در واقع

در واقع، صدور اسناد مالکیت معارض از چنان اهمیتی برخوردار است و چنان آثار و عواقبی به دنبال دارد که نمی توان کار را به حصول قطعیت و یقین موکول کرد و حقوق اشخاص را به ممیزی های اداره ثبت محل در آینده دور و نزدیک سپرد بند ۲ مادة 3 لا یحة قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض در این باره می گوید ادارات ثبت مکلفند به محض اطلاع از صدور اسناد معارض وجود سند مالکیت معارض ثبت مؤخر) و همچنین سند مالکیت ثبت مقدم را به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه، کتباً ابلاغ نمایند و گزارش امر را جهت اتخاذ تصمیم به هیأت نظارت ارسال دارند. پس هر گاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت بین اشخاص و اداره ثبت محل اختلاف حاصل شود و یا در تصرف اشخاص حالت تزاحم و تعارض باشد، بنا به دستور مقرر در بند ۱ ماده ۳ آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورای عالی ثبت مرجع اداری باید کلیه مدارک طرفین را اخذ کند و با تعیین وقت مناسب آنها را به وسیله اخطار جهت معاینه محل دعوت نماید و متذکر شود که عدم حضور طرفین مانع از رسیدگی نخواهد بود. ضمناً اعلام کند که هر یک از طرفین نیز تا قبل از وقت رسیدگی می تواند برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف دیگر به اداره ثبت محل مراجعه نماید. اداره ثبت باید در وقت مقرر با معاینه محل و تحقیق محلی نسبت به تصرفات آنها رسیدگی و مراتب را صور تمجلس و اظهارات طرفین و حاضرین را در آن قید کند و به امضای حاضرین برساند و چگونگی را با ارسال سوابق و اظهار نظر صریح مبنی بر این که در حال حاضر چه شخصی منصرف است و تصرفات او به چه نحو میباشد، به هیأت نظارت گزارش و کسب تکلیف نماید.