گردد و هرگاه اسناد تصحیح شده باشد بر طبق رای دادگاه المثنی صادر شده و مندرجات قبل از تصحیح با ذکر شماره و تاریخ دادنامه در صفحه سفید شناسنامه یادداشت و به امضا و مهر می‌رسد.

خلاصه دادنامه و قرار صادره از دادگاه باید در دفتر مخصوص ثبت خلاصه دادنامه‌ها که نمونه آن ضمیمه این آیین نامه است (26) یادداشت شود.

المثنی شناسنامه وقتی به اشخاص داده می‌شود که شناسنامه اولی از بین رفته و یا به کلی از حیز انتفاع خارج یا مندرس گردیده باشد در صورت اخیر پس از اخذ شناسنامه مستعمل المثنی صادر و تسلیم می‌شود.

شخصی که المثنی می‌خواهد بایستی درخواست نامه خود را نوشته در دهات به نماینده ثبت احوال حوزه و در شهرها به مرکز آمار و ثبت احوال تسلیم نماید.

نماینده ثبت احوال مکلف است عین درخواست نامه را به مرکز اداره متبوع خود بفرستد.

اداره مزبور مکلف است پس از وصول درخواست نامه چنانچه اسناد در قلمرو ماموریت او صادر شده باشد درخواست نامه را عیناً به بایگانی اسناد احاله دهد و متصدی بایگانی بایستی مندرجات درخواست را با مستندات سجلی درخواست کننده تطبیق و در صورتی که اختلاف بین مفاد درخواست نامه و اسناد نباشد به صدور المثنی مبادرت نماید.

هرگاه در موقع صدور المثنی اختلاف یا خدشه مشاهده شود و درخواست‌کننده قبل از رفع اختلاف المثنی بخواهد قسمت مورد اختلاف در صفحه ولادت نوشته شده و در حاشیه همان صفحه توضیح داده خواهد شد راجع به. ... به صفحه سفید مراجعه گردد و شرح اختلاف یا خدشه در صفحه سفید نوشته می‌شود و مراتب به اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش می‌گردد.

در صورتی که اسناد درخواست‌کننده المثنی از دفتر دیگری صادر شده باشد دفتر مکلف است عین درخواست‌نامه و منضمات آن را برای صدور المثنی به دفتر مربوط ارسال دارد و امضا المثنی از وظائف مختصه رئیس دفتر و مدیر بایگانی است.

اداره ثبت احوال می‌تواند نسبت به اشخاصی که در کشورهای بیگانه شناسنامه تحصیل نموده‌اند از روی اسناد سجلی موجوده در مرکز با انجام تشریفات مقرره المثنی صادر نماید.

اشخاصی که با تسلیم شناسنامه مستعمل درخواست المثنی می‌نمایند چنانچه اختلافی بین اسناد و شناسنامه مشاهده شود دفتر مکلف است مطابق مندرجات اسناد المثنی صادر و اختلافات را در صفحه سفید آن توضیح دهد.

رونوشت مصدق شناسنامه را اگر از محل صدور اسناد درخواست شود پس از مقابله مندرجات شناسنامه با اصل مستندات داده می‌شود و هرگاه خارج از محل صدور اسناد درخواست به عمل آید پس از وصول ته سوش درخواست‌نامه برای تطبیق با اسناد به اداره محل صدور ارسال می‌شود. اداره مربوطه مکلف است پس از وصول ته سوش در ظرف پنج روز با اسناد درخواست‌کننده رونوشت مقابله نموده در صورتی که اختلاف داشته باشد به اداره صادرکننده رونوشت اطلاع دهد. نمونه‌های رونوشت ضمیمه این آیین نامه است (27 28)

المثنی و رونوشت اسناد سجلی به صاحب آن یا وکیل ثابت‌الوکاله و در صورتی که صغیر باشد به ولی یا قیم مادر و یا سرپرست صغیر داده می‌شود.

متولدین 1284 به بعد در دفتر ثبت شهرستان که نمونه آن ضمیمه این آییننامه است (29) درج می‌شوند دفتر مزبور در 3 نسخه تنظیم خواهد شد که یک نسخه آن آزاد و دو نسخه دیگر سرب شده م. ب. نسخه اول پیش‌نویس نامیده شده و دو نسخه دیگر پاکنویس است که یک نسخه در اداره آمار و ثبت احوال محل باقی‌مانده و نسخه دیگر آن به اداره مرکزی ارسال می‌شود.

برای نوشتن دفاتر نامبرده در هر اداره آمار و ثبت احوال یک نفر به عنوان سرپرست نویسندگان دفتر ثبت شهرستان برگزیده شده و بقدر کافی کارمند خواهند داشت.

کارمندان نامبرده مکلفند بدواً در پیش‌نویس مشخصات اشخاص را استخراج نموده و پس از مقابله اسناد و تطبیق مندرجات آنها را با یکدیگر ذیل هر برگ را امضا و شماره‌گذاری کرده و شماره ترتیب را در مستندات مربوطه قید سپس به نوشتن دفاتر سرب شده مبادرت نمایند.

اگر در موقع نوشتن دفاتر ثبت شهرستان اختلافی در اسناد باشد باید چگونگی اسناد در ستون ملاحظات دفتر توضیح داده شده و به امضا کارمندان مربوطه و رئیس آمار و ثبت احوال محل برسد.

ذیل صفحات نخستین دفاتر سرب شده بایستی به امضا رئیس آمار و ثبت احوال محل و سرپرست نویسندگان دفاتر ثبت شهرستان برسد.

موالید هر سال با تفکیک ذکور اناث در دفتر ثبت شهرستان مخصوص به آن سال نوشته خواهد شد و یک نسخه آن به مرکز ارسال می‌شود چنانچه در طی سالهای بعد مولودی از آن سال یافت شود مشخصات او ذیل اسم آخرین نفر ثبت شده در دفتر همان سال تعقیب شماره ترتیب سابق درج و صورت مشخصات برای ثبت در دفتر مرکزی به اداره کل آمار و ثبت احوال فرستاده می‌شود.

کلیه تحولات اشخاص از قبیل ازدواج طلاق رجوع فوت و تولد باید در دفتر ثبت شهرستان قید گردد (نمونه 29) و ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند کلیه وقایع مزبور را اعم از آنکه در قلمرو آنها واقع شده یا در شهرستانهای دیگر اتفاق افتاده و به اداره آمار و ثبت احوال مربوط اعلامیه فرستاده شده باشد پس از ثبت در دفتر شهرستان در روی نمونه‌هائی که ضمیمه این آیین نامه است (30 31 32 33) برای ثبت در دفاتر ثبت شهرستان موجود در مرکز اعلام نمایند.

ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند گزارش تعداد وقایع چهارگانه ولادت ازدواج طلاق فوت و همچنین تعداد برگهای صادره هر ماه را در برگ مخصوصی تنظیم و تا دهم ماه بعد به مرکز ارسال نمایند در مرکز نیز گزارشهای مزبور را در دفاتر مربوطه به ثبت می‌رسانند.

ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند هویت کسانی را که به‌تابعیت دولت شاهنشاهی نائل می‌شوند برای ثبت در دفتر تابعیت که نمونه آن ضمیمه آیین نامه است (34) به مرکز ارسال دارند.

روساء و نمایندگان ادارات آمار و ثبت احوال محل و بازرسان اداره کل آمار و ثبت احوال جز در موردی که نسبت به شناسنامه سوءظن حاصل شده و تصور ارتکاب بزه می‌رود حق ندارند شناسنامه را که در دست مردم است از آنها اخذ نمایند در صورت اول هرگاه به اخذ شناسنامه مبادرت نموده‌اند باید بلافاصله مراتب را با فرستادن شناسنامه به‌اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش دهند.

هرگاه مرجع صلاحیت‌دار قضایی ملاحظه برگها و دفاتر ثبت احوال را لازم بدانند دفاتر یا برگهای مزبور به وسیله نماینده ارسال خواهند گردید و پس از ملاحظه به محل اصلی اعاده داده می‌شود.

برای بازرسی اعمال نمایندگان و حصول اطمینان به صحت طرز ثبت وقایع همچنین برای تقصیر کسانی که وظایف خود را نسبت به مقررات ثبت احوال انجام نداده‌اند چند تن نماینده فنی از طرف اداره کل آمار و ثبت احوال معین خواهند شد که وظایف محوله را طبق دستور انجام نمایند.

کلیه آیین نامه‌ها و مقررات و تصمیمات راجعه به ثبت احوال که مخالف با مقررات این آیین نامه باشد ملغی و این آییننامه که مشتمل بر 131 ماده است از تاریخ تصویب به موقع اجراء گذارده می‌شود.